生物科技公司備用金管理制度
內蒙古佰惠生生物科技有限公司備用金管理制度
為加強公司備用金管理,進一步規(guī)范備用金使用,保證單位日常工作開展的現(xiàn)金支出需要,確保資金安全,結合公司實際情況,制定本辦法。
一、本制度適用于公司各部門
二、備用金范圍
1、采購員零星采購備用金;
2、個人因公出差零星開支備用金;
3、經(jīng)常性的零星開支備用金;
4、其他備用金。
三、實行備用金制度有利于各部門工作人員積極靈活地開展業(yè)務,從而提高工作效率,但必須做到??顚S?,不得挪用、轉借他人或用于其他用途,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將嚴肅處理。
四、備用金借款和報銷手續(xù)程序
1、工作人員需臨時借用備用金時,借款人按規(guī)定的格式內容填寫借款單,并按流程辦理簽字手續(xù)。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整,經(jīng)審核無誤后才能辦理付款手續(xù)。
2、借款人員完成業(yè)務后應在三日內,填寫好“報銷單”的各項規(guī)定內容,并經(jīng)主管領導審批后,再將“報銷單”返回財務部,財務人員根據(jù)財務制度規(guī)定認真審核無誤后,辦理報銷手續(xù)。
3、借款人辦理報銷手續(xù)時,財務人員應查閱“備用金”臺賬,查明報銷人員原借款金額,對報銷的超支款項應及時付現(xiàn)退還本人,對報銷后低于備用金金額款項的,應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
4、因業(yè)務原因需長期借用備用金的人員可由財務部根據(jù)實際情況核定,撥出一筆固定數(shù)額的現(xiàn)金并規(guī)定使用范圍;使用部門必須設立專人經(jīng)管定額備用金,備用金經(jīng)管人員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報銷憑證,并設立備用金登記簿,記錄各種零星支出。經(jīng)管人員必須按月定期向公司財務部申報備用金使用情況,按時對備用金用款和結余情況進行清理和結算,將相關報銷憑證按公司規(guī)定程序審批后報財務部門銷賬,多退少補。前賬未清,不得繼續(xù)借款。對因特殊原因不能按時結算的,須提前向財務負責人說明原因,經(jīng)財務負責人同意后,方可延期。
五、備用金額度
備用金實行限額管理,備用金限額根據(jù)單位日常業(yè)務3—5日內零星開支所需要的現(xiàn)金量核定。
1、采購員借用的零星采購用款,單次不得超過5000元,超過5000元的材料采購,應由供貨方持合法、真實、完整的原始資料,按規(guī)定的程序經(jīng)審核批準后,到公司財務部辦理貨款支付、結算手續(xù)。
2、員工因公出差借款,按預計出差天數(shù)、往返路費、住宿費等支出核定借款額度。
3、辦公室零星費用,單次不得超過3000元,超過3000元,按財務制度規(guī)定的審批程序,到財務部辦理結算手續(xù)。
4、其他借款,根據(jù)實際情況核定金額。
六、備用金使用審批權限
備用金使用由部門負責人簽字,部門負責人為備用金借款的第一責任人。
七、財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬,按月及時清理。
八、借用備用金的人員應在兩周內沖賬,對無故拖延者,財務部發(fā)出最后一次催辦通知后還不辦理者,財務部有權從下月起直接從借款人工資中抵扣,不再另行通知。
九、所有各種備用金,必須在年末進行徹底清理,不允許跨年度使用。對因特殊原因必須跨年度使用備用金時,年底必須重新辦理借款手續(xù),并沖銷當年借款。
十、本制度由公司財務部負責解釋和修訂。
十一、本制度自下發(fā)之日起實施。
內蒙古佰惠生生物科技有限公司財務部