應(yīng)急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
應(yīng)急管理局安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度
一?總?則
第一條?為加強和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰案卷管理,提高執(zhí)法工作質(zhì)量,根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《安全生產(chǎn)違法行為行政處罰辦法》、《安全生產(chǎn)監(jiān)管檔案管理規(guī)定》等規(guī)定,結(jié)合我市實際,制定本制度。
第二條?本制度所稱行政處罰案卷,是指將對行政程序本身的記載以及行政行為所根據(jù)的一切文獻(xiàn)資料,按照行政執(zhí)法過程的關(guān)聯(lián)性,進(jìn)行排列、編注頁碼、填寫目錄并裝訂成冊的行政執(zhí)法文書組合。
第三條?行政處罰案件具體承辦人應(yīng)當(dāng)收集、核查、修補、整理案件的各種文書及證據(jù)材料,對案卷制作的真實性、完整性、規(guī)范性、科學(xué)性負(fù)責(zé)。
第四條?全市安全生產(chǎn)執(zhí)法工作應(yīng)按本制度做好行政處罰案件案卷立卷歸檔工作。
二?案卷材料排列原則
第五條?適用一般程序作出的行政處罰類案件,涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的案件和一般以上事故處罰案件,原則上應(yīng)當(dāng)實行一案二卷(正卷、副卷)一號。依法不宜公開的案件材料和行政處罰集體討論記錄,應(yīng)當(dāng)裝入副卷。適用簡易程序作出的行政處罰案件和前款規(guī)定以外的其他事故類處罰案件實行一案一卷。
第六條?案卷文書材料編目順序,應(yīng)遵循行政執(zhí)法程序,按照執(zhí)法階段,遵守如下排序原則:
1.證據(jù)及密切關(guān)聯(lián)材料依時間排序。
2.實體決定在前,程序決定在后;批復(fù)件在前,請示件在后;正件在前,附件在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前,原件在后;結(jié)論件在前,依據(jù)件在后;法律文書在前,其他證據(jù)材料及相關(guān)材料在后。
3.同一案件中行政執(zhí)法對象不同的,法人文書材料在前,個人文書材料在后。
4.同一案件中行政處罰對象同類的,處罰重的在前,處罰輕的在后。
5.附圖或附表的文件材料排序,文字材料在前,附圖或附表在后。
6.事故案卷中,負(fù)責(zé)事故調(diào)查的人民政府的批復(fù)文件(附事故調(diào)查報告)排在結(jié)論性文書之前,其余事故調(diào)查材料作為證據(jù)材料按時間順序排列。
三?案卷材料排列順序
第七條?適用簡易程序作出的行政處罰案卷材料排列順序為:
(一)案卷封面;
(二)卷內(nèi)目錄;
(三)行政(當(dāng)場)處罰決定書;
(四)送達(dá)回執(zhí);
(五)立案審批表;
(六)罰款收據(jù);
(七)結(jié)案審批表;
(八)現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄及相關(guān)證據(jù)。
第八條?適用一般程序作出的行政處罰案卷材料排列順序為:
(一)正卷
1.案卷封面(注明正卷);
2.卷內(nèi)目錄;
3.行政處罰決定書;
4.送達(dá)回執(zhí);
5.案件處理呈批表(決定);
6.立案審批表;
7.行政處罰集體討論記錄;
8.行政處罰告知書;
9.聽證告知書;
10.案件處理呈批表(告知);
11.罰款催繳通知書;
12.延期繳納罰款審批表;
13.延期繳納罰款批準(zhǔn)書;
14.強制執(zhí)行申請書;
15.罰款收據(jù);
16.案件移送審批表;
17.案件移送書;
18.結(jié)案審批表;
19.對當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書(按照制發(fā)日期先后排列);
20.證據(jù)材料:
(1)現(xiàn)場檢查記錄(初次);
(2)責(zé)令限期整改指令書;
(3)現(xiàn)場檢查記錄(復(fù)查);
(4)整改復(fù)查意見書;
(5)現(xiàn)場處理措施決定書;
(6)強制措施決定書;
(7)詢問通知書;
(8)詢問筆錄(附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明);
(9)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表(企業(yè)負(fù)責(zé)人)及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料;
