公司出差及差旅費管理制度

發(fā)布時間：2024-11-29 查看人數(shù)：54

公司出差及差旅費管理制度

第一章總則

為規(guī)范公司出差行為，提高工作效率，加強差旅費及有關(guān)費用開支的控制管理，特制定本制度。

第二章出差流程

1.出差申請與報告

1.1根據(jù)部門工作目標或業(yè)務(wù)需求，由部門經(jīng)理或分管主管視具體情況確認出差人和出差期限，并依照程序核定。

1.2被委派出差人應(yīng)填寫《出差申請單》，《出差申請單》必須詳細填寫出差地點、出差時間、出差路線、事由、計劃及出差費用預(yù)算等內(nèi)容，并依照程序找對應(yīng)主管核定并簽字確認后方可出差，否則出差費用一律不予報銷。

1.3主管對出差申請進行審批時，除須對申請人員所填具之出差目的及時間安排進行審核外，還應(yīng)對其所提出的出差費用預(yù)算進行合理性測算。

1.4將《出差申請單》送至行政部留存、記錄考勤。原則上出差出發(fā)時間在中午12點以前的可以不來公司報到，出差出發(fā)時間在中午12點以后的要來公司報到，特殊原因不來公司的必須有部門經(jīng)理批準并報行政部備案。

1.5出差返回時間(以車票、機票上的到達時間為準)在中午12點以前的要來公司報到;出差返回時間在中午12點以后的經(jīng)部門經(jīng)理批準并報行政部后可不來公司報到。

1.6出差后須按《出差申請單》中擬定的時間、路線、擬計劃拜訪客戶名錄等事項開展出差工作。出差人員出差期間需每天向部門主管報告工作進展及下一步工作計劃安排。

1.7出差途中生病、遇意外或因工作實際，需要延長差旅時間的，應(yīng)打電話向公司請示，不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。

1.8出差人員返回后均需提報《出差報告》，出差報告中需將本次出差的任務(wù)完成情況(包括出差目的達成情況、費用支出情況等內(nèi)容)做詳細說明，同時該報告也是出差費用報銷的依據(jù)之一。

1.9《出差報告》的審核及審批流程同《出差申請單》。

1.10出差結(jié)束后，應(yīng)于3日之內(nèi)提交出差報告，并在5日內(nèi)到財務(wù)部費用報銷。未按以上手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經(jīng)審批所發(fā)生的費用，公司將不予報銷。

1.11為強化出差費用管控及提升遠途出差(本市以外)成本效益，遠途出差人員在填具《差旅費報銷單》時，必須與相對應(yīng)的《出差申請表》上所載明的預(yù)算金額相接近，如高于預(yù)算金額10%或超過300元者，則必須提出說明并經(jīng)部門經(jīng)理核準后超出部分才可報銷。

1.12當日可往返的出差，《出差報告》可不填寫，相關(guān)內(nèi)容合并至員工每日的工作報告內(nèi)。

2.出差的審核決定權(quán)限如下：

2.1當日出差

出差當日可能往返，由直接主管核準。

2.2遠途出差

由部門經(jīng)理核準，報主管副總審批，部門經(jīng)理以上人員一律由總裁核準。

3.交通工具的選擇標準：

員工出差應(yīng)根據(jù)實際距離與公務(wù)緊急程度酌情選擇適當?shù)慕煌ǔ鲂泄ぞ?，未按?guī)定乘坐交通工具的，費用超支部分由個人承擔。

3.1市內(nèi)或鄰市短途出差(車程3小時以內(nèi))一般選擇汽車作為交通工具，必要時也可乘坐火車。

3.2遠途出差：

3.2.1距目的地600公里以內(nèi)一般選擇火車作為交通工具，車程超過六個小時可以選擇臥鋪出行，超過600公里，有合適的夜間列車車次也可選擇臥鋪出行;

3.2.2特殊情況下，經(jīng)主管批準，也可采用汽車出行;

3.2.3行程超過600公里，公務(wù)較緊急且無合適的列車車次時，可申請選擇乘坐飛機。

機票及航班艙位的選擇，應(yīng)以節(jié)約為前提。在符合出行要求的時間段內(nèi)，且無限時抵達要求的差旅安排，首選最低折扣的航班的經(jīng)濟艙位。如因公務(wù)需要，要求限時抵達目的地且不具備選擇經(jīng)濟艙位的條件下而必須升艙的，必須報經(jīng)當事人所在部門經(jīng)理和分管副總批準，經(jīng)同意后方可升艙。

3.3票務(wù)訂購

3.3.1員工出差所需的飛機票、火車票由行政分部委派專人負責統(tǒng)一訂購，出差員工選定行程及交通工具的種類、班次后，以郵件形式通知人事行政中心專項負責人，并電話告知;

3.3.2行政分部專項負責人應(yīng)在接到相關(guān)郵件后，嚴格按照郵件內(nèi)所述行程、車次或航班要求，及時使用公司指定賬戶訂票，并應(yīng)就購票過程中出現(xiàn)的信息變更等問題及時與出差員工進行溝通。由公司指定賬戶產(chǎn)生的返點、贈品或其他優(yōu)惠福利均屬公司所有。

