招投標(biāo)管理規(guī)章制度
1.目的
規(guī)范服務(wù)及工程項目招投標(biāo)工作。
2.范圍
適用于公司內(nèi)所有合同金額在$2萬元-$5萬元之間的物業(yè)招標(biāo)工作,本辦法管理范圍包括:新建土建項目、新購置設(shè)備項目、技術(shù)改造與更新項目、房屋維修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、綜合維修工程)、裝修項目、維保工程(電梯、有線電視、安防系統(tǒng)、車閘、清潔、綠化、消殺等)、工服制作、新增服務(wù)項目等。超出權(quán)限規(guī)定及由管理處自行完成的工作不在本招投標(biāo)管理辦法范圍內(nèi)。
3.職責(zé)
部門/崗位地產(chǎn)出資職責(zé)物業(yè)出資職責(zé)
品質(zhì)管理部受委托項目的招投標(biāo)工作的協(xié)調(diào)配合組織2萬元以上5萬元以下招投標(biāo)工作
財務(wù)管理部
標(biāo)底的測算、費用審算工作參與2萬元以上5萬元以下的招投標(biāo)工作
地產(chǎn)工程管理部組織50,000元以上招投標(biāo)工作必要時參與工程監(jiān)督及竣工驗收
申報部門受委托負責(zé)10,000-50,000元以內(nèi)招投標(biāo)工作及具體工程實施參與2萬元以上5萬元以下的招投標(biāo)工作;與施工單位擬制施工協(xié)議
4.方法和過程控制
4.1總則
4.1.1公司成立招標(biāo)工作小組,其組成人員包括:招標(biāo)申請部門經(jīng)理及專業(yè)負責(zé)人、品質(zhì)管理部代表、財務(wù)管理部代表、法務(wù)人員、地產(chǎn)相關(guān)部門人員(與地產(chǎn)相關(guān)項目)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。定標(biāo)時由招標(biāo)工作小組集體決策。
4.1.2招標(biāo)權(quán)限界定
4.1.2.1招標(biāo)預(yù)算總額在二萬元以下,由提出招標(biāo)申請的部門負責(zé)施工單位選擇,可以不進行招投標(biāo),但管理處需進行三家性價比對程序后選擇承包商;
4.1.2.2招標(biāo)預(yù)算總額在二萬元以上,五萬元以下由物業(yè)公司招投標(biāo)小組負責(zé)通過招投標(biāo)選擇施工單位
4.1.2.3招標(biāo)預(yù)算總額在五萬元以上,由提出施工的管理處為主,品質(zhì)管理部輔助組織相關(guān)資料后,交由地產(chǎn)工程管理部組織進行招投標(biāo)選擇施工單位。
4.1.3招標(biāo)應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)的方式,但無論采取何種方式,都必須有三家以上的投標(biāo)單位參與競標(biāo)。
4.1.4整個招標(biāo)過程必須保持透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享,杜絕暗箱操作。
4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露標(biāo)底、投標(biāo)文件、評標(biāo)、定標(biāo)等內(nèi)容,以保證招標(biāo)的公正性與效果。
4.2 招標(biāo)項目的確定
4.2.1各部門根據(jù)工作需要,或是按照公司、地產(chǎn)公司、業(yè)委會等部門的要求,確定擬招標(biāo)項目。
4.3 地產(chǎn)出資工程招標(biāo)權(quán)限界定
4.3.1由管理處以書面形式(或郵件)向地產(chǎn)工程管理部提交申請報告,報告應(yīng)詳列原因、工程規(guī)模、費用預(yù)算等,經(jīng)地產(chǎn)工程管理部或地產(chǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進行下一步工作。
a.造價在2000元以下的工程,由地產(chǎn)相關(guān)部門確認審算工程,可以不進行招投標(biāo),管理處按公司采購管理程序選擇承包商。
b.造價在2000-50,000元以內(nèi)的工程,經(jīng)地產(chǎn)委托認可,相關(guān)管理處申請招投標(biāo)工作,品質(zhì)管理部負責(zé)組織招投標(biāo)工作,地產(chǎn)相關(guān)部門參與定標(biāo),報地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批。
c.造價在50,000元以上的工程,由地產(chǎn)公司組織招投標(biāo)。物業(yè)公司負責(zé)提供相關(guān)招標(biāo)資料。
4.4招標(biāo)工作程序
4.4.1招標(biāo)文件
4.4.1.1制定招標(biāo)計劃、編制招標(biāo)文件,提出招標(biāo)申請的部門/管理處,提出詳細的招標(biāo)項目、時間計劃、技術(shù)交底、達到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、配合等要求,符合招標(biāo)審算權(quán)限的將招標(biāo)申請和以上資料合并提出審批,超出招標(biāo)審算權(quán)限的由招投標(biāo)小組協(xié)助管理處提請地產(chǎn)工程管理部進行招投標(biāo)。自審批結(jié)束5日內(nèi)由招投標(biāo)小組主持編制招標(biāo)文件并核定標(biāo)底,以及審查修改標(biāo)書中的經(jīng)濟條款,招標(biāo)文件編制完成后進行審批;
4.4.1.2招標(biāo)文件內(nèi)容:招標(biāo)文件應(yīng)包括正文和附件,正文包括:投標(biāo)承諾書、招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)范圍、項目簡介、工期、質(zhì)量要求、工程造價要求、安全防護責(zé)任、投標(biāo)須知、投標(biāo)截止日期、開標(biāo)時間和地點、評標(biāo)辦法、違約責(zé)任、投標(biāo)押金 、相關(guān)規(guī)范、投標(biāo)文件格式、特別約定等,附件包括:相關(guān)圖紙、擬簽標(biāo)準(zhǔn)合同(明確我方要求的全部內(nèi)容)等
