建筑設(shè)計(jì)公司辦公管理制度
建筑工程設(shè)計(jì)公司辦公管理制度
第一節(jié)考勤制度
一、總體規(guī)定
1、考勤是公司規(guī)范管理的基礎(chǔ),是計(jì)發(fā)工資獎(jiǎng)金、享受福利待遇的主要依據(jù);
2、公司的考勤管理由行政部指定考勤員負(fù)責(zé);
3、公司董事、監(jiān)事、工作室負(fù)責(zé)人、獨(dú)立建筑師可以不參加考勤。
二、打卡
1、公司實(shí)行五天工作制,周一至周五,工作時(shí)間為:
上午9:00-12:30 下午 14:00-17:30
2、公司實(shí)行上、下班打卡制,周一至周五早上、下午所有參加考勤的人員必須按上、下班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)打卡兩次:
3、卡上不得出現(xiàn)任何未辦理手續(xù)的空白格子,對未辦理請假手續(xù)而出現(xiàn)空白格子者按曠工半天或一天處理;
4、任何人不得代人或托人打卡,違者雙方當(dāng)次打卡無效,各以曠工半天論處;
5、有急事外出或工作而忘記打卡者,須由直屬部門負(fù)責(zé)人補(bǔ)簽。若補(bǔ)簽失實(shí),對補(bǔ)簽和被簽者各以曠工半天論處。
6、每月允許三次忘打卡補(bǔ)簽,從第四次起忘打卡一次按曠工半天處理,以此類推。
7、因考勤系統(tǒng)或停電等特殊原因而不能打卡的,由行政部和各部門核實(shí)后統(tǒng)一簽字。
三、違反考勤制度的處理
1、遲到、早退
嚴(yán)格按公司規(guī)定的上、下班時(shí)間工作,以電腦打卡機(jī)記錄時(shí)間為準(zhǔn),否則以遲到、早退論處(事先請假、因公外出、出差除外),每遲到或早退1分鐘扣2元,依此類推 。連續(xù)遲到或早退五次或全月累計(jì)十次的,予以解聘;
2、曠工
① 上班時(shí)間半小時(shí)后或下班時(shí)間半小時(shí)前打卡者以曠工半天論處;
② 上班時(shí)間1小時(shí)后或下班時(shí)間1小時(shí)前打卡者以曠工1天論處;
③ 未經(jīng)準(zhǔn)假或假期已滿未續(xù)而不到職者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計(jì);
④ 偽造休假證明者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計(jì);
⑤ 無正當(dāng)理由,拒絕直屬主管或公司領(lǐng)導(dǎo)安排工作者以曠工一天論處;
⑥ 不服從工作調(diào)動(dòng),經(jīng)教育仍不到崗者以曠工論處,曠工天數(shù)按應(yīng)到未到崗天數(shù)計(jì);
⑦ 曠工一天扣3倍等時(shí)工資總額,以次類推(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);
⑧ 連續(xù)曠工3天,當(dāng)月累計(jì)曠工5天,全年累計(jì)曠工15天者按自動(dòng)離職辦理;
第二節(jié) 請、休假制度
一、請、休假天數(shù)審批權(quán)限
請假人員天 數(shù)審批者
室主任/主任工程師及以下人員1天(含)以上部門負(fù)責(zé)人
副總及以上人員假期無論時(shí)間長短總經(jīng)理
假期最小計(jì)算單位為1小時(shí),不足1小時(shí)的按1小時(shí)計(jì)。所有請假書面手續(xù)必須交于行政部統(tǒng)一管理,作為當(dāng)月考勤的依據(jù)。
二、假期分類
1、法定節(jié)假日10天:
元旦節(jié)1天 (1月1日);
春節(jié)3天(農(nóng)歷正月初一、初二、初三);
勞動(dòng)節(jié)3天(5月1日、2日、3日);
國慶節(jié)3天(10月1日、2日、3日);
國際婦女節(jié)0.5天(3月8日下午半天,限女員工)。
2、事假
員工凡請與工作無關(guān)的事假扣發(fā)事假期間內(nèi)工資(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);假滿上班時(shí)應(yīng)到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;
3、病假