(10)當(dāng)事人陳述;
(11)證人證言;
(12)鑒定結(jié)論(包括委托鑒定書、鑒定機構(gòu)資質(zhì)證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等);
(13)有關(guān)書證(包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等);
(14)有關(guān)物證(包括實物、現(xiàn)場照片、實物照片等);
(15)視聽資料、計算機數(shù)據(jù)(包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明);
(16)勘驗筆錄;
(17)其他證據(jù)材料。
21.查封、扣押財物處理憑證(轉(zhuǎn)退還財物清單、當(dāng)事人收回財物收據(jù));
22.沒收物品的處理記錄(統(tǒng)一入庫的,附入庫單;銷毀的,附銷毀記錄及照片;拍賣或變賣的,按規(guī)定保存相應(yīng)手續(xù)材料,包括沒收物品變價款收據(jù));
23.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料;
(二)副卷
1.案卷封面(注明副卷);
2.卷內(nèi)目錄;
3.案源材料(包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報告、上級機關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料);
4.案件調(diào)查終結(jié)報告;
5.聽證報告書等材料;
6.其他有關(guān)內(nèi)部討論材料。
第九條?事故行政處罰類案卷材料排列順序為:
(一)正卷
1.案卷封面(注明正卷);
2.卷內(nèi)目錄;
3.事故調(diào)查報告批復(fù);
4.事故調(diào)查結(jié)案請示;
5.事故調(diào)查報告;
6.行政處罰決定書;
7. 送達(dá)回執(zhí);
8.案件處理呈批表(決定);
9.立案審批表;
10.行政處罰集體討論記錄;
11.行政處罰告知書;
12.聽證告知書;
13.案件處理呈批表(告知);
14.罰款催繳通知書;
15.延期繳納罰款審批表;
16.延期繳納罰款批準(zhǔn)書;
17.強制執(zhí)行申請書;
18.罰款收據(jù);
19.案件移送審批表;
20.案件移送書;
21.結(jié)案審批表;
22.對當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書(按照制發(fā)日期先后排列);
23.證據(jù)材料:
(1)現(xiàn)場檢查記錄(初次);
(2)責(zé)令限期整改指令書;
(3)現(xiàn)場處理措施決定書;
(4)強制措施決定書;
(5)詢問通知書;
(6)詢問筆錄(附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明);
(7)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表(企業(yè)負(fù)責(zé)人)及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料;
(8)當(dāng)事人陳述;
(9)證人證言;
(10)有關(guān)書證(包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等);
(11)有關(guān)物證(包括實物、現(xiàn)場照片、實物照片等);
(12)視聽資料、計算機數(shù)據(jù)(包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明);
(13)勘驗筆錄;
(14)其他證據(jù)材料。
24.查封、扣押財物處理憑證(轉(zhuǎn)退還財物清單、當(dāng)事人收回財物收據(jù));
25.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料;
(二)副卷
1.案卷封面(注明副卷);
2.卷內(nèi)目錄;
3.案源材料(包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報告、上級機關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料;頁碼起始頁);
4.安全監(jiān)管部門檢查事故單位整改落實情況報告;
5.事故單位落實防范和整改措施的情況報告;
6.組成事故調(diào)查組通知;
7.調(diào)查組成員名單及簽字;
8.技術(shù)鑒定報告(含技術(shù)專家組名單及簽字);
