煙草案卷管理制度(一)
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煙草專(zhuān)賣(mài)執(zhí)法案卷檔案管理制度
第一條 為加強(qiáng)對(duì)煙草專(zhuān)賣(mài)行政執(zhí)法案卷的管理,進(jìn)一步規(guī)范案卷整理歸檔工作,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我省實(shí)際,特制定煙草專(zhuān)賣(mài)行政執(zhí)法案卷歸檔制度。
第二條 各級(jí)煙草專(zhuān)賣(mài)行政主管部門(mén)對(duì)已結(jié)案的行政執(zhí)法案件在執(zhí)法過(guò)程中所形成的文書(shū)材料、圖紙、表格、視聽(tīng)資料等都應(yīng)列入歸檔的范圍。
第三條 案卷歸檔工作實(shí)行分級(jí)管理、統(tǒng)一保管的原則。
任何部門(mén)、個(gè)人不得將檔案材料據(jù)為己有長(zhǎng)期存放或拒絕歸檔。
第四條 各級(jí)專(zhuān)賣(mài)管理部門(mén)要建立健全日常歸卷制度。
對(duì)日常處理完畢的執(zhí)法案卷材料,由本部門(mén)指定一名案卷管理人員統(tǒng)一保管。
案卷管理人員因工作變動(dòng)時(shí)應(yīng)將接收的卷宗材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第五條 案卷管理人員應(yīng)每月定期對(duì)本單位已經(jīng)結(jié)案的案卷及相關(guān)材料按照一般程序、簡(jiǎn)易程序、行政許可等類(lèi)別進(jìn)行整理、匯總,編制檢索目錄并按序排列,妥善進(jìn)行保管。
第六條 卷宗的保管期限須按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定填寫(xiě)于卷宗目錄中。
填寫(xiě)的字跡要工整。
第七條 凡歸檔的卷宗材料必須完整、準(zhǔn)確、書(shū)寫(xiě)工整、字跡清晰,簽署手續(xù)完備。
卷宗材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)。
第八條 專(zhuān)賣(mài)管理部門(mén)于每年三月十號(hào)前向本單位檔案管理部門(mén)移交上年度已經(jīng)結(jié)案的行政處罰及行政許可案卷。
案卷管理人員須編制移交目錄一式兩份,并認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),由執(zhí)法機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核簽字后,嚴(yán)格履行移交歸檔手續(xù)。
第九條 本單位檔案管理部門(mén)對(duì)已接收的案卷,按照類(lèi)別、保管期限、年度順序統(tǒng)一編號(hào)排列。
案卷查閱實(shí)行登記制度,由檔案管理人記錄查閱人、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等事項(xiàng)。
本局工作人員因工作需要查閱案卷的,應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理查閱手續(xù);
檢察院、法院等有關(guān)部門(mén)需要調(diào)閱案卷的,按有關(guān)規(guī)定辦理。
第十條 對(duì)擅自復(fù)印、遺失、丟失、毀損案卷材料的,將追究相關(guān)人員責(zé)任
淺析煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的管理
檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的,作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,檔案學(xué)是一門(mén)社會(huì)科學(xué)。
社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案對(duì)社會(huì)的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。
煙草企業(yè)檔案工作是煙草企業(yè)工作的重要組成部分,是人力資源管理的重要內(nèi)容之一。
做好煙草企業(yè)檔案工作是每個(gè)煙草企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。
然而,就歷史而言,不少煙草企業(yè)檔案管理人員更換頻繁,在管理上存在漏洞,現(xiàn)就如何改進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理工作中的不足,提出對(duì)策。
一、煙草企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題
(一)檔案管理意識(shí)還較為淡薄。
一是思想認(rèn)識(shí)模糊。
部分煙草企業(yè)沒(méi)有把檔案管理工作放到夯實(shí)基層基礎(chǔ)的戰(zhàn)略高度加以認(rèn)識(shí),存在“檔案歸檔案,業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)”,互不聯(lián)系的模糊認(rèn)識(shí),不知道為什么要開(kāi)展煙草企業(yè)檔案管理工作,怎樣開(kāi)展檔案管理。
二是實(shí)際重視不夠。
少數(shù)煙草企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值,認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料,投入人力、物力、財(cái)力去管理,出不了政績(jī),是得不償失的徒勞,存在“說(shuō)起來(lái)重要,做起來(lái)次要,忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。
三是缺乏主觀能動(dòng)性。
重形式輕內(nèi)容,重晉級(jí)輕效能,晉升檔案管理級(jí)別大多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查考評(píng),沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)煙草企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。
(二)檔案管理力量還較為薄弱。
