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科技股份有限公司印章管理制度

發(fā)布時間:2024-11-29 查看人數(shù):36

科技股份有限公司印章管理制度

科技股份有限公司印章管理制度

印章管理制度

1目的:規(guī)范用印管理流程,加強對大區(qū)、分公司公司印章的刻制、改正與廢止、使用及管理,明確相關(guān)用印手續(xù)及責(zé)任,保證用印工作順利進行

2適用范圍

2.1印鑒:公司向主管部門登記的或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。如:法人單位公章、

分公司財務(wù)/發(fā)票/合同專用章等;其中合同專用章由總部刻制;

2.2職銜簽字章:刻有總經(jīng)理職銜及簽名的印章;

2.3以上統(tǒng)稱為印章;

3詳細(xì)制度內(nèi)容

3.1印章管理的負(fù)責(zé)人、刻制

3.1.1印章管理負(fù)責(zé)人

3.1.1.1總部行政部負(fù)責(zé)全公司所有印章的數(shù)量及印章保管人員檔案的管

理,指導(dǎo)印章保管人用印規(guī)范,同時負(fù)責(zé)印章銷毀工作。

3.1.1.2總部法務(wù)部負(fù)責(zé)印章使用的法律責(zé)任的確定和相關(guān)問題的咨詢解

答。

3.1.1.3行政總監(jiān)(助理行政總監(jiān))為分公司所有印章的負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)本

公司印章使用的監(jiān)控。

3.1.1.4分公司行政部為分公司的印章管理部門,負(fù)責(zé)分公司印章的刻制

及建帳管理,銷毀的申請工作。

3.1.1.5具體印章的保管人由行政總監(jiān)指定。

3.1.2刻制:分公司填寫《刻章申請單》,將印章樣式標(biāo)明在表單中,經(jīng)行政總監(jiān)

同意,報送總部行政部??偛啃姓吭谝惶靸?nèi)回復(fù)同意后,方可組織印刻。

任何人不得私自刻制印章。

3.1.3由總部行政部刻制的印章,郵寄到各分公司行政總監(jiān)處,各分公司填寫貨

物確認(rèn)表示收到,同時行政總監(jiān)以郵件形式將印章保管人員的姓名、職位、

聯(lián)系方式報告總部行政部。

3.2印章的使用及管理

3.2.1每類印章(包括總部刻制的印章)必須由行政總監(jiān)確定唯一的印章保管人

員,由印章保管人員在《印章保管人員檔案表》簽字確認(rèn)后,分公司行政部

建立印章保管人員的檔案并報送總部行政部,總部行政部將其增加在公司印

章保管人員總檔案中。

3.2.2需要用印人員應(yīng)先在印章保管人員處領(lǐng)取《用印審批登記臺帳》,需用印的

文件、文稿等經(jīng)行政總監(jiān)同意,行政總監(jiān)在《用印審批登記臺帳》中簽字后,

即可用印。

3.2.3涉及合同、協(xié)議等文檔的用印(不包括總部下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)合同),必須有總部

法務(wù)部簽署同意的法律事務(wù)申請單,方可用印。

3.2.4對于附加協(xié)議的用印,同3.2.3條。

3.2.5印章保管人員在用印后,將《用印審批登記臺帳》填寫完全,發(fā)生崗位變

動時,需要將《用印審批登記臺帳》全冊與新人進行書面交接。

3.2.6印章保管人員因請假、出差等情況出現(xiàn)離崗4小時以上(重要印章的印章

保管人員離崗2小時以上)的,需將印章交行政總監(jiān)或總監(jiān)指定人員,并填

寫《印章交接單》,有交接記錄,各種用印程序、規(guī)定必須交代清楚,方可

離開。

3.2.7印章保管人員請假、出差等返回后,接替人員應(yīng)將接替期間的用印登記等

一并交還印章保管人員,同時將用印情況交接清楚。

3.2.8不允許在空白信箋或空白文書上加蓋印鑒。特殊情況必須取得總部法務(wù)部

同意方可用印,但必須在用印信箋或空白文書上編號。

3.2.9公章等印鑒不得帶出外用。特殊情況下需帶出外用的,由經(jīng)辦人做出書面

報告,注明用途、借用時間,經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)后,方可帶出外用。

3.2.10任何人包括上級領(lǐng)導(dǎo)無權(quán)強迫印章保管人員用印,對于該種情況,印章保

管人員應(yīng)立即拒絕,否則一切責(zé)任由印章保管人員承擔(dān)。

3.2.11印章保管人員對遇有自己不能掌握的新型或復(fù)雜用印申請要在用印前咨詢

總部法務(wù)部,確認(rèn)后方能用印。

3.2.12公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況,各印章保管人員應(yīng)迅速向行政

總監(jiān)及總部行政部報告,行政部根據(jù)情況依照本規(guī)定的手續(xù)辦理。

3.3印章的銷毀

3.3.1印章銷毀由總部行政部負(fù)責(zé)。分公司行政部填寫《印章銷毀申請表》,與需

銷毀印章一起,報總部行政部,由總部行政部統(tǒng)一銷毀。

3.3.2印章保管人員保管使用的印章若損壞,按刻章申請程序辦理。新章刻好后,

原損壞印章應(yīng)同時交還總部行政部,由總部行政部存檔或統(tǒng)一銷毀。

3.4違反用印管理規(guī)定所承擔(dān)的后果

3.4.1未將印鑒或加蓋印鑒的空白文書(如合同等)進行妥善保管,導(dǎo)致印鑒或

加蓋有效印鑒的空白文書遺失或被盜用的,對文書保管人處以100-500元的

罰款,由此造成的損失由空白文書保管人負(fù)責(zé)賠償,構(gòu)成犯罪的要依法追究

刑事責(zé)任。

3.4.2對于其他不按要求用印的,每查出一次,全公司內(nèi)通報印章管理員并處以

50元的罰款,同時印章保管人必須立即整改到位,否則加倍處罰。

3.4.3對于多次查出問題,多次都無法整改到位的印章保管人,免去其印章保管

人資格,同時作為工作業(yè)績的一部分在人力備案,作為不再續(xù)聘該人的內(nèi)容

之一。

3.4.4行政總監(jiān)對本公司使用印章出現(xiàn)的用印問題負(fù)連帶責(zé)任,處以100-1000元

的罰款并全公司內(nèi)通報;情節(jié)嚴(yán)重者,將按瀆職予以免職。

4相關(guān)說明

4.1本文件適用于大區(qū)及分公司的印章管理。

4.2屬于公司標(biāo)準(zhǔn)合同用印的,可直接按程序辦理即可,不需按3.2.4條辦理。

4.3公司財務(wù)章與個人職銜簽字章必須分開保管。

5表格

5.1刻章申請表

5.2印章保管人員檔案表

5.3用印審批登記臺帳

5.4印章交接單

5.5印章銷毀申請表

科技股份有限公司印章管理制度

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