員工請病假單由各部門負(fù)責(zé)人審批后交考勤員,假滿上班時(shí)憑醫(yī)院開具的診斷證明或其它醫(yī)院證明到考勤員處核銷,拒不提供醫(yī)院證明的,按曠工處理;病假期間內(nèi)的工資按月標(biāo)準(zhǔn)工資的60%發(fā)放(日工資=月標(biāo)準(zhǔn)工資/22);其他事宜按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4、試用期員工在試用期間事假累計(jì)10天以上,正式員工事假月累計(jì)15天或年累計(jì)50天以上的,均按自動(dòng)離職處理。遇特殊情況,報(bào)部門負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)可不受此限制。
5、婚假
正式員工可申請婚假,婚假7天,員工申請婚假,在請假或銷假時(shí)必須提供結(jié)婚證書,否則按曠工處理?；榧俦仨氃诮Y(jié)婚當(dāng)年使用。
6、產(chǎn)假、
合同期內(nèi)的女員工符合計(jì)劃生育政策生產(chǎn)時(shí),可申請產(chǎn)假。產(chǎn)假90天。
7、看護(hù)假
合同期內(nèi)的男員工,配偶生產(chǎn)時(shí),可申請看護(hù)假?？醋o(hù)假5天。
8、喪假
員工的父母、配偶或子女死亡,可申請喪假。喪假5天
9、帶薪年假
員工在公司連續(xù)工作期滿一年,第二年可享受七天的有薪年假,以后每增加一年則有薪年假增加一天,但最長不超過十五天,帶薪年假當(dāng)年有效,不可累計(jì)使用。請帶薪年假者,須提前一周填寫申請表辦理相關(guān)審批手續(xù),辦完工作交接后方能休假,且假滿上班時(shí)應(yīng)到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;
10、員工按以上5、6、7、8、9項(xiàng)休假時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)工資帶薪,一種假期最多分兩次以內(nèi)休完,假滿上班時(shí)須到考勤員處核銷,否則按曠工處理;
11、所有假期時(shí)間連續(xù)計(jì)算,含公休日,不含法定節(jié)假日。
三、假期獎(jiǎng)金和福利待遇發(fā)放標(biāo)準(zhǔn):
月累計(jì)休假7天及以上(國家法定節(jié)假日除外)取消當(dāng)月獎(jiǎng)金及津貼;
四、請、休假辦理流程:
填寫申請表-→按假期長短辦理審批手續(xù)-→辦理工作交接-→考勤員備案、歸檔-→假滿核銷
第三節(jié) 出差制度
一、辦理出差手續(xù):
1、員工出差,應(yīng)由派遣出差部門的負(fù)責(zé)人填寫出差派遣表一式兩份,一份交行政部以便考勤,一份由出差人憑以預(yù)借或報(bào)支旅費(fèi)交通費(fèi)報(bào)銷:
2、員工出差結(jié)束后應(yīng)及時(shí)到考勤員處辦理核銷,否則按曠工處理;
3、員工出差銷差后三日內(nèi)應(yīng)填具'出差旅費(fèi)報(bào)銷單',送請各部門負(fù)責(zé)人審批,總經(jīng)理審定后,交財(cái)務(wù)部憑票報(bào)銷。
二、交通費(fèi)報(bào)銷:
1、公司員工乘坐火車、輪船、飛機(jī)等交通工具按實(shí)際購票證明單報(bào)銷交通費(fèi);
2、搭乘公司的交通工具者,不得再報(bào)支交通費(fèi)。
3、市內(nèi)及短程(一日內(nèi))辦公事人員,按公司要求乘坐交通工具,并憑實(shí)際產(chǎn)生的交通票報(bào)銷。
三、出差福利:
職務(wù)級別住宿標(biāo)準(zhǔn)伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)借支備用金標(biāo)準(zhǔn)
公司董事500.00/天/人0.005000.00-20000.00/人*次
副總以上400.00/天/人60.0
0/天2000.00-5000.00/人*次
副經(jīng)理以上1、250.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次
2、150.00/天/人
專業(yè)負(fù)責(zé)人和初級主管以上1、180.00/天/人40.00/天2000.00-5000.00/人*次
2、120.00/天/人
員工1、120.00/天/人40.00/天1000.00-2000.00/人*次
2、80.00/天/人