9.事故單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等主體證明材料;
10.傷亡者基本情況及相關(guān)醫(yī)學(xué)病理證明(含身份、勞動關(guān)系、收入等);
11.調(diào)查詢問筆錄(被詢問人的身份證明材料附后,包括被詢問人的身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書、委托人的身份證復(fù)印件);
12.當(dāng)事人陳述;
13.證人證言;
14.鑒定結(jié)論(包括鑒定委托書、鑒定機構(gòu)的資質(zhì)證明、鑒定報告、抽樣取證記錄等);
15.有關(guān)書證(包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等);
16.有關(guān)物證(包括實物、現(xiàn)場照片、實物照片等);
17.視聽資料、計算機數(shù)據(jù)(包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明);
18.勘驗筆錄;
19.其他證據(jù)材料(與案件定性有關(guān)聯(lián)、具有證明力的其他證據(jù)材料);
20.財物處理單據(jù)(轉(zhuǎn)退還財物清單、當(dāng)事人收回財物收據(jù));
21.事故調(diào)查組內(nèi)部討論記錄及簽名;
22.其他事故調(diào)查組成員單位意見;
23.事故善后處理情況;
24.其他需要搜集整理入卷材料;
四?案卷材料填寫要求
第十條?行政執(zhí)法案卷內(nèi)所有執(zhí)法文書應(yīng)統(tǒng)一使用《安全生產(chǎn)監(jiān)管執(zhí)法手冊》印發(fā)的執(zhí)法文書式樣。
第十一條?案卷封面內(nèi)容要求為:
(一)題頭:注明案件辦理部門。
(二)文書文號:文書文號是案卷首頁的編號,由地區(qū)簡稱+文書簡稱+年份+序號組成。序號可以按照本單位統(tǒng)一編寫,如“福應(yīng)急案〔2019〕1 號”文書文號應(yīng)當(dāng)與其他執(zhí)法文書一致。
(三)卷宗類別:正卷和副卷。
(四)案件名稱:案件名稱應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡潔描述,直接反映案件的要素,并且在案件材料中保持前后一致。
案件名稱表述主要分為以下三類:
1.事故類:事故單位+事故發(fā)生月日+事故等級+事故類別+案,如“xx 公司12.13 較大坍塌事故案”;
2.違法行為類:違法主體+違法行為+案,如“xx 公司違法轉(zhuǎn)讓安全生產(chǎn)許可證案”。
3.非法行為類:違法主體+非法行為+案,如“xx 公司未取得安全生產(chǎn)許可證案”。
(五)類別:案卷類別分為簡易程序行政處罰案卷和一般程序行政處罰案卷,一般程序案卷又分為事故案卷和非事故案卷。
(六)案由:案由是對案件性質(zhì)的初步定性,按照違法行為分類填寫。具體如下:
1.安全生產(chǎn)行政許可類違法;
2.安全生產(chǎn)管理機構(gòu)和管理人員類違法;
3.安全生產(chǎn)建設(shè)項目類違法;
4.安全生產(chǎn)規(guī)章制度類違法;
5.安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)類違法;
6.安全生產(chǎn)資金投入類違法;
7.安全生產(chǎn)隱患管理類違法;
8.生產(chǎn)安全事故應(yīng)急救援類違法;
9.安全生產(chǎn)承包租賃類違法;
10.安全生產(chǎn)警示標(biāo)志類違法;
11.重大危險源管理類違法;
12.安全生產(chǎn)中介機構(gòu)類違法;
13.安全設(shè)備使用維護類違法;
14.生產(chǎn)經(jīng)營單位作業(yè)現(xiàn)場管理類違法;
15.生產(chǎn)安全事故報告類違法;
16.生產(chǎn)安全事故責(zé)任類違法;
17.其他類違法案件,對違法行為定性后填寫。
(七)立案日期:同立案審批表的審批時間。
(八)結(jié)案日期:同結(jié)案審批表的審批時間。
(九)辦理結(jié)果:處理結(jié)果應(yīng)當(dāng)寫明當(dāng)事人違反的法律規(guī)定、處罰依據(jù)和處罰內(nèi)容,引用法律條文應(yīng)具體到條、款、項、目,并且與行政處罰決定書相一致。
(十)承辦人員:填寫該案件具體承辦人姓名。
(十一)歸檔日期:具體存檔的時間。
(十二)歸檔號數(shù):按照本單位統(tǒng)一的順序排列編號。
(十三)保存期限:按檔案管理要求填寫。
第十二條?卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱及編號、日期、頁號、備注五項。
序號即卷內(nèi)文件的編號,以整份文件材料為單位,一文一號,使用阿拉伯?dāng)?shù)字排列填寫。
