第1篇 集團(tuán)公司會議管理制度
集團(tuán)有限公司會議管理制度
第一章總則
第一條為有效利用會議,確保會議達(dá)到預(yù)期的效果,規(guī)范會議管理,特制訂本制度。
第二條本制度適用于江蘇xx實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司及所管轄各分(子)公司、部門的會議管理。
第二章會議的分類
第三條根據(jù)涉及范圍的不同,會議可分為公司級會議、部門級會議、科級會議等。
第四條根據(jù)性質(zhì)的不同,會議可分為專業(yè)會議、專題會議等。
第三章會議的組織與管理
第五條會議組織:公司性會議,由總經(jīng)辦、行政部或各承辦部門負(fù)責(zé)組織;各公司、部門內(nèi)部會議由各公司、部門自行組織。
第六條會議管理:
(一)會前準(zhǔn)備
1.會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等)準(zhǔn)備的組織工作;
2.會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準(zhǔn)備工作,如落實(shí)會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等;
3.各部門在公司總部召開的會議需用會議室的,應(yīng)向會議室管理部門提出預(yù)約,由會議室管理部門統(tǒng)籌安排。
4.會議通知:
(1)會議通知期一般應(yīng)提前一天以上,通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門;
(2)會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準(zhǔn)備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議,應(yīng)以會議通知單進(jìn)行書面通知;涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議,主辦部門還應(yīng)編制詳細(xì)的會議計(jì)劃通知相關(guān)部門;
(3)會議通知應(yīng)包括參會人員、時間、地點(diǎn)、會議主題及內(nèi)容、參會人員必須準(zhǔn)備的材料等。例行召開的會議如需臨時調(diào)整,須提前通知各參會人員。
(二)會議記錄:公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定:
1.各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員(一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員),負(fù)責(zé)本部門會議及本部門負(fù)責(zé)組織的會議的記錄工作。
2.會議記錄遵照'誰組織,誰記錄'的原則,如有必要,主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要,臨時指定會議記錄員。
3.集團(tuán)總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由行政部秘書處記錄人員負(fù)責(zé)會議記錄工作,集團(tuán)總經(jīng)理另有指定的,從集團(tuán)總經(jīng)理指定。
4.所有會議原則上均須形成有效的會議記錄,并在會議結(jié)束后2天內(nèi)及時傳達(dá)給參會人員及需要了解會議內(nèi)容的人員,公司晨會會議紀(jì)要要求于當(dāng)日傳達(dá)給參會人員及需要了解會議內(nèi)容的人員。
(三)會場管理:原則上要求安排人員進(jìn)行會場紀(jì)律等行為管理。
(四)會議請假:
1.生病、出差、處理公務(wù)而不能及時返回公司,或參加其他重要會議、接待來訪或處理突發(fā)事故等原因可以請假。
2.請假人員須事先親自向會議主持者遞交《請假單》,生病、出差、公務(wù)在外人員須通過電話親自向會議主持者請假。
3.請假人員在會議結(jié)束后應(yīng)及時了解會議精神及會議布置的任務(wù)。
(五)會場紀(jì)律:
1.參會人員必須準(zhǔn)時到會或提前5分鐘到會場,會議主持人因特殊情況不能到會的,應(yīng)事先安排代理人或通知參會人員適當(dāng)推遲會議時間。
2.參會過程中如有緊急事務(wù)須處理的,參會人員必須征得會議主持人同意后方可離開。
3.會議開始后,參會人員須將手機(jī)等通迅工具關(guān)閉(或改為振動);不得有交頭接耳、打瞌睡等行為。
4.要尊重別人發(fā)言,有不同意見可在會上提出,會議決定必須服從。
第七條對會議主持人的要求:
(一)公司性會議由總經(jīng)理辦公會成員負(fù)責(zé)主持,各公司、部門性會議由該公司、部門總經(jīng)理或其委托代理人負(fù)責(zé)主持。
(二)會議主持人要尊重每個人的意見或建議、善于分析,能解決的問題要果斷處理,不得拖拉、反復(fù)。