說明:副總以上出差可住單間,副總以下人員出差按兩種住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行:一人出差時(shí)按1項(xiàng)住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,兩人及以上人員同時(shí)出差時(shí)按2項(xiàng)住宿標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
四、工地補(bǔ)助(長期出差):連續(xù)七天及以上天數(shù)派駐同地區(qū)工地工作者為長期出差,享受工地補(bǔ)助,每天160元(包括:市內(nèi)交通費(fèi)、伙食費(fèi)在內(nèi)),住宿標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)公司批準(zhǔn),憑工地派出單報(bào)銷。
第四節(jié) 辦公環(huán)境管理制度
一、環(huán)境綠化
1.行政部根據(jù)辦公實(shí)際需要經(jīng)審批后對外簽定花草租/購協(xié)議;
2.除花草公司定期維護(hù)和保養(yǎng)外,行政部指定專人進(jìn)行護(hù)理;
3.每位員工不得有意傷害花草,違者照價(jià)賠償;
二、環(huán)境衛(wèi)生
1.辦公環(huán)境的日常管理工作由行政部負(fù)責(zé);
2.公司環(huán)境衛(wèi)生由行政部清潔員負(fù)責(zé)。
3、每位員工要保持個(gè)人辦公區(qū)域的整潔,辦公用品擺放整齊,設(shè)計(jì)圖紙等無須帶走的重要文本下班后一定要妥善處理,如因個(gè)人處理不當(dāng)造成重要圖文丟失,則個(gè)人負(fù)全責(zé),公司視具體損失情況另行處罰;
4、任何員工不許在辦公家具和公共設(shè)施上亂涂亂畫,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;
5、公共辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和就餐,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;
6、辦公時(shí)間內(nèi)不許隨意喧嘩和嬉戲,以免防礙他人的正常工作,違者口頭警告,第三次按曠工半天處理;
7、辦公區(qū)兩翼為休息區(qū)和吸煙區(qū),員工不能亂扔報(bào)紙或煙頭,保持環(huán)境衛(wèi)生;
8、廁所衛(wèi)生規(guī)范:嚴(yán)禁在廁所內(nèi)吸煙、亂扔煙頭;嚴(yán)禁亂倒茶葉等物堵塞下水道;節(jié)約用水、紙;便后沖水;
三、辦公設(shè)備
1、辦公設(shè)備的添置與更換由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,統(tǒng)一由行政部辦理;
2、行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)工作。
3、每位員工的辦公設(shè)備都需登記存檔,未經(jīng)許可不得私自調(diào)換;
4、不得損壞辦公場所的設(shè)備設(shè)施,若有遺失或損壞,將予以賠償;
5、各部門要保證辦公區(qū)域的設(shè)備設(shè)施的完成,做到下班時(shí)關(guān)停所的設(shè)備電源;
四、員工儀表
1、員工進(jìn)入辦公區(qū)需佩帶員工證,由行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督;對于拒不佩帶者,行政部予以口頭警告,當(dāng)天口頭警告達(dá)3次者,按曠工1天處理;
2、員工儀容儀表整潔、大方,不許披頭散發(fā)、穿拖鞋上班;在工作區(qū)域內(nèi),不大聲喧嘩、不高聲談笑、聊天、工作時(shí)間不談?wù)撆c工作無關(guān)的事宜;不得在工作時(shí)間躺臥、打瞌睡;工作時(shí)間不得瀏覽與工作業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍、雜志、報(bào)紙;不準(zhǔn)在辦公區(qū)域上網(wǎng)聊天或打游戲;工作時(shí)間不得吃早點(diǎn)、零食。
3、修飾儀容應(yīng)在衛(wèi)生間或其它相對隱閉的地方進(jìn)行;
第五節(jié) 固定資產(chǎn)管理制度
一、固定資產(chǎn)的購置和變更:
固定資產(chǎn)的購置和變更統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)辦理,不允許各部門或員工私自購置與擺放,以保持辦公環(huán)境的統(tǒng)一與協(xié)調(diào),特殊需購置的需先由部門負(fù)責(zé)人審批再由行政部上報(bào)總經(jīng)理審定,最后在行政部備案;
