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學(xué)院電話傳真管理制度

發(fā)布時間:2024-11-29 查看人數(shù):44

學(xué)院電話傳真管理制度

學(xué)院電話傳真管理制度

學(xué)院電話傳真管理制度

第一條 電話管理

(一)電話接打規(guī)范

1、接聽電話規(guī)范用語

(1)“您好!安徽外國語學(xué)院×××部門”

(2)“請稍等,......”

(3)“對不起,他(她)不在,請打他(她)手機或改日再打”

2、撥打電話規(guī)范用語

“您好,我是安徽外國語學(xué)院的......”

3、接聽原則

接聽電話要迅速、準(zhǔn)確、用語簡練、清晰、耐心。接聽電話應(yīng)在鈴響2-3聲之間就拿起話筒。

4、掛斷電話

尊、長者優(yōu)先掛斷;打電話者先掛電話。

(二)電話記錄及處理

1、接聽電話時要做好記錄準(zhǔn)備,主要是六大要素:何人、何地、何時、何因、何事、何果。

2、要及時將電話記錄內(nèi)容轉(zhuǎn)告當(dāng)事人。

(三)電話的開通(移機、停機)

因工作需要,由部門提出電話開通(移機、停機)申請,交總務(wù)處審核,報分管院長批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后交后勤服務(wù)中心負責(zé)辦理。

(四)電話故障處理

1、電話機及內(nèi)部線路在使用過程中出現(xiàn)故障,由各使用部門向后勤服務(wù)大廳報修。

2、電話信號等出現(xiàn)故障時,由后勤服務(wù)中心負責(zé)及時與運營商協(xié)商解決。

(五)電話費用結(jié)算

1、各部門每部電話每學(xué)期都有一定的話費標(biāo)準(zhǔn),超支由部門負責(zé)人承擔(dān),結(jié)余部分由部門負責(zé)人自由支配。話費標(biāo)準(zhǔn)另行制定。

2、后勤服務(wù)中心派員每月到電信局打印電話費用清單,憑清單到財務(wù)辦理結(jié)算手續(xù)。繳費須及時,避免因欠費而停機。

第二條 傳真管理

(一)傳真操作規(guī)范

1、發(fā)送傳真時明確對方的傳真號碼、姓名,向?qū)Ψ胶唵握f明發(fā)送傳真的事由及接收傳真人員的姓名。重要傳真發(fā)送后,需電話確認。

2、接收傳真時問清對方傳真發(fā)送給何部門何人,若是純商業(yè)性的傳真可以拒收。收到傳真后及時通知相關(guān)部門人員領(lǐng)取傳真,并做好登記和簽收。

3、院辦公室文員負責(zé)傳真機維護,保障傳真紙張的充足。

(二)傳真使用要求

1、傳真由院辦公室文員操作,其他人員嚴禁接發(fā)傳真。

2、嚴格登記制度,發(fā)往外地或發(fā)送量超過5頁的傳真須經(jīng)院辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)。

第三條 本制度由院辦公室負責(zé)解釋。

學(xué)院電話傳真管理制度

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