本物業(yè)管理部文件管理制度
物業(yè)管理部文件管理制度
第一條 總則
1.1為確保文件管理正常、順利進行,促進公司管理工作的效率,特制定本辦法。
1.2所謂'文件',是指業(yè)務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀要、規(guī)定、報表等。
1.3文件的收發(fā)、領取與寄送由行政部負責。
第二條 文件的類別
2.1絕密。指極為重要并且不得向無關人員泄露內(nèi)容的文件。
2.2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關人員透露的文件。
2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。
2.4普通。指非機密文件。
第三條 外來文件的收發(fā)及處置
3.1外來文件全部由行政部接收,在《外來文件收發(fā)簿》中登記,填寫《文件處理標簽》由總經(jīng)理批示后,下發(fā)相關部門處理,行政部在處理時按下列要點處置。
3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。
3.1.2私人文件不必開啟,直接送收件人。
3.1.3分送各部門的文件若有差錯,必須立即退回行政部。
3.2普通文件的處理原則
3.2.1由部門負責人以上人員負責對文件進行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理,或者由其指定下屬對文件進行具體處理。
3.2.2如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯(lián)系,按上級指示辦理。
3.2.3各種有關聯(lián)的事項,必須與各部門商議后方能予以處置。
3.3機密文件的處理原則
3.3.1機密文件原則上由責任者或當事者自行處理。
3.3.2指名或親啟文件,原則上應在封面上注明文件所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名,并由發(fā)文者封緘。
3.3.3到達的指名或親啟文件,原則上由文件上所指明的部門負責人或個人開啟,其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者,不受本條規(guī)定的約束。
第四條 內(nèi)部文件的制發(fā)
4.1各部門因工作業(yè)務需要下發(fā)文件時,由部門擬訂文件交行政部,由行政部統(tǒng)一格式編號擬定《文件審批表》交相關部門會簽,由總經(jīng)理審批后下發(fā)。
4.2文件編號規(guī)則
4.2.1公司文件:涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜,均以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則:皖國購司字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.2總經(jīng)理辦公室文件:臨時的通知等以辦公室文件下發(fā),編號規(guī)則:皖國購辦字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.3會議紀要:凡公司會議形成的重大決定均應以會議紀要形式下發(fā),編號規(guī)則為:**購紀字(××××)000號(××××為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號)。
4.2.4記錄表格:各部門使用的紀錄表格在初次使用前必須到行政部進行編號,無編號的表格不允許在部門之間流轉。編號規(guī)則:
q/gg-××-001
流水號
部門代碼
記錄前綴
例如:行政部代碼xz,物業(yè)部代碼wy,財務部代碼cw,電腦部代碼dn等。
4.3文件的受控:為確保下發(fā)文件在適用的場所使用和對密級的控制,必須對下發(fā)文件進行控制,控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標識和文件受控號。
受控章形:
4.4文件下發(fā)
4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā),下發(fā)時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。
4.4.2不需要在使用部門留存的,在文件正本上附《文件傳閱表》交相關部門傳閱,文件被閱覽后,閱覽者必須簽字,表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要,可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。
4.5文件存檔
4.5.1公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔,否則將追究相關人員的責任。
4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件,公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存,行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況,發(fā)現(xiàn)公司機密性文件使用、保存不當或遺失,將追究文件管理人員的責任。
4.5.3檔案管理人員應對每年的文件進行整理,集中封存。
4.6文件查閱
4.6.1原則上部門查閱文件,應在部門查閱,檔案室不接受查閱。
4.6.2因工作或業(yè)務需要,查閱公司機密性文件,應辦理文件查閱審批手續(xù)后,方可在檔案室查閱。
第五條 執(zhí)行時間
此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行,由行政部負責解釋。
第六條 相關記錄(見:表格匯總)
6.1《文件樣稿》。
6.2《會議紀要樣稿》。
6.3《外來文件收發(fā)簿》。
6.4《文件處理標簽》。
6.5《文件審批表》。
6.6《文件簽收簿》。
6.7《文件傳閱表》。
