業(yè)主委員會管理制度
一、業(yè)主委員會職責
1、執(zhí)行業(yè)主(代表)大會的決定和決議。
2、召集業(yè)主(代表)大會會議,報告物業(yè)管理實施情況。
3、及時了解業(yè)主、物業(yè)使用人的意見和建議,監(jiān)督和協(xié)助物業(yè)管理企業(yè)工作,努力提高商場物業(yè)管理水平。
4、監(jiān)督管理各項規(guī)約的實施。
5、配合物業(yè)服務,街道及社區(qū)居委會,調(diào)解業(yè)主之間因物業(yè)使用,維護和管理產(chǎn)生的糾紛。
6、審議物業(yè)管理服務企業(yè)專項服務委托合同、收費標準和服務標準,報業(yè)主大會決定;
7、協(xié)助物業(yè)工作,督促業(yè)主或承租戶交納物業(yè)服務費及其他相關費用。
8、組織和監(jiān)督專項維修資金的籌集和使用。
9、監(jiān)督物業(yè)管理服務企業(yè)和其它企業(yè)或個人在商場內(nèi)進行物業(yè)管理服務以外的經(jīng)營活動;
10、業(yè)主(代表)大會賦予的其他職責。
二、業(yè)委會委員守則
1、公正廉潔,不謀私利。
2、遵紀守法,恪盡職守。
3、以身作則,帶頭遵守住建部的《業(yè)主大會和業(yè)主委員會指導規(guī)則》《業(yè)主管理規(guī)約》,模范履行業(yè)主相關義務。
4、團結合作,謙虛謹慎,與街道、社區(qū)居委會及相關部門攜手共創(chuàng)和諧、繁榮的商場。
5、熱忱為業(yè)主服務,認真對待業(yè)主的意見,建議和改進措施,及時向相關部門進行通報。
6、維護業(yè)主合法權益,監(jiān)督和協(xié)助物業(yè)服務工作。
7、加強學習,提高自身素養(yǎng),不斷增強為業(yè)主服務的能力。
三、印章管理制度
1、為規(guī)范本小區(qū)業(yè)委會公章使用管理,防止錯用、濫用、盜用,特制定本制度。
2、業(yè)委會公章必須按本制度嚴格管理,嚴禁違章使用。
3、業(yè)委會公章由業(yè)委會委派專人保管,并設立公章使用登記冊,建立完整的公章使用制度。業(yè)主委員會秘書長應該對所有蓋章文件進行編號存檔,隨時供業(yè)主查核。
4、公章投入使用前應在房管局、公安局、人防辦、物業(yè)管理公司等相關單位預留印鑒,專人保管、使用時由主任審批并實行使用登記制度。
5、使用公章,凡是會令業(yè)主大會、業(yè)委會對外承擔法律責任和經(jīng)濟責任的,必須由全體業(yè)委會委員議事表決通過,超出議事規(guī)則規(guī)定權限的還須經(jīng)業(yè)主大會批準,并逐項登記使用情況。例如業(yè)委會代表全體業(yè)主對外聘用物業(yè)管理公司簽署的物業(yè)合同、針對物業(yè)維修基金的申用和支出對外簽署的報告、協(xié)議等。不會令業(yè)主大會及業(yè)委會對外承擔法律責任和經(jīng)濟責任的,但涉及的事項較重要,必須經(jīng)業(yè)委會主任批準,并逐項登記使用情況。例如經(jīng)全體業(yè)委會委員討論通過的向全體業(yè)主公示的通告、對外同政府相關部門、物業(yè)管理公司進行咨詢、協(xié)商的往來函件等。
6、嚴格控制開具蓋有公章的空白介紹信,因業(yè)務或工作特殊需要必須開具者,必須經(jīng)副主任以上人員批準,并簽領備案.領用人返回后,必須報告使用情況進行核銷。未使用的空白介紹信一律交回。隱瞞不交回者,一經(jīng)查實,給予必要的處分。
7、公章保管人對公章必須妥善保管,防止公章丟失、被盜和被盜用。如發(fā)現(xiàn)上述情況必須立即報告業(yè)委會主任并采取補救措施。
8、違反公章保管、使用規(guī)定,視情節(jié)和后果追究責任人的相關責任;情節(jié)嚴重者,提請業(yè)主大會取消業(yè)委會成員資格;如已經(jīng)給業(yè)委會、業(yè)主大會造成損失必須全額賠償,否則將通過法律途徑追究相關人員責任。
四、財務制度
1、為規(guī)范業(yè)主委員會財務收支管理,合理使用業(yè)主委員會的活動、服務經(jīng)費,特制定本制度。
2、依照國家有關法律、法規(guī)和會計、財務制度為準則,堅持勤儉辦事的方針,正確處理商場整體利益和業(yè)主個人利益之間的關系,使商場資產(chǎn)保值增值。
3、依法多渠道籌集資金,合理編制商場公共事業(yè)財務使用預算,并對預算實施過程進行有效控制和管理。
