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小公司印章管理制度

發(fā)布時間:2024-11-29 查看人數:81

小公司印章管理制度

小公司印章管理制度

印章管理制度

第一條 目的

為保證公章使用的合法性、嚴肅性和可靠性,杜絕違法行為,維護公司利益,特制訂本管理制度。

第二條 適用范圍

本制度適用于集團公司及其子公司。

第三條 印章的刻制和啟用

一、印章的刻制

1、公司印章的刻制均須報公司主要負責人批準,由集團公司行政人資部或子公司綜合辦開具介紹信,到公安機關相關部門辦理刻制手續(xù)。

2、印章的形體和規(guī)格,按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

二、印章的啟用

1、新印章啟用前要做好戳記,并留樣保存,以便備查。

2、印章啟用應報公司主要負責人批準,并下發(fā)啟用通知,注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。

第四條 印章的保管、交接和停用

一、公司各類印章必須有專人保管

1、公司公章、合同專用公章由公司主要負責人指定專人保管,財務專用章、法人代表人私章、發(fā)票專用章由財務部門指定兩人分別保管,各部門印章由各部門指定專人專柜保管。各印章保管人員名單須報集團公司行政人資部或子公司綜合辦備案。

2、印章保管須有記錄,注明公章名稱、頒發(fā)部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

3、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用的,由用印人填寫《印鑒使用簽批單》,征得其部門主管同意,并經公司主要負責人批準,由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同的,由借用人填寫借據,經公司主要負責人批準,方可帶離公司。印章外出期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。

4、 印章保管人因事離崗時,須由部門主管指定人員暫時代管,以免貽誤工作。

二、印章保管必須安全可靠,加鎖保存,不可私自委托他人代管。

三、印章保管有異?,F象或遺失,應保護現場,及時匯報,配合查處。

四、印章移交須辦理手續(xù),簽署移交證明,注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。

五、有下列情況,相關印章須停用:

1、公司名稱變動;

2、印章使用損壞;

3、印章遺失或被竊,聲明作廢。

六、印章停用時須經公司主要負責人批準,及時將停用印章送集團公司行政人資部或子公司綜合辦封存或銷毀,建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

第五條 印章使用

一、使用范圍如下:

1、凡屬以公司名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司公章;

2、凡屬部門業(yè)務范圍內的加蓋部門章;

3、凡屬合同類的用合同專用章;

4、凡屬財務會計業(yè)務的用財務專用章。

二、使用程序

1、公司業(yè)務合同、項目協議、授權書、承諾書等用印都須先經部門主管審核、公司分管領導批準,填寫《印鑒使用簽批單》后方可用印,同時需將用印文件的復印件交印章保管部門備案。

2、印章使用必須建立用章登記制度,嚴格審批手續(xù),不符合規(guī)定的和不經主管領導簽發(fā)的文件、合同等,印章管理人有權拒印。

3、嚴禁在空白合同、協議、證明及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時,須經公司領導簽字同意方可;待工作結束后,必須及時向公司簽字用印的領導匯報用印空白文件的使用情況,未使用的必須立即收回作廢,已使用的合同協議類文件須報印章管理部門備案。

第六條 銀行印鑒章管理

一、印鑒章保管要求

1、 二枚印鑒章必須分開保管,不可一人同時保管使用,一般情況,財務負責人和會計各保管一枚印鑒章。

2、 上班時間,印鑒章必須放在帶鎖的抽屜中,休息或離開位置時必須上鎖;下班時印鑒章必須放入柜,不得隨意擺放。

二、印鑒章帶離財務部門,必須進行登記注明用途,財務負責人審核,同時報公司主要負責人審批。印鑒章帶離必須是公司內部2個人員,同時一定是財務部門和綜合辦各出一人。

三、印鑒章加蓋在非銀行票據的紙質文件,必須報財務負責人審核,公司主要負責人批準,并進行登記。

印鑒章加蓋在非銀行票據的紙質單據(如收據、優(yōu)惠券等)上,必須有本公司相關文件的規(guī)定,財務負責人批準后予以蓋章。

四、刻制印鑒章,須經財務負責人書面申請,公司主要負責人審核,報集團公司審批后,予以刻制。

第七條 違紀處理

一、違反以上規(guī)定者,公司將追究相關人員的責任,若給公司造成經濟損失或不良社會影響者,公司將追究其法律責任。

二、印章保管員應將《印章使用簽批單》保存好,每年年底底交相關行政部門匯總存檔。

第八條 附則

《印章使用簽批單》

《印章移交表》

《印章管理責任書》

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