安全監(jiān)理資料歸檔管理制度
1、監(jiān)理檔案是駐地監(jiān)理組,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式的原始資料。項(xiàng)目監(jiān)理組從駐地之日起,所有監(jiān)理人員要明確分工,負(fù)責(zé)積累有關(guān)資料,妥善分類管理,確保工程竣工驗(yàn)收后,有完整的檔案資料。
2、監(jiān)理檔案資料管理工作實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制,借閱監(jiān)理檔案資料,必須經(jīng)總監(jiān)批準(zhǔn)。辦公室設(shè)監(jiān)理檔案室,配置管理人員。檔案管理人員負(fù)責(zé)信息傳遞、收發(fā)文件和信息、文件、資料的歸檔管理工作。
3、駐地監(jiān)理的監(jiān)理檔案資料管理工作,實(shí)行駐地總監(jiān)代表負(fù)責(zé)制,設(shè)專人負(fù)責(zé)信息、收發(fā)文件、資料和管理工作。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,駐地資料管理員要及時(shí)將監(jiān)理資料分類、歸納、建檔。
4、駐地監(jiān)理歸檔的監(jiān)理資料有:監(jiān)理合同;監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理指令;監(jiān)理日志;監(jiān)理月報(bào);會(huì)議紀(jì)要;審核簽認(rèn)文件;工程質(zhì)量認(rèn)證書;工程款支付證明;工程驗(yàn)收紀(jì)錄;質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;各種監(jiān)理內(nèi)業(yè)臺(tái)帳;監(jiān)理工作總結(jié)。
5、監(jiān)理檔案按單位工程和施工時(shí)間的先后順序整理分類立卷裝訂,每頁要有編號(hào),每卷要有目錄。
6、每個(gè)單位工程的監(jiān)理檔案封面在注明工程名稱、合同號(hào)、建設(shè)單位、施工單位、開工日期、竣工日期和駐地總監(jiān)代表審核簽字。
7、在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),由駐地資料管理員將監(jiān)理資料整理裝訂后,移交公司檔案室,并辦理交接手續(xù)。
8、一般工程監(jiān)理檔案在保修期滯后應(yīng)保存一年,重要的工程監(jiān)理檔案保存期可延長(zhǎng)三年。保存期間需要查閱時(shí),辦理借閱和歸還手續(xù)。
9、超過保存期限的監(jiān)理檔案,公司檔案管理人員應(yīng)清點(diǎn)核對(duì),登記造冊(cè),經(jīng)公司批準(zhǔn)后,妥善銷毀。
10、監(jiān)理檔案的書寫,字跡要清楚,簽字要齊全,內(nèi)容要真實(shí)可靠,不得弄虛造假,也不得擅自涂改原始記錄違者按有關(guān)規(guī)定查處。
11、監(jiān)理檔案要妥善放在防火防盜的鐵皮柜內(nèi),要精心管理,完整保存,采取適當(dāng)措施,注意通風(fēng)、防潮、避免蟲蛀損壞。