服務(wù)公司合同管理制度
行政人事管理制度文件
――科技服務(wù)公司合同管理制度
一、目的
為加強(qiáng)公司的合同管理工作,實(shí)現(xiàn)公司合同管理的制度化、規(guī)范化,預(yù)防與減少工作失誤,維護(hù)公司合法權(quán)益,擬定以下合同管理制度。
二、適用范圍
本制度適用于所有公司對(duì)外簽訂合同。
三、職責(zé)
(一)行政管理部:合同專員負(fù)責(zé)公司經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)收購(gòu)合同的電子版存檔,紙質(zhì)版打印、回收、建檔、保管工作,負(fù)責(zé)招商部租賃合同的打印、分發(fā)、登記、回收、存檔、保管工作。
(二)合同承辦部門:負(fù)責(zé)合同的編寫、修訂。
(三)總經(jīng)辦:負(fù)責(zé)合同法律內(nèi)容審核。
(四)財(cái)務(wù)部:負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)結(jié)算。
(四)其他關(guān)聯(lián)部門:負(fù)責(zé)合同專業(yè)技術(shù)及經(jīng)濟(jì)商務(wù)內(nèi)容審核。
四、合同的訂立
(一)公司推行合同示范文本制度。對(duì)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中大量發(fā)生的常見合同,如《房屋出租合同》、《租賃合同》,應(yīng)組織編制有關(guān)業(yè)務(wù)通行的規(guī)范合同文本,原則上不予更改,如有特殊情況要進(jìn)行修改的,由合同承辦部門負(fù)責(zé)修改。
(二)規(guī)范合同文本修改以及其他合同訂立應(yīng)遵循以下流程:合同承辦部門修改/編制合同→總經(jīng)辦審核→相關(guān)部門審核→合同簽訂。
(三)合同承辦部門應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資質(zhì)、資信情況和履約能力等進(jìn)行了解和調(diào)查;合同承辦部門在授權(quán)范圍內(nèi)與合同相對(duì)方進(jìn)行談判;重大合同項(xiàng)目談判,應(yīng)當(dāng)由承辦部門牽頭,組成由商務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)、法律人員參加的談判小組,按專業(yè)和職責(zé)分工歸口把關(guān),提出并優(yōu)化談判方案。對(duì)專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)內(nèi)容復(fù)雜的合同,應(yīng)有相關(guān)技術(shù)專家參與談判,專家意見納入合同歸檔資料。
五、合同的履行
(一)合同正式生效前,不得實(shí)際履行合同。
合同生效后,合同承辦部門應(yīng)當(dāng)全面履行合同約定,落實(shí)質(zhì)量、數(shù)量、進(jìn)度、工程變更、工期(交貨期限)、驗(yàn)收、工程交接、付款等內(nèi)容,同時(shí)應(yīng)接受合同主管部門對(duì)履約情況的監(jiān)督檢查。
(二)合同履行期間,合同承辦部門應(yīng)妥善保管與合同相關(guān)的雙方函電、文書、傳真、往來(lái)憑證等相關(guān)證明資料。
(三)因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款,承辦部門在征得總經(jīng)辦的同意并經(jīng)合同審核部門審核、合同管理部門備案后,與外部單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)更改合同。
六、合同管理
(一)招商部《房屋出租合同》管理
招商部《房屋出租合同》管理流程:行政專員打印合同→招商部經(jīng)理登記領(lǐng)用合同→招商部經(jīng)理發(fā)放給招商專員→招商專員簽約→招商部經(jīng)理審核合同→提交合同專員→合同專員審核、存檔并更新信息
1.行政管理部合同專員及時(shí)打印好帶有編號(hào)的合同,每份一式兩份,并蓋好合同章,各區(qū)域的合同編號(hào)均有分類(例:平樂(lè)村合同編號(hào)為pl00000、