3.4自駕出差規(guī)定

3.4.1自駕車出差范圍應(yīng)小于500公里，超過500公里則不允許自己駕車出差，若遇重大或緊急事件需自駕車超過500公里，必須由主管副總審批。

3.4.2燃油費補助：汽油價格以公司所在地現(xiàn)行市價為準，自駕車里程數(shù)按照列車時刻表上所列里程數(shù)計算，往返路程按列車時刻表中里程數(shù)2倍計算。報銷燃油費補助應(yīng)填寫差旅費報銷單，寫明報銷出差起止地點及相應(yīng)里程附報銷單相應(yīng)金額的正規(guī)燃油發(fā)票。

油耗標準表：

汽車排量

耗油標準

1.3l以下(含1.3l)

8升/每百公里

1.3l~1.8l

10升/每百公里

1.8l以上(含1.8l)

12升/每百公里

即：燃油費補助=往返里程數(shù)×油耗標準×當?shù)仄蛢r

3.4.3路橋費：出差范圍內(nèi)的路橋費根據(jù)發(fā)票實報，需填入差旅費報銷單，歸為其他費報銷。

3.4.4自駕出差補助、出差當天數(shù)計算同差旅費報銷制度中相關(guān)規(guī)定。

3.4.5自駕出差可使用員工自有車輛，如要使用公司車輛，可向直接主管和行政分部車輛負責人申請使用本公司車輛。

第三章差旅費及補助

1.差旅住宿標準及相關(guān)規(guī)定

1.1為保障員工出差時的住宿條件和安全，如非公務(wù)特殊需要，所有員工住宿應(yīng)優(yōu)先選擇公司于當?shù)氐暮灱s商務(wù)合作酒店，并應(yīng)以交通方便及就近為原則，選擇適合入住的酒店。行政分部將根據(jù)業(yè)務(wù)需要及員工要求，定期調(diào)整合作酒店;

1.2一般非商務(wù)活動需要，應(yīng)首選經(jīng)濟型酒店，住宿標準為一線城市300元/人/天，其余城市250元/人/天。公司提倡兩同性員工同行時合住同一房間，作為鼓勵，住宿標準可調(diào)整至一線城市400元/間/天，其余城市350元/間/天。副總以上級別人員出差住宿采取實報實銷方式。

1.因公務(wù)特殊需要住宿標準超過上述規(guī)定時，必須提前獲得直接主管的書面批準。

1.4住宿費以外的其他費用不在報銷范圍，如房間電話費、洗衣費及休閑娛樂費用等。

1.5在出差地選擇住親戚朋友家或其它方式自行解決住宿的，按住宿標準的60%發(fā)放住宿補償費。

1.6出差參觀、學(xué)習、考察，由主辦單位或受訪單位統(tǒng)一安排住宿的，如果收取費用可據(jù)實報銷，如不收取費用則不再補償、報銷住宿費。

2.差旅補助

2.1公司按每人每天100元的統(tǒng)一標準向出差員工提供差旅補助，其中包含餐費、非公務(wù)交通費及雜費。長期派駐的員工另享受通訊費補助;

2.2員工出差期限按照實際出差天數(shù)計算：

2.2.1啟程當天中午12點前出發(fā)的按一天計算補助，12:00以后出發(fā)的按半天計算補助。

2.2.2回程當天，12:00以前到達公司所在地的按半天計算補助，12:00以后到達的按一天計算補助。

2.3差旅補助將與月工資合并計算、發(fā)放，并需按照國家相關(guān)規(guī)定繳納個人所得稅。

2.4員工短途出差，當天返回無需在外住宿的，不另外發(fā)放出差補貼。駕駛自由車輛的，相關(guān)費用包含在車補內(nèi);非自駕出差的，只根據(jù)發(fā)票報銷交通費;駕駛公司車輛的，一般不報銷任何費用。

2.5外出參觀、學(xué)習、考察，由主辦單位或受訪單位統(tǒng)一安排用餐的，如果收取費用可正常享受補助，如不收取費用則按補助標準的50%執(zhí)行。

2.5出差不享受休息待遇，不得報支加班費，要保證每天工作8小時和一定的工作績效，但法定節(jié)假日(春節(jié)、元旦、勞動節(jié)、國慶節(jié)、中秋節(jié)、端午節(jié)等)按照國家規(guī)定給予補貼。

3.差旅費用報銷程序及相關(guān)規(guī)定

3.1出差借款與報銷

3.1.1公司堅持“先預(yù)算后開支”的費用控制制度，出差員工在《出差申請單》需填寫出差費用總預(yù)算，并由對應(yīng)主管審核確認，原則上不支出計劃外費用，特殊情況報分管副總審批。