二、登記:
所有固定資產(chǎn)均需登記造冊,要清楚記載使用人和使用地點(diǎn);
三、領(lǐng)用:
固定資產(chǎn)的領(lǐng)用需先由部門負(fù)責(zé)人審批,再由行政部領(lǐng)用,并登記備案;
四、維護(hù):
行政部負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的日常維護(hù),每位員工應(yīng)小心和愛惜地使用自己支配的固定資產(chǎn)資源,對于由于員工明顯的過錯(cuò)而造成的固定資產(chǎn)損壞,應(yīng)視情況予以賠償;
五、管理:
行政部每月應(yīng)對公司的所有固定資產(chǎn)進(jìn)行定期盤點(diǎn),及時(shí)掌握固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)情況,對帳物不符的,要徹查;行政部每月底制作固定資產(chǎn)月報(bào)表由部門負(fù)責(zé)人審批,總經(jīng)理審定。
六、報(bào)廢固定資產(chǎn)的處理:
對于不能使用的固定資產(chǎn),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批由行政部上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以變賣或報(bào)廢,并及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)室;
第六節(jié) 低值易耗品管理制度
一、申購:
1、每周各部門擬定所需的低值易耗品的計(jì)劃,交行政部商務(wù)人員統(tǒng)一對外采購。
2、行政部商務(wù)人員根據(jù)各部門的采購計(jì)劃,進(jìn)行貨比三家,在指定的供應(yīng)商處進(jìn)行采購。
二、領(lǐng)用:
1、低值易耗品的領(lǐng)用采取登記制,各部門指派專人根據(jù)采購計(jì)劃在商務(wù)文員處領(lǐng)取。
2、新入職人員的低值易耗品,商務(wù)文員負(fù)責(zé)為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;
三、管理:
1、負(fù)責(zé)購發(fā)低值易耗品的商務(wù)人員要做到貨品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;
2、負(fù)責(zé)購發(fā)低值易耗品的商務(wù)人員要建立帳本,辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字。
3、每月5日由商務(wù)文員制作低值易耗品月報(bào)表,以此作為月底結(jié)算的依據(jù)。
4、員工個(gè)人購買的由個(gè)人妥善保管與擺放。
5、員工應(yīng)本著節(jié)約的原則妥善使用與保管。
第七節(jié) 證照年審與變更管理制度
一、證照類別:
1、公司經(jīng)營運(yùn)作所需的各類證、照,包括工商、稅務(wù)、勞動(dòng)、人事等政府部門頒發(fā)的證、照、下發(fā)的批文和行業(yè)協(xié)會、社會團(tuán)體、銀行等頒發(fā)的證、照。
2、公司獲得的各種榮譽(yù)、文件、證書、牌匾等。
一、證照保管部門:
稅務(wù)證由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理和保存;
其他證照如:企業(yè)營業(yè)執(zhí)照(正、付本)、企業(yè)代碼卡、職稱證、注冊師證、勞動(dòng)、人事證照等由行政部負(fù)責(zé)管理和保存;
二、管理方法:
1、管理部門必須建立登記臺賬,記錄證照的出入情況,保證其使用及安全;
2、因業(yè)務(wù)需使用復(fù)印件、影印件的,必須在管理部門登記備案;
3、證照原本原則上不予借用,特殊情況因工作需要借用的,必須辦理書面借用審批手續(xù),需公司總經(jīng)理或其授權(quán)人審批同意借用。
三、年審日期:
稅務(wù)證:長期有效,不必年審;
營業(yè)執(zhí)照:每年1月1日至4月30日;
企業(yè)代碼卡:每年5月份;
職稱證:按規(guī)定時(shí)間辦理;
注冊師證:按規(guī)定時(shí)間辦理;
暫住證:按規(guī)定時(shí)間辦理;
其他證照:按規(guī)定時(shí)間辦理;
四、公司及員工的各種證照由行政部負(fù)責(zé)辦理年審;