4、合理配置商場資源,節(jié)約開支,提高資金使用效益,加強資產(chǎn)管理,防止業(yè)主共有資產(chǎn)流失。
5、依法對物業(yè)服務、商場發(fā)展、設施、環(huán)境開發(fā)、維護等費用進行財務管理和監(jiān)督,維護業(yè)主權益。
6、業(yè)主委員會財務收入主要為經(jīng)業(yè)主(代表)大會同意的合法收入。財務支出包括“業(yè)主(代表)大會及業(yè)主委員會會務費用”“業(yè)主委員會日常辦公費用”,或經(jīng)業(yè)主(代表)大會同意的其他支出。
7、業(yè)主委員會的所有收支,必須建立賬目,并由一名委員擔任出納,負責各項現(xiàn)金收支的保管與登記;財務委員擔任會計,負責編制憑證,登記賬薄,編制財務報表。
8、除業(yè)委會每月必要的固定支出外,業(yè)主委員會發(fā)生的其它支出,單筆金額200元以內(nèi)由經(jīng)辦人簽字,由主任簽字批準后報銷。單筆金額超過200元(含200元)以上支出或當月累計金額超過2000元(含2000元)必須經(jīng)過經(jīng)業(yè)委會過半數(shù)以上委員同意。涉及超過10000元(含10000元)以上的支出,必須經(jīng)業(yè)主代表大會討論通過后方可使用。
9、業(yè)委會需購置必要的用品、設備或設施,由主任列出詳細的項目、清單、總金額及用途,交業(yè)委會會議審議其必要性及合理性,一致通過后方可購買。物品采購或制作完畢后,由業(yè)委會委派的專人(非經(jīng)辦人)簽收,手續(xù)完備后方可審批報帳。對于項目不清,用款不當?shù)?出納或會計有權不予報銷,并提交會議進行權衡審議。
10、外來原始憑據(jù),內(nèi)容填寫不全,大小寫金額不符,未經(jīng)審批簽字的一律不能作為報銷憑據(jù)。
11、現(xiàn)金由業(yè)委會委派的專人保管,大額現(xiàn)金必須存入業(yè)主委員會指定銀行。
12、更換現(xiàn)金保管人或會計,要在業(yè)主委員會的監(jiān)督下進行交接,雙方必須簽字確認。
13、業(yè)主委員會必須在商場明顯部位和商場總群中,每月向業(yè)主公布一次財務收支情況,并接受業(yè)主質(zhì)詢和監(jiān)督。
14、年終結算一次,財務賬冊存檔。
15、堅決執(zhí)行財務規(guī)章制度,公章、存折、密碼、審批,分開管理。
16、違反上述規(guī)定屬個人行為的,依法追究其經(jīng)濟責任或法律責任。
五、接待制度
1、每周定期由業(yè)主委員會委員分別進行來訪接待和來信處理。
2、負責接待的人員,對來訪者必須熱情、耐心、誠懇、認真聽取來訪者的訴求,并做好詳細記錄。
3、不管電話、網(wǎng)絡或人員來訪,都要詳細記錄內(nèi)容,根據(jù)實際情況協(xié)助解決,必要時通報給相關部門或向上級匯報。
4、對于業(yè)主提出的可行性意見或建議,以書面形式向有關部門進行匯報。
六、會議學習制度
1、業(yè)主(代表)大會,根據(jù)《業(yè)主大會議事規(guī)則》,每年召開一次,做出業(yè)主大會決議。
2、業(yè)主委員會會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每月召開一次,一般定在每月十五號,有特殊情況另作時間安排。根據(jù)工作需要,在下列情況下,應當召開業(yè)主委員會臨時會議:a、業(yè)主委員會主任或者副主任認為必要,書面要求召開;b、三分之一以上業(yè)主委員會委員書面要求召開的;c、十名以上業(yè)主書面要求召開的;但上述情況會議召集人必須在會議前一日將會議內(nèi)容通知每位委員。
3、為更科學合理的提供服務,根據(jù)情況,不定期的召開業(yè)主代表座談會或通知規(guī)定時間在總群中討論,征求業(yè)主的意見或建議。
4、做好會議書面記錄,并由全體出席會議的委員簽字。
5、必要時可組織臨時學習或外出學習。
6、參加商場召開的其他會議和學習。
七、檔案管理制度
1、檔案由專人管理,檔案管理人員要忠于職守,自覺遵守檔案制度。
2、檔案管理人員應做好檔案收集,整理,歸檔等工作。
3、按照“檔案保管期限”和“檔案監(jiān)管、銷毀制度”保管好檔案。
4、檔案管理人員應做好借閱、登記手續(xù),對于借閱時間較長的檔案,及時催要,使用者查閱保密檔案,必須經(jīng)業(yè)委會開會同意后方可查閱。