文件名稱及編號應(yīng)當(dāng)填寫文件材料全稱及文件編號,無編號的文件應(yīng)填寫制發(fā)或者提供該文件的法人組織和個人名稱。
日期應(yīng)當(dāng)填寫文件材料制成或印發(fā)的日期。
頁號即卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼,填寫每份文件的起止頁碼。
備注根據(jù)需要填寫文件說明事項,如復(fù)印件。
卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)填寫真實、全面、客觀,與卷內(nèi)材料相符;
無簽字以及行文日期等材料,應(yīng)考證補充清楚再填寫。
第十三條?卷內(nèi)備考表是填寫該卷有需要加以說明與解釋的情況,包括:盒內(nèi)文件情況說明(如卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù);卷內(nèi)文件是否完整,有無破損;是否有重要價值或特別意義的文件等);整理人(由檔案整理者簽名);檢查人(由案卷質(zhì)量審核者簽名);日期(由檢查人填寫)。?卷內(nèi)備考表放置于案卷末頁。
第十四條?案卷封面、目錄、備考表一律采取打印制作。
五?案卷材料的整理
第十五條?整理完畢的案卷,質(zhì)量應(yīng)符合下列標(biāo)準(zhǔn):
文件材料齊全完整;排列分類系統(tǒng)條理;書寫標(biāo)記整齊規(guī)范;裝訂折疊美觀簡潔。
第十六條?按照“誰辦案、誰立卷”的原則,從調(diào)查或者立案之日起,承辦人員就應(yīng)當(dāng)開始系統(tǒng)收集有關(guān)文書,做好立卷的前期準(zhǔn)備。承辦人員應(yīng)當(dāng)自案件辦結(jié)之日起15 日內(nèi)立卷完畢。
第十七條?在行政處罰決定發(fā)生法律效力后,當(dāng)事人提起行政復(fù)議或者行政訴訟形成的檔案,可以合并入原案卷保管,或者另立附卷保管。
第十八條?案卷文書材料一般應(yīng)使用打印的文書原件,尺寸規(guī)格為a4 型紙;不能使用文書原件的,可使用與原件核對無誤的a4 型紙張復(fù)印件,并注明出處及加蓋文書原件保管單位公章。
第十九條?案卷材料確需手工填寫的,不得使用不耐久字跡材料書寫,應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或墨汁書寫,字體工整、清晰。文書材料有涂改的應(yīng)更換修正后的文書原件,不能更換的,應(yīng)由相關(guān)人員在涂改處按指印確認(rèn)。
第二十條?案卷文書材料整理應(yīng)注意下列事項:
(一)照片與破損、字跡模糊或容易褪色的鉛筆、圓珠筆等文書材料以及紙張較小、輕薄的文書應(yīng)復(fù)印或托裱,復(fù)印件應(yīng)置于原件前面;
(二)大于a4 型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)折疊,小于a4 型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)托裱;
(三)案卷裝訂不得覆蓋住字跡或圖表畫面;
(四)需要附卷保存的信封,要打開展平加貼襯紙,并保留郵票、郵戳;
(五)文書材料上的金屬物必須剔除,以防銹蝕;
(六)案卷裝訂應(yīng)當(dāng)采取線裝,加蓋檔號章。
第二十一條?案卷材料除空白頁外,凡載有文字、圖表的正反面均一頁編一號,依次用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁碼。編碼可用頁碼機戳蓋。正頁在右上角、反頁在左上角編寫,案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁碼。
第二十二條?歸檔的錄音帶、錄像帶、視頻等聲像檔案,應(yīng)轉(zhuǎn)換成格式統(tǒng)一的數(shù)字信息進(jìn)行存儲,并在載體上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案號、承辦單位、錄制人、錄制時間、錄制內(nèi)容,并按形成順序逐盤登記造冊歸檔。歸檔的證物,凡是能夠附卷保存的,應(yīng)裝訂入卷;不能裝訂入卷的,應(yīng)拍照入卷,證物放入證據(jù)袋內(nèi),并貼上標(biāo)簽,注明證據(jù)名稱、數(shù)量、種類、制作的時間、地點和所在案件案卷號等事項。
六?案卷的移交
第二十三條?案件承辦人應(yīng)在每年3 月底前,將上一年度已辦結(jié)的案件檔案移交本單位檔案室集中統(tǒng)一保管。移交前應(yīng)由檔案管理人員對案卷和附卷證物進(jìn)行當(dāng)場清點接收,編制移交清冊,辦理移交手續(xù)。電子文件應(yīng)當(dāng)隨紙質(zhì)案卷一并移交。不符合規(guī)定要求的,退回辦案人員重新整理后歸檔。
