某小區(qū)報刊信函收發(fā)管理制度
小區(qū)報刊信函收發(fā)管理制度
一.目的
為規(guī)范物件收發(fā)制度,確保物件準確快捷收發(fā)到業(yè)主,并合理控制成本節(jié)約人力資源,特制定本辦法.
二.范圍
本公司員工、本轄區(qū)的業(yè)主、租客的信件、包裹、貨品等所有物件.
三、管理部門
安全業(yè)務(wù)部為本辦法的管理部門,主門崗為本辦法的執(zhí)行部門,安全領(lǐng)班為本辦法執(zhí)行負責人。
四、管理內(nèi)容
收件管理
1.門衛(wèi)室收到公司信函和報刊等物件后,應(yīng)檢查郵件的完好性,若有破損需及時通知收件人當面予以確認,否則不予簽收.(注:特快專遞、包裹須讓郵遞員送到業(yè)主本人簽收)
2.檢查完好的物件簽收后應(yīng)登記到<報刊收發(fā)登記表>(附件一)上,并在物件到達的一個工作小時內(nèi)登記好送到客服部確認后在分發(fā),晨報在一小時內(nèi)分發(fā)下去,晚報在到達后登記一小時分發(fā)到業(yè)主信箱。
3.各部門的急件,可直接通客服部查找,優(yōu)先給予辦理簽收手續(xù).
4.所有報刊信函由收件人簽收后,安全員負責將此物品準確送到業(yè)主的信箱
5.如有到付件,需結(jié)清款項的應(yīng)由快遞員登記后直接送達本人簽收。
6.員工私人物件收件后放在快件收發(fā)處,并按《收件登記表》登記,員工憑工牌領(lǐng)取。
7.未指明部門或收件人的快件/掛號信/托運到的貨品等物件,由物業(yè)部處理.
8.如有退件,按收件程序處理。