五、變更:根據(jù)相關(guān)部門具體要求或公司實(shí)際需要另行辦理;
六、公司副總以上級的車輛年審(按車牌尾數(shù)所對應(yīng)的月份)及養(yǎng)路費(fèi)(每年12月份)、車船使用費(fèi)(按車牌尾數(shù)所對應(yīng)的月份)等的交納由行政部負(fù)責(zé)辦理;
第八節(jié) 印章管理
一、印章的種類及保管部門:
印章種類數(shù)量(枚)保管部門/人
分公司公章1行政部
銀行印鑒私章(分公司)1 總經(jīng)理
合同章(總公司、分公司)各1營銷部
行政章 1行政部
財(cái)務(wù)章1 財(cái)務(wù)部
技術(shù)專用章 1 技術(shù)委員會
出圖章1 技術(shù)委員會
注冊師章(建筑、結(jié)構(gòu)) 各 1技術(shù)委員會
二、 印章使用流程:印章專管人首先應(yīng)有授權(quán)人的書面授權(quán)方可保管
公章、印鑒私章:申請人填表→部門負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交總經(jīng)理留存
合同章:申請人填表→部門負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交營銷部留存
行政章:申請人填表→部門負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交行政部留存
財(cái)務(wù)章:申請人填表→部門負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交財(cái)務(wù)部留存
技術(shù)專用章:申請人填表→部門負(fù)責(zé)人審批→總工程師或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交總工程師留存
出圖章、注冊師章:申請人填表→部門負(fù)責(zé)人審批→總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)→蓋章→申請表交技術(shù)委員會留存
第九節(jié)文件管理制度
一、文件分類:
1、規(guī)定:發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用'規(guī)定'。
2、決定、決議:對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用'決定'。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用'決議'。
3、通知:轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用'通知'。
4、通報(bào):表彰先進(jìn),批評錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用'通報(bào)'。
5、申請、請示、報(bào)告:向上級請求批示與批準(zhǔn),用'申請、請示'。向上級匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用'報(bào)告'。
6、批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng)用'批復(fù)'。
7、函:商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用'函'。
8、會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會者共同遵守的,用'會議紀(jì)要'
二、發(fā)文格式與編號:
1、根據(jù)公司目前的管理架構(gòu),文件分為:
紅頭文件:公司制定的各種規(guī)章制度、重大決定、對外公函等;
藍(lán)頭文件:公司有關(guān)部門簽發(fā)的一般性、臨時(shí)性文件;
2、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部分組成。
2、所有文件按行政、人事、財(cái)務(wù)、技術(shù)、董事、營銷字樣加以區(qū)分,文件保管人須按'行政'、'人事'、'財(cái)務(wù)'、'技術(shù)'、'董事'、'營銷'分類造冊以便查找;
3、文件編號:采用'bfhsy04001xz'方式,其中'bfhsy'為'北方漢沙楊'的拼音縮寫,'04'表示年份,'001'表示文件序號,'xz'是'行政'的拼音縮寫,類似地,'rs'表示人事、'cw'表示財(cái)務(wù)、'js'表示技術(shù)、'ds'表示董事、'yx'表示營銷;