4.4.1.3各類招標(biāo)文件、記錄由品質(zhì)管理部制定示范文本,作為公司該類招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)范本。
4.4.2招標(biāo)信息發(fā)布及投標(biāo)邀請
4.4.2.1公開招標(biāo)的項目可以在當(dāng)?shù)刂饕獔蠹垺⒕W(wǎng)站或建設(shè)交易服務(wù)中心發(fā)布招標(biāo)信息,并按政府有關(guān)部門規(guī)定辦理手續(xù)。
4.4.2.2實行邀請招標(biāo),由招標(biāo)申請部門、品質(zhì)管理部從公司《合格服務(wù)供方一覽表》中選擇所需數(shù)量的投標(biāo)單位進行邀請招標(biāo)。
4.4.2.3如《合格服務(wù)供方一覽表》沒有合適的投標(biāo)單位或數(shù)量不夠,應(yīng)由相關(guān)部門推薦,再組織進行考察,考察合格后方可選為投標(biāo)方,并納入《合格服務(wù)供方一覽表》。
4.4.3 發(fā)標(biāo)
4.4.3.1招標(biāo)文件的發(fā)放、答疑及現(xiàn)場勘察由品質(zhì)管理部組織,招標(biāo)申請部門、財務(wù)管理部、法務(wù)人員參與。
4.4.3.2公開招標(biāo)的項目,要按照合格承包商標(biāo)準(zhǔn)和項目要求對投標(biāo)單位進行審查,審查合格的投標(biāo)單位方可發(fā)放招標(biāo)文件。
4.4.3.3招標(biāo)現(xiàn)場答疑由招標(biāo)申請部門負責(zé)做好記錄工作,該記錄將作為招標(biāo)文件的附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。
4.4.4 開標(biāo)
4.4.4.1招標(biāo)文件應(yīng)規(guī)定:投標(biāo)單位應(yīng)在規(guī)定日期之前將投標(biāo)文件送交品質(zhì)管理部,投標(biāo)截止日期之后,原則上不再接受任何投標(biāo)文件。
4.4.4.2標(biāo)書必須密封加蓋公章,開標(biāo)前任何人不得擅自打開標(biāo)書。
4.4.4.3品質(zhì)管理部主持開標(biāo)工作,開標(biāo)工作應(yīng)集體在場,現(xiàn)場拆封,該過程和內(nèi)容由招標(biāo)申請部門作好記錄并填寫《開標(biāo)記錄表》,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認。
4.4.5 評標(biāo)和定標(biāo)
4.4.5.1開標(biāo)后,招標(biāo)小組成員對各投標(biāo)書內(nèi)容進行分析評比(與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得參與評標(biāo))
4.4.5.2 評標(biāo)人應(yīng)客觀、公正地履行職務(wù),對自己提出的評審意見承擔(dān)個人責(zé)任。
4.4.5.3 評標(biāo)應(yīng)以滿足招標(biāo)文件要求為依據(jù)。定標(biāo)原則為:
a.能滿足招標(biāo)文件的實質(zhì)性要求,并經(jīng)評審其投標(biāo)價格是合理低價。
b.同等條件下,原來與公司有過良好合作關(guān)系的投標(biāo)方優(yōu)先中標(biāo)。
4.4.5.4 下列情況須重新招標(biāo):
a.發(fā)現(xiàn)投標(biāo)單位相互串通投標(biāo)。
b.投標(biāo)單位以他人名義投標(biāo)或以其他方式弄虛作假,騙取中標(biāo)。
c.投標(biāo)單位以向招標(biāo)工作小組成員的手段謀取中標(biāo)。
d.開標(biāo)后,發(fā)現(xiàn)所有投標(biāo)皆不滿意(如各標(biāo)價均高出標(biāo)底價,不在合理報價范圍之內(nèi))。
4.4.5.5 整個評標(biāo)定標(biāo)過程須作好記錄,全體參加評標(biāo)人員簽字確認。
4.4.5.6 確定中標(biāo)單位后3天內(nèi),品質(zhì)管理部向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知函,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。
4.4.6 簽訂合同
4.4.6.1由招標(biāo)申請部門參照合同范本擬定合同,按權(quán)限報公司相關(guān)部門審批,必要時由地產(chǎn)成本管理部和法律組審核合同條款,合同擬定完畢,約中標(biāo)單位對其內(nèi)容和條款進行確認后簽訂正式合同。
4.4.6.2 中標(biāo)單位投標(biāo)文件應(yīng)做為合同附件隨合同存檔,其它投標(biāo)單位資料品質(zhì)管理部歸檔保存
4.4.7 招標(biāo)文件管理
4.4.7.1所有招標(biāo)文件統(tǒng)一編號,編號形式為'v-**-**&&','v'表示'**','**'表示項目簡稱,'**'表示年號,'&&'表示序號。
例如
城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505
新城:v-*c-0508 世貿(mào):v-sm-0512
5.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy7.4-z01-02-f1 《開標(biāo)記錄表》
tjzzwy7.4-z01-02-f2 《開標(biāo)評審表》
tjzzwy7.4-z01-02-f3 《開標(biāo)成果審批表》
tjzzwy7.4-z01-02-f4 《中標(biāo)情況通報》