第二十四條?案件承辦人調(diào)動或者工作崗位調(diào)整的,應(yīng)當(dāng)在調(diào)動手續(xù)辦理完畢前或者崗位調(diào)整后一個月內(nèi)辦理完檔案移交手續(xù)。
第二十五條?受委托的鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門實施行政處罰形成的案卷材料,應(yīng)當(dāng)依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定,將有關(guān)案卷材料整理完畢后,及時移送委托機關(guān)歸檔管理。
第二十六條?已經(jīng)歸檔的案卷,一般不得從中抽取或者增添材料。確需抽取或者增添材料的應(yīng)征求檔案管理員的同意后,應(yīng)當(dāng)經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核后,報安全監(jiān)管部門分管執(zhí)法工作的負(fù)責(zé)人審批同意后,按立卷要求辦理。
第二十七條?案卷的借閱必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度,履行審批手續(xù)。安全監(jiān)管系統(tǒng)內(nèi)因工作需要查閱和摘錄案卷材料的,應(yīng)當(dāng)填寫檔案借閱登記表,經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核、分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人審批同意后,方可查閱和摘錄。查閱和摘錄原則上在檔案室進(jìn)行,不劃道、涂改、拆卷、裁剪、拍照、撕毀等。確需復(fù)制案卷材料的,應(yīng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批同意。
安全監(jiān)管系統(tǒng)外的單位和個人需要查閱、摘錄和復(fù)制案卷材料的,應(yīng)當(dāng)出示公函、工作證(居民身份證)等有效證明,經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人審核、分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人審批同意后,按國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱、摘錄和復(fù)制。外借案卷的,應(yīng)經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批同意。借出單位禁止轉(zhuǎn)借其他單位和個人使用。
接收借出的案卷時,要認(rèn)真驗收和清點核對。對存在的短缺、涂改、增刪、污損等情況,應(yīng)報告分管執(zhí)法工作負(fù)責(zé)人及時追查處理。珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不得借出。
七?案卷的保管和銷毀
第二十八條?案件檔案保存期限分為永久和定期兩種,定期采用標(biāo)時制,根據(jù)歸檔材料的價值定為30 年或者10 年。保存期限自立卷之日起開始計算。簡易程序案卷的保存期限為10 年。一般程序案卷中,未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件的保存期限為30 年;經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級人民政府領(lǐng)導(dǎo)或者上級領(lǐng)導(dǎo)批示的案件、涉及國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私的案件的保存期限為永久。
第二十九條?按照國家規(guī)定的檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人鑒定后,書面報主要負(fù)責(zé)人審批,填寫案卷銷毀登記表,由兩人以上(一名銷毀人、一名監(jiān)督人)負(fù)責(zé)銷毀,并在銷毀登記表上簽名,嚴(yán)禁把銷毀的檔案出售給任何單位和個人。銷毀檔案的請示報告和銷毀登記表應(yīng)立卷存檔。
八?附則
第三十條?本制度屬于福泉市安全生產(chǎn)行政執(zhí)法工作規(guī)范,用于指導(dǎo)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰工作,涉及相關(guān)法律問題處理上以上位法為準(zhǔn)。國家、省對實施行政處罰及法律文書制作另有明確規(guī)定的,從其規(guī)定。
第三十一條?本制度由福泉市應(yīng)急管理局負(fù)責(zé)解釋。
第三十二條?本制度自發(fā)布之日起實施。