二、文件簽發(fā):
部門起草提交行政部編號、打印部門負(fù)責(zé)人審批
總工程師簽發(fā)(技術(shù)類)
行政部留檔各部門歸檔
三、文件密級管理:
1、公司秘密的密級分為'機(jī)密'、'秘密'二級。
①機(jī)密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密文件僅發(fā)給公司董事一級,包括:合伙協(xié)議、合作協(xié)議、臨時(shí)聘用及合作協(xié)議、不公開的董事會決議或會議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、公司經(jīng)營情況、公司尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息、重要會議記錄、公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入;
②秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。秘密文件可發(fā)給普通員工,包括公司的各種規(guī)章制度;
③公開文件指讓所有員工知曉的并可貼于公告欄的臨時(shí)性、緊急性通知、通告屬于公司秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密;
④所有文件都應(yīng)有對應(yīng)的電子文檔2份,每季度還應(yīng)有2份光盤備份;
2、保密措施
對于密級文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施:
①非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
②收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施;
③在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。
④在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、責(zé)任與處罰
①出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資10元以上500元以下:
a泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;
b已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。
②出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失:
a故意或過失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;
b違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;
c利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。
第十節(jié) 檔案管理制度
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。
一、檔案分類:共分六大類,所有檔案均需有紙質(zhì)文檔和電子文檔備份
1、行政類:裝修合同、辦公家私合同、租賃合同、電話及網(wǎng)絡(luò)、公司各類證照原件及復(fù)印件,其它行政文件;
2、人事類:面試人員檔案(分部門、分職能):個(gè)人簡歷及其它證明;
員工檔案:個(gè)人簡歷及其它證明、聘用人員人事檔案表、勞動(dòng)合同、畢業(yè)生接收協(xié)議(或有)、考勤記錄、獎(jiǎng)懲記錄、工作變更、晉級記錄、合同解除手續(xù)等;
3、財(cái)務(wù)類:收入合同;滿一年須移交行政部;
4、技術(shù)類:設(shè)計(jì)前期成果(a3/a4紙檔 1,電子檔 2)、概念方案成果(a3紙檔 1,電子檔 2)、報(bào)建方案成果(a3紙檔 1,電子檔 2)、擴(kuò)初設(shè)計(jì)成果(底圖 1,電子檔 2)、施工圖成果(底圖 1,電子檔 2)、各階段甲方往來函件及施工變更文件(紙檔 1,電子檔 2)
5、董事類:董事會決議或會議紀(jì)要等文件;
6、營銷類:營銷部文件、協(xié)議、合同等。
二、檔案編號及歸檔:
按時(shí)間先后進(jìn)行編號;按行政、人事、技術(shù)、財(cái)務(wù)、董事、營銷六大類進(jìn)行歸檔保存,其中財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部專人負(fù)責(zé)保管,行政、人事、技術(shù)、董事檔案由行政部專人專夾、專柜保管,同時(shí)應(yīng)做到第三人按標(biāo)識隨時(shí)可查,營銷檔案由營銷部專人負(fù)責(zé)保管。
三、調(diào)檔、歸檔流程:
調(diào)檔人填寫調(diào)檔申請表→部門負(fù)責(zé)人審批→行政部經(jīng)理審批→總經(jīng)理或總工程師批準(zhǔn)→檔案專管員提檔并簽名→檔案專管員及時(shí)歸檔并簽名;
調(diào)檔人必須對所調(diào)檔案的完整性、安全性付全責(zé)。檔案若出現(xiàn)破損,則應(yīng)及時(shí)修補(bǔ),檔案遺失,則行政降級,并視損失嚴(yán)重性另行處罰;
四、檔案的銷毀: 檔案保管員填寫'檔案銷毀審批表及清單'→行政部經(jīng)理審批→總經(jīng)理或總工程師批準(zhǔn)→行政部經(jīng)理監(jiān)督銷毀→作銷毀登記
第十一節(jié) 安全管理制度
一、安全管理:
公司實(shí)施節(jié)假日值班制度,由行政部負(fù)責(zé)每月的值班安排和監(jiān)督工作,值班人員必須按時(shí)到崗,并認(rèn)真履行值班職責(zé),并填寫值班記錄。
二、消防安全:
1.行政部每天指派專人巡查辦公區(qū)域的消防控制點(diǎn),及時(shí)發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、排除消防隱患;
2.及時(shí)制止違規(guī)吸煙者,員工連續(xù)三次被發(fā)現(xiàn)在公共辦公區(qū)內(nèi)吸煙的予以解聘; 二、鑰匙管理:
1、每套鑰匙需有編號,并登記使用、不得私自配制;丟失鑰匙必須追究責(zé)任;
2、余匙存放在檔案室墻上明列。
場所總數(shù)量 使用人/數(shù)量 余匙保管人/數(shù)量
各辦公室門匙3董事、合伙人/1行政主管/2
行政部門匙 3行政主管、檔案員、營銷主管各 1行政主管/0
檔案室門匙 3檔案員、周老/1 行政主管/1
財(cái)務(wù)部門匙 3 會計(jì)、出納共3行政主管/0
會計(jì)檔案柜2 會計(jì)/1總經(jīng)理/1
出納檔案柜 2出納/1總經(jīng)理/1
會議室門匙3商務(wù)文員/1 行政主管/2
會議室柜匙 3商務(wù)文員/1 行政主管/2
兩翼及中間消防門3值班人員/1行政主管/2
電梯鐵閘門(2個(gè)) 2x2商務(wù)文員/1x1行政主管/1x1
員工柜匙 2員工/1 行政主管/1
三、網(wǎng)絡(luò)信息安全:
1、行政部應(yīng)指定專人定期對公司的電腦進(jìn)行必要的殺毒處理,確保資料不受電腦病毒的侵害;
2、行政部只保留各辦公室、行政部、各部門負(fù)責(zé)人的usb接口和網(wǎng)卡,以防病毒入侵和資料外泄;
第十二節(jié) 溝通與交流
公司鼓勵(lì)員工與員工、上級與下級之間保持平等的對話。這種良好、融洽、坦誠的人際關(guān)系與交流溝通,保持了我們和諧、相互信任、共同進(jìn)步的工作氛圍,是我們高效協(xié)作的基礎(chǔ),而且使我們及時(shí)了解自己工作的得失,不斷得到改進(jìn)。
一、內(nèi)部投訴和合理化建議
當(dāng)你認(rèn)為你個(gè)人的利益受到不應(yīng)有的侵犯,或?qū)镜慕?jīng)營管理措施有不同的意見,或發(fā)現(xiàn)有違反公司各項(xiàng)規(guī)定的行為時(shí),可以向相關(guān)當(dāng)事人或部門提出投訴。如果被投訴人或被投訴部門無法提供給你滿意的解決意見,你的投訴會被逐級提交,保證有明確的反饋。
公司鼓勵(lì)員工對公司提出合理化建議,如果你對公司的發(fā)展,管理等問題有自己的看法和觀點(diǎn),無論是大的問題、小的細(xì)節(jié)公司都希望得到你的建議。行政部負(fù)責(zé)收集員工的合理化建議,并負(fù)責(zé)它們得到準(zhǔn)確的傳遞。
二、公司內(nèi)部網(wǎng)站
公司的內(nèi)部網(wǎng)站是我們信息傳遞與交流的最為豐富和頻繁的地方,在這里你可以了解公司的最新動(dòng)態(tài)、項(xiàng)目展示、內(nèi)部信息,并可在論壇上發(fā)表高見,我們可以實(shí)現(xiàn)充分的信息資源共享。
