置業(yè)地產(chǎn)會議管理制度
一、會議管理制度
1.會議組織
第一條公司級會議:公司員工大會、公司技術人員會議以及各代表大會,應報請總經(jīng)理辦公室批準后,由各部門分別負責組織召開。
第二條 專業(yè)會議:即全公司的技術、業(yè)務綜合會,由分管副總經(jīng)理、主管業(yè)務部門負責組織。
第三條 系統(tǒng)和部門工作會:各部門召開的工作會議,由各部門主管決定召開并負責組織。
第四條 班組會:由各班組長決定并主持召開。
第五條 上級公司或外單位在我公司召開的會議或業(yè)務會,一律由總經(jīng)理辦公室受理安排,有關業(yè)務對口部門協(xié)助做好會務工作。
2.會議安排
第六條 為避免會議過多或重復,公司正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定時間、地點、內容組織召開。
第七條 凡涉及多個部門主管參加的各種會議,均須于會議召開一周前經(jīng)分管副總經(jīng)理批準后,分別報總辦匯總,并由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排方可召開。
第八條 總經(jīng)理辦公室每周五應將公司例會統(tǒng)一平衡編排分發(fā)到主要管理人員,如需改動,提前兩天報總經(jīng)理辦公室調整。
第九條對于準備不充分,重復性或無多大作用的會議,總辦有權拒絕安排,對于參會人員相同,內容相近,時間相近的幾個會議,總辦有權安排合并召開。
第十條各部門會議的會期,必須服從公司統(tǒng)一安排,各部門會不應與公司例會同期召開,應堅持小會服從大會,局部服從整體的原則。
3. 會議的準備
第十一條 會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作(包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案,落實會場,安排座位,備好茶具茶水、獎品、紀念品,通知與會者等)。
第十二條 參加公司辦公例會的人員無特殊原因不能請假,如請假需經(jīng)主持人批準。
第十三條 有以下原因,副總裁以上的高層管理人員可提議臨時或提前召開公司辦公例會:
①有重要事項需提交公司辦公例會討論決定。
②各部門重要業(yè)務管理人員的錄用及辭退。
第十四條 《會議紀要》屬公司內部重要文件,具有一定范圍的保密性,未經(jīng)批準不得外傳。
第十五條 與會人員應知無不言,集思廣義,一經(jīng)會議決定之事應按期完成。
第十六條 與會人員必須嚴格遵守會議紀律,不得隨意走動,不得使用手機、傳呼機等。
二、會議管理規(guī)定
第十七條 公司中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次,會議參加人為公司總裁、副總裁、各部門主任等領導成員,就一定時期工作事項做出研究和決策。
第十八條 公司辦公例會由公司行政管理部組織,行政部門應于會前三天將會議的主要內容書面通知與會的全體人員,并在會后24小時之內整理發(fā)布《會議紀要》。
第十九條 《會議紀要》的形成與簽發(fā),要與會的領導班子成員簽字確認后,形成文件簽發(fā),并存檔。
三、每周例會制度
第二十條 部門管理人員例會每周舉行一次,由總經(jīng)理主持,副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參加。
第二十一條 會議傳達主管或上級公司文件,董事會、總辦會議精神,各部門匯報一周工作情況,以及總經(jīng)理對本周工作的總評。
第二十二條 會議上允許持有不同觀點和保留意見,但會上一旦形成決議,無論個人同意與否,都應認真執(zhí)行。
第二十三條 嚴守會議紀律,保守會議秘密,在會議決議未正式公布以前,不得私自泄露會議內容,影響決議實施。
四、會議規(guī)程
第二十四條 會議程序
①一般性經(jīng)營、產(chǎn)銷、辦公、營業(yè)、專案會議,會議主席要報告10分鐘。
②上次議案回顧討論20分鐘。
③業(yè)務成果報告20分鐘。
④部門協(xié)調及討論事項30分鐘。
⑤管理制度研討事項20分鐘。
⑥未決議事項復議10分鐘。
⑦上級領導報告10分鐘。
⑧主席結論10分鐘。
第二十五條 會議規(guī)范、本公司各項會議的通知應在3天以前發(fā)出,會議的時間、地點,應有固定的負責者,重大會議記錄由主席指派。
第二十六條 各部門的經(jīng)營性會議、政務會議、營業(yè)會議等,每周一下午由總經(jīng)理擔任主席,各部門主管參加,會議確定管理策略,聽取匯報,決定一周的工作重點,協(xié)調各部門一周內的業(yè)務活動。
五、會議事務處理規(guī)定
第二十七條 會議計劃檢查要點:會議名稱、開會地點、開會日期、開會時間、會議宗旨及議題,與會單位、人員、人數(shù)、主持人,會議召集單位,會議主要工作人員,與會者應備材料,會場標示資料,召集者擬分發(fā)資料。
會議籌備審核要點:會議目的,會議要領,會議通知,會議準備。
會議活動細節(jié)審核要點:
1)活動的主旨
2)活動的規(guī)范
3)預算
4)招待對象的層次
5)總人數(shù)
6)活動日期及時間
7)活動天數(shù)
8)籌備單位
9)活動負責人
10)活動作用明細分工表
11)會場的預訂
12)制作來賓名冊
13)邀請函
14)紀念品
15)交通工具
16)酬謝費
17)會場布置
18)宴會的形式
19)看板、指示板數(shù)
20)拍照攝影
21)選擇桌子
22)座位順序
23)胸章、名牌
24)新聞
25)資料的收發(fā)
26)住宿::安排
27)特設專用柜臺
28)制服的負擔范圍
29)安排用餐
30)活動行程方面
31)服務柜臺的工作
32)賓館費用
六、會議管理要點
第二十八條 嚴格遵守會議的開始時間,把會議的事項的順序與時間分配預先告知與會者。
第二十九條 會議中應注意發(fā)言人是否偏離議題,注意引導不要過于冗長,如必須延長時間時,應取得大家同意。
; 第三十條 會議不可長篇大論,也不可沉默到底,不要胡言亂語,不要中途退席。
七、會議室、接待室、會場的管理規(guī)定
第三十一條 會議室、接待室是公司舉行會議,接待客戶的場所,一定要嚴加管理,規(guī)范使用,營造一個良好工作環(huán)境,非工作人員不得隨意進入接待室和會議室。
第三十二條 接待室有專人負責,引見、招待、接送來賓,任何人員不得移動會議室、接待室的家具及物品。
第三十三條 會場布置前必須考慮周詳,分工明確。
第三十四條 綠化布置力求整齊、美觀,植物干凈、無塵、無蟲,臺前插花要衛(wèi)生清潔,色彩鮮艷,造型端莊。
第三十五條 布置完畢后,應清理好現(xiàn)場,再重新清理、確認,以取得最佳布置效果