3.1.2借款的首要原則“前賬不清，后款不借”。

3.1.3需借支的出差人員依據(jù)審批后的《出差申請單》填制《借款單》，財務(wù)部門收到經(jīng)核簽的出差申請及借款單時，需再對出差費用預(yù)算進行合理性測算，若認為合理則給以辦理借支，若認為有不合理之處，可與申請人進行溝通，溝通后如未獲共識則交付分管副總進行裁決。

3.1.4出差或其他用途需借大筆現(xiàn)金時，應(yīng)提前向財務(wù)預(yù)約，并有總裁審批;

3.1.5借款要及時清還，公務(wù)結(jié)束后5日內(nèi)到財務(wù)部結(jié)算還款。無正當理由過期不結(jié)算者，財務(wù)部直接于最近期發(fā)放工資時扣減該員所預(yù)支之金額，直至扣清為止。

3.1.6款額度與借款人工資掛鉤，參照出差費用標準，原則上不得超過借款人的月工資收入。

特殊用途超過標準的應(yīng)上報到分管副總標明原因?qū)徟?/p>

3.2報銷程序及出差費用的報銷

3.2.1差旅費報銷應(yīng)以正規(guī)的發(fā)票為依據(jù)，并且由機器打印的發(fā)票，必須以公司名稱作為發(fā)票抬頭。原則上不允許使用收據(jù)報銷，特殊情況無正規(guī)發(fā)票的，需寫清原由并經(jīng)部門主管簽字確認后才可報銷。發(fā)票丟失，應(yīng)由個人寫出書面說明，經(jīng)部門主管或同行人證明后方可報銷，否則個人負擔丟失部分的費用。

3.2.1差旅費報銷按財務(wù)規(guī)范粘貼《差旅費報銷單》→直接主管或經(jīng)理審核簽字→財務(wù)部核實→分管副總審批→財務(wù)領(lǐng)款報銷。

3.2.2出差人員需于出差返回5日內(nèi)向財務(wù)部門提報經(jīng)部門主管簽核的該行次《差旅費報銷單》和《出差報告》，財務(wù)部門依據(jù)相關(guān)財務(wù)規(guī)定進行初次審核，同時還需對費用支出的合理性進行審核。審核無誤的，按照報銷單的金額，每月的11號由財務(wù)部直接發(fā)放現(xiàn)金或轉(zhuǎn)賬至員工工資卡內(nèi)。

3.2.3員工差旅出發(fā)前因公務(wù)需要更改車次、航班、航線、簽轉(zhuǎn)、退票產(chǎn)生的額外費用，可通知行政分部對應(yīng)負責人辦理，時間緊急時也可由員工先行支付;出發(fā)后產(chǎn)生的各項改票費用均由員工先行支付，返回后報部門主管簽字確認，由員工憑收據(jù)到財務(wù)部報銷。因員工個人原因造成誤車、誤機所產(chǎn)生的費用，由員工自行承擔。

3.2.4公司對出差人員在出差期間因公務(wù)發(fā)生的交通費、招待費、禮品費實行實報實銷，需提前打電話給部門主管申請，同意后才可進行，同時另列報銷清單，在返回后報部門主管簽字確認，按財務(wù)規(guī)定向財務(wù)部提供有效票據(jù)，并詳細注明費用緣由，否則相關(guān)費用不予報銷。

3.2.5公司承擔由員工辦公本地至差旅目的地之間的往返旅費，如因個人原因去往第三方目的地，則“差旅目的地”至“第三方目的地”、“第三方目的地”至“辦公本地”間兩段路程產(chǎn)生的旅費，公司只報銷其中的一段。且該段費用與“辦公本地”至“差旅目的地”的旅費金額相比，將以較低金額作為報銷額度。反方向亦然;

3.2.6出差費用的報銷項目中，不可包含差旅補助已經(jīng)涵蓋的費用。

第四章員工出差活動的監(jiān)管

1.各部門經(jīng)理對自己部門的員工出差活動負責進行監(jiān)督管理，定期(按月)開展檢查，對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為應(yīng)及時處理。

違規(guī)處罰標準：

1.1員工出差未辦理申請手續(xù)的，處罰責任人20-100元/次，期間產(chǎn)生的費用不得報銷入賬。

1.2出差人員未按時辦理費用報批手續(xù)并入賬的，處罰20-100元/次，對超期報銷的出差費用按90%報銷入賬。

1.3出差費用報批存在弄虛作假的，按照作假部分的金額處罰責任人，同時做假部分的費用不得入賬，已入賬的應(yīng)進行剝離。

2.財務(wù)部門未按相關(guān)規(guī)定審核報銷票據(jù)，存在違規(guī)的，處罰責任人20-200元/次，如因此造成的直接經(jīng)濟損失由審核人承擔。

5、出差不享受休息待遇，不得報支加班費或輪休，要保證每天工作8小時和一定的工作績效，但重大節(jié)假日(春節(jié)、元旦、勞動節(jié)、國慶節(jié)、中秋節(jié)、端午節(jié))可酌情給以補貼或根據(jù)部門工作情況安排調(diào)休。

第五章出差紀律

1.遵紀守法;

2.遵守公司制度;