一是檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。
在煙草企業(yè),檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任,且變動(dòng)頻繁,專(zhuān)業(yè)化程度不高,存在不懂不問(wèn)、不會(huì)不學(xué)的個(gè)別現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案整理、管理不是很規(guī)范。
二是管理質(zhì)量不夠高。
其主要表現(xiàn)在于:首先有的檔案管理員只會(huì)立卷歸檔的基本知識(shí),對(duì)檔案的全宗號(hào)、目錄號(hào)、類(lèi)別號(hào)、案卷號(hào)、保管期限混淆不清,出現(xiàn)編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章的情況。
其次檔案的目錄索引不全,年代久遠(yuǎn)的檔案難以找到索引表,致使在用時(shí)用不上,不能很好地為煙草企業(yè)工作服務(wù)。
最后對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,使檔案的利用價(jià)值顯現(xiàn)不出來(lái),致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。
(三)檔案管理觀念還較為落后。
一是管理方式陳舊。
當(dāng)前煙草企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主,檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式,較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,致使檔案管理質(zhì)量較低,查找速度慢,使用效率低。
二是資金保障不到位。
煙草企業(yè)檔案經(jīng)費(fèi)不到位,用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足,在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。
(四)管理與服務(wù)還存在脫節(jié)現(xiàn)象。
一是檔案門(mén)類(lèi)不夠豐富。
有的煙草企業(yè)只注重文書(shū)、戶籍檔案的收集,而忽視聲像、實(shí)物檔案以及與煙草企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集,影響了煙草企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。
二是檔案資源個(gè)別流失。
由于歷史的或保管不善等原因,個(gè)別檔案存在斷代現(xiàn)象;
部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作,不愿上交集中管理,導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。
三是重保管輕利用。
一些煙草企業(yè)在工作中,忽視了檔案資料的作用,不愿或不習(xí)慣通過(guò)檔案資料為煙草企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為煙草企業(yè)管理提供服務(wù),以此來(lái)提高工作效率,降低工作成本,造成大量信息資源閑置。
二、加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
(一)深化認(rèn)識(shí),強(qiáng)化責(zé)任感。
一要提高認(rèn)識(shí)。
要充分認(rèn)識(shí)煙草企業(yè)檔案工作的重要性,把檔案管理工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈,真正列入議事日程,做到定期研究、定期分析、定期檢查。
二要增強(qiáng)責(zé)任感。
煙草企業(yè)檔案管理部門(mén)要積極主動(dòng)地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況及工作中遇到的困難,增加必要的投入,創(chuàng)造良好的環(huán)境,切實(shí)擔(dān)負(fù)起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任;
要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),樹(shù)立檔案工作的責(zé)任感,提高做好檔案工作的自覺(jué)性。
(二)強(qiáng)化培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
一要選準(zhǔn)用好檔案管理人員。
將那些較細(xì)心勤快、熱愛(ài)檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來(lái),煙草企業(yè)及上級(jí)部門(mén)要從政治上愛(ài)護(hù)、生活上關(guān)心他們,鼓勵(lì)他們要干一行、愛(ài)一行、專(zhuān)一行,充分激發(fā)他們的潛能和熱情。
在崗位調(diào)整時(shí),要考慮到保持煙草企業(yè)檔案管理員隊(duì)伍穩(wěn)定的重要性,盡量少調(diào)整檔案管理員,確保該隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)性。
二要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
要積極選送煙草企業(yè)檔案干部參加政府檔案部門(mén)組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn),鼓勵(lì)他們自學(xué)檔案管理知識(shí),并從時(shí)間和經(jīng)費(fèi)上給予保障,提高檔案干部的實(shí)際操作技能和業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力。
要根據(jù)煙草企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要,又結(jié)合煙草行業(yè)的特殊性,適時(shí)舉辦煙草企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展要求的人才。
三要組織觀摩學(xué)習(xí)。