(三)會議主持人要嚴(yán)格控制會議進(jìn)程,如無特殊情況,會議不得超出規(guī)定時間。
(四)會議中如須討論的,若偏離會議主題,主持人須及時提醒或制止。
第八條會議時間要求:
(一)會議時間原則上以不超過2小時為宜。
(二)日會原則上以不超過15分鐘為宜。
第九條會議內(nèi)容基本要求:為確保會議質(zhì)量,會議內(nèi)容中須有以下常規(guī)會議內(nèi)容:
(一)傳達(dá)公司總部及上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的指示、精神和工作任務(wù);
(二)總結(jié)前期工作及會議任務(wù)完成情況,并通報(bào)評比結(jié)果;
(三)討論前期工作中出現(xiàn)的各種問題,并提出具體的解決方法;
(四)下階段工作要求及任務(wù)布置。
第十條會議有效性:
(一)凡上述會議內(nèi)容基本要求中有超過3條(含)以上要求未予實(shí)施的,將視為無效會議。
(二)會議任務(wù)落實(shí):會議任務(wù)應(yīng)傳達(dá)到每一個相關(guān)人員,并確定人員負(fù)責(zé)跟催落實(shí)相關(guān)會議任務(wù)。會議任務(wù)的跟催落實(shí)以會議原始記錄及會議紀(jì)要為依據(jù)。
第四章附則
第十一條本制度解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。
第十二條本制度自頒布之日起正式執(zhí)行,前期相關(guān)規(guī)定自行廢止。
第2篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司會議室管理制度
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司會議室管理制度
第一章 總則
第一條 為滿足x 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)各類會議的需要,營造整潔、規(guī)范、有序的會議氛圍,確保公司各類會議的順利舉行,特制訂本制度。
第二條 本制度中的會議室是指公司專用會議室。
第三條 綜合管理部為會議室的歸口管理部門。
第四條 本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 會議室的配置和布置
第五條 會議室的配置包括會議桌椅、演示板、書寫筆、視聽設(shè)備、飲水設(shè)施、空調(diào)、換氣扇、煙缸及電話等。
第六條 會議室應(yīng)根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行布置,主要包括會標(biāo)、盆栽植物、桌牌等。
第三章 會議室的管理
第七條 管理人員職責(zé)
(一)每天對會議室進(jìn)行保潔、整理;
(二)每次會議后立即清掃、整理;
(三)每天對盆栽植物進(jìn)行養(yǎng)護(hù)并定期更換;
(四)每天檢查設(shè)施設(shè)備,發(fā)現(xiàn)問題立即酌情處理;
(五)每天檢查物品的備用情況,根據(jù)需要隨時補(bǔ)充;
(六)做好會議室的使用安排;
(七)根據(jù)會議要求,做好會議室的布置工作;
(八)做好會議的保密工作;
(九)做好會議室的安全防范工作。
第八條 管理要求
(一)場地和設(shè)施設(shè)備整潔、擺放有序;
(二)盆栽植物美觀、養(yǎng)護(hù)得當(dāng);
(三)設(shè)施設(shè)備完好、有效;
(四)消耗性物品不短鈍
(五)會議室的安排合理有序、不沖突;
(六)會議室的布置快速、周到、規(guī)范;
(七)安全防范工作周密、細(xì)致。
第四章 會議室的使用
第九條 需要使用會議室的部門應(yīng)將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數(shù)及相關(guān)要求提前1 天(需做會標(biāo)的提前2 天)通知綜合管理部。
第十條 綜合管理部根據(jù)各部門預(yù)約的會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素,視先 后、輕重、緩急進(jìn)行統(tǒng)籌安排,合理調(diào)配,并將確定的會議室地點(diǎn)及時通知相關(guān)部門。
第十一條 如遇會議時間、場地重疊,無法按照要求作出安排的,綜合管理部應(yīng)及時與相關(guān)部門聯(lián)系,以作出相應(yīng)調(diào)整或另行安排。
第十二條 使用會議室的部門及員工應(yīng)正確使用并愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備,發(fā)生問題應(yīng)及時與綜合管理部聯(lián)系,同時應(yīng)自覺保持會議室的整潔,不隨意丟棄煙蒂、雜物等。
第五章 附則
第十三條 本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第十四條 本制度自印發(fā)之日起施行。
