4s店借款及報銷管理制度
汽車4s店借款及報銷管理制度
支付款程序
(一)個人借款(含備用金、因公借款及差旅費借款)
1、借款原則:
(1)各部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)實際情況可以申請備用金。
(2)因處理公司事項需借款
(3)憑分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的出差單預(yù)借差旅費
2、單據(jù)填寫:
(1)公司員工的所有個人借款(包括差旅費和其他費用預(yù)支款等)均須填制借據(jù)。
(2)申請人只限1人,申請人須同領(lǐng)款人一致;
(3)單據(jù)不得由他人代為填寫,也不得代他人借款。單據(jù)上所有內(nèi)容均需清晰準(zhǔn)確地填寫;
3、借款注意事項:
(1)受公司庫存現(xiàn)金限額管理規(guī)定限制,各部門現(xiàn)金大額借款(5000元以上)均需提前一天通知財務(wù)部,以確保款項的支付。
(2)個人借款必須在當(dāng)月內(nèi)核銷,25日后借款可以在次月報銷,每年年底前所有借款必須核銷。
(3)原則上對公采購業(yè)務(wù)均采用銀行結(jié)算方式
4、借款程序
(1)各部門需發(fā)生各項費用時,由經(jīng)辦人填寫借據(jù),本部門經(jīng)理簽字確認(rèn);
(2)交至財務(wù)部審核、審查費用性質(zhì),具體用款額度、付款方式,核對有關(guān)協(xié)議、合同,簽注審核意見;
(3)報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可到財務(wù)部辦理領(lǐng)款(或領(lǐng)用支票)手續(xù)。
(二)對外支付成本、費用
1、付款原則:對外付款必須有付款依據(jù),實行單位與個人相結(jié)合責(zé)任制度。
(1)支付供貨商配件款必須附采購訂單。
(2)廣告付款必須附有合同,報樣
(3)支付其他采購等款必須有發(fā)票,預(yù)付款時必須附有合同、協(xié)議。
2、單據(jù)填寫:
(1)公司對外付款必須由經(jīng)辦人填寫((付款審批單)),
(2)如實填寫付款單位名稱,金額,用途、結(jié)算方式
(3)廣告費首次付款必須附有合同,付尾款時必須在((付款審批單))注明。
3、備注:
(1)對外的預(yù)付貨款必須在1個月內(nèi)取得發(fā)票,特殊情況需寫說明經(jīng)總經(jīng)理簽字。否則停發(fā)次月工資。
(2)財務(wù)每月25日結(jié)帳付款,遇到節(jié)假日順延,集中支付供應(yīng)商、代理商款,各業(yè)務(wù)人經(jīng)辦人員接到財務(wù)付款通知后及時通知各債權(quán)人。
(3)所有發(fā)票的兌獎聯(lián)不得刮開、不得撕除,否則財務(wù)有權(quán)拒絕報銷。
4、付款程序
(1)各部門需支付供貨商、海馬總部款、廣告以及其他費用時,由經(jīng)辦人填寫支付款審批單,本部門經(jīng)理簽字確認(rèn);
(2)交至財務(wù)部審核、審查費用性質(zhì),具體用款額度、付款方式,核對有關(guān)協(xié)議、合同,簽注審核意見;
(3)報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,交由財務(wù)部集中辦理付款手續(xù)。
(三)暫支及付款流程圖
經(jīng)辦人填寫借據(jù)或支付款單
部門領(lǐng)導(dǎo)簽字
財務(wù)審核
總經(jīng)理批準(zhǔn)
出納付款
財務(wù)費用報銷程序
一、對報銷單據(jù)的要求
1.取得發(fā)票要正規(guī)、記錄要真實。費用單據(jù)要從合法單位取得,所列的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)字,必須真實可靠,符合實際要求,不得涂改、刮擦、挖補痕跡,如有特殊情況無法取得發(fā)票用其他發(fā)票抵沖的,需要單獨填寫支出證明單(無須粘貼)
2.內(nèi)容要完整。報銷單據(jù)所要求填制的項目必須逐列填列齊全,不得遺漏和省略,匯總開據(jù)的發(fā)票一定要取得購買清單,印刷費、制作費、廣告費、修繕費等發(fā)生前未經(jīng)總經(jīng)理同意和財務(wù)部門合同審核備案的,財務(wù)部有權(quán)拒付該筆款項。
3.填寫費用報銷單據(jù)內(nèi)容、金額與原始單據(jù)要相符,金額不得大于原始單據(jù)金額。
4.使用公司統(tǒng)一的單據(jù)粘貼單粘貼費用單據(jù),粘貼要整齊、平坦、美觀。
5.手續(xù)要完備。按照借款與費用報銷流程的規(guī)定簽字審批。
6.關(guān)于通訊費與電話費等報銷票據(jù)的要求:通訊費必須是定額的手撕票,電話費發(fā)票客戶名稱必須為公司名稱,不得是私人名字,不符合要求的一律辦理變更手續(xù)。
7.報銷的業(yè)務(wù)招待費,必須在票據(jù)后寫明用途(不必涉及到人名),招待時間、招待人數(shù),陪同人數(shù),出租車費必須有當(dāng)事人在票據(jù)后寫明事由,車輛通行費、停車費應(yīng)寫明何時去何地辦事;加油由公司統(tǒng)一辦理油卡,出差異地加油需總經(jīng)理同意,并報綜合部備案;拖車費應(yīng)寫明車牌號。
二、費用報銷時間的要求:
各部門發(fā)生的費用必需在當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月報銷,25日以后的費用可以在次月報銷,如有特殊情況未能及時報銷的,按下列流程辦理:
1.當(dāng)月費用延遲至下月報銷情況的發(fā)生,必須由報銷當(dāng)事人做出合理的書面說明,并交部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可報銷;通訊費補貼過月不報。
2.如果費用報銷時與實際發(fā)生期,間隔兩個月的,則必須由報銷當(dāng)事人做出合理的書面說明,交部門負(fù)責(zé)人簽字同意后,再報總經(jīng)理簽字同意,方可報銷。
3、兩個月以上的單據(jù)財務(wù)不再受理報銷,特殊費用除外。
4、所有員工借款必須及時辦理核銷手續(xù),當(dāng)月借款當(dāng)月內(nèi)核銷,25日后借款可以在次月核銷。逾期不辦理,財務(wù)部將停發(fā)最近一次工資直至核銷為止的下一個工資發(fā)放日。
三、費用報銷流程:
經(jīng)辦填寫費用報銷單
部門領(lǐng)導(dǎo)簽字
財務(wù)審核
總經(jīng)理批準(zhǔn)
出納付款