采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的辦法,一方面請(qǐng)檔案主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專(zhuān)家上門(mén)指導(dǎo),另一方面,組織檔案管理人員到一些企業(yè)參觀學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和具體操作技能,以促進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。
要形成煙草專(zhuān)賣(mài)局檔案管理部門(mén)和煙草企業(yè)人力資源部門(mén)在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局,定期或不定期地深入煙草企業(yè)檢查指導(dǎo)檔案工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要及時(shí)通報(bào),督促整改,力促規(guī)范。
(三)規(guī)范管理,提高檔案質(zhì)量。
一要規(guī)范歸檔材料收集工作。
要制定、完善、健全收集制度,嚴(yán)格按照文件材料分類(lèi)方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集;
要?jiǎng)?chuàng)新收集手段,運(yùn)用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門(mén)尋求等形式,做到廣泛收集和重點(diǎn)收集相結(jié)合;
要把握時(shí)間要求,遵循各類(lèi)檔案的形成規(guī)律,適時(shí)收集;
要豐富收集范圍,既要收集紙質(zhì)載體,又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價(jià)值的實(shí)物。
二要規(guī)范檔案整理工作。
要嚴(yán)格按照各類(lèi)檔案管理要求進(jìn)行整理,做到組卷合理、案卷(件)內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明、保管期限準(zhǔn)確、案卷(件)封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷(件)裝訂結(jié)實(shí)美觀。
三要規(guī)范內(nèi)部檔案管理工作。
要實(shí)行各種門(mén)類(lèi)、載體檔案集中統(tǒng)一管理,方便檔案的保管和利用;
要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件,落實(shí)檔案庫(kù)房、辦公用房和閱檔室三分開(kāi),全面配置防潮、防濕、防火、防蟲(chóng)等安全保管和保護(hù)設(shè)備;
要嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》開(kāi)展檔案借閱工作,對(duì)逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的,必須嚴(yán)肅處理。
(四)更新觀念,強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。
一要提高科技含量。
要積極應(yīng)用煙草企業(yè)檔案管理軟件,實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化,為迅速、準(zhǔn)確和全方位的檔案信息服務(wù)奠定基礎(chǔ)。
二要狠抓檔案編研工作。
在努力編篡好大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時(shí),主動(dòng)了解單位工作動(dòng)態(tài),調(diào)查檔案利用需求,深層次、多角度、全方位地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),事后服務(wù)為超前服務(wù)。
三要改進(jìn)檔案服務(wù)措施。
要研究利用工作的規(guī)律和特點(diǎn),不斷完善檢索手段,建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系,突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。
(五)開(kāi)發(fā)利用,提高利用效率。
不管煙草企業(yè)內(nèi)部哪種類(lèi)型的檔案,都有其不容忽視的價(jià)值,即能為現(xiàn)實(shí)工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用,有些情況下甚至起到關(guān)鍵性或決定性的作用,所以煙草企業(yè)管理人員要學(xué)會(huì)并熟練運(yùn)用檔案特有的功能,著力做好檔案的維護(hù)工作,盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”,從而更好地為煙草企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
為了逐步使煙草企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用工作擺上重要位置,不能片面強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施,應(yīng)當(dāng)從軟件建設(shè)入手做工作,強(qiáng)調(diào)平時(shí)運(yùn)作情況的記載,并以此作為考核本年度檔案工作目標(biāo)管理的一項(xiàng)重要措施,以推進(jìn)煙草企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)服務(wù)。
同時(shí)把煙草企業(yè)檔案建設(shè)列入基礎(chǔ)設(shè)施計(jì)劃,統(tǒng)籌解決煙草企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設(shè)備及其他實(shí)際困難,積極爭(zhēng)取上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)下?lián)軐?zhuān)款,著眼于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理,大力發(fā)展煙草企業(yè)檔案事業(yè),早日適應(yīng)新形勢(shì)下煙草企業(yè)檔案工作的迫切需要。
