某物業(yè)公司采購(gòu)管理制度
1.0 總則
1.1目的
為了規(guī)范公司采購(gòu)行為,兼顧效率及成本,在保證公司日常運(yùn)營(yíng)所需物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付使用的前提下,降低風(fēng)險(xiǎn),減少交易成本,保持并保證對(duì)供應(yīng)商的談判能力,以獲得較優(yōu)性價(jià)比的采購(gòu)物資,特制定本制度。
1.2 適用范圍
本制度適用于**物業(yè)管理有限公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需的所有物資的采購(gòu)管理。
2.0 采購(gòu)職能部門劃分
2.1物資使用部門:負(fù)責(zé)《申購(gòu)單》的申報(bào)及物資質(zhì)量的把關(guān)。
2.2采購(gòu)部門:負(fù)責(zé)物資具體的采購(gòu)以及采購(gòu)資料的管理。
2.3倉(cāng)庫(kù)管理部門:負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗(yàn)收。
2.4財(cái)務(wù)部門:負(fù)責(zé)采購(gòu)貨款的支付結(jié)算。
2.5總經(jīng)理:負(fù)責(zé)權(quán)限內(nèi)的采購(gòu)、貨款的審批和超出權(quán)限范圍的審核,以及采購(gòu)的監(jiān)督。
2.6集團(tuán)采購(gòu)部:對(duì)采購(gòu)的監(jiān)督和檢查。
3.0 采購(gòu)管理
3.1采購(gòu)物資分類
3.1.1a類物資:辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的it設(shè)備、備件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及備件、開(kāi)發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、::計(jì)算機(jī)外設(shè)與耗材及其維護(hù)服務(wù);公司用車輛、家具、辦公設(shè)備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、場(chǎng)地修飾、設(shè)施維護(hù)以及其它行政類物資及服務(wù)。
3.1.2b類物資:工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護(hù)而需要的各種水電配件、土建施工常用品。
3.1.3c類物資:清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設(shè)備、工具、消耗品;小區(qū)綠化所需的設(shè)備、工具、消耗品、補(bǔ)種的花草、樹(shù)木以及維護(hù)。
3.1.4d類物資:勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動(dòng)保護(hù)用品。
3.1.5e類物資:固定資產(chǎn)類物資。會(huì)同集團(tuán)采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)。
凡本制度定義范疇內(nèi)的采購(gòu)物資類型,均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應(yīng)參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。
3.2購(gòu)方式
3.2.1計(jì)劃采購(gòu):各部門根據(jù)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、以及工作計(jì)劃于每月25日編制申購(gòu)計(jì)劃,并填寫《申購(gòu)單》報(bào)主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后,報(bào)總經(jīng)理審批,如超出審批權(quán)限,上報(bào)集團(tuán)審批。
3.2.2緊急采購(gòu):采購(gòu)人員得到總經(jīng)理口頭允許,可以先行采購(gòu),而后補(bǔ)辦《申購(gòu)單》手續(xù)。
3.3采購(gòu)流程
申請(qǐng)人填寫《申購(gòu)單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購(gòu)人員按計(jì)劃采購(gòu)--物資使用部門和倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收接受--采購(gòu)人員辦理財(cái)務(wù)等相關(guān)手續(xù)并登記管理。
3.4采購(gòu)審批權(quán)限
3.4.1為提高工作效率,采購(gòu)在2000元以下的,由總經(jīng)理審批權(quán)后,可進(jìn)行采購(gòu);
3.4.2采購(gòu)在2000以上的由總經(jīng)理審批后,報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人審批,方可進(jìn)行采購(gòu)。
3.5采購(gòu)價(jià)格管理
3.5.1采用貨比三家的方法:由采購(gòu)人員與使用人員對(duì)市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查,向幾家供應(yīng)商發(fā)放詢價(jià)表,進(jìn)行比價(jià)、議價(jià)到最后定價(jià),并做好詢價(jià)、定價(jià)表的管理。
3.5.2由集團(tuán)采購(gòu)部提供價(jià)格參考表,再進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、定價(jià)。
3.6采購(gòu)實(shí)施
3.6.1采購(gòu)人員根據(jù)審批的《申購(gòu)單》,依據(jù)實(shí)際情況,進(jìn)行詢價(jià)、定價(jià)后,確定供應(yīng)商,進(jìn)行采購(gòu)。
3.6.2大宗用品或長(zhǎng)期需用物資,與有關(guān)廠家、供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議,以保證質(zhì)量以及合理的價(jià)格供應(yīng)。
3.6.3與集團(tuán)采購(gòu)部保持信息共享,做好物資采購(gòu)保障工作。
3.6.4原則上采購(gòu)人員應(yīng)尋找至少三家以上的供應(yīng)商,進(jìn)行各方面的比較后再確定最終供應(yīng)商。
3.7采購(gòu)貨款的支付與報(bào)銷
3.7.1采購(gòu)人員報(bào)銷時(shí),必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購(gòu)單》、送貨單、倉(cāng)庫(kù)的《入庫(kù)單》。
3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認(rèn)、主管經(jīng)理審核、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付結(jié)算工作。
3.8采購(gòu)協(xié)議和合同以及各種采購(gòu)資料的管理
3.8.1長(zhǎng)期供應(yīng)商。要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同),以確保其供應(yīng)物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價(jià)格的合理性。
3.8.2臨時(shí)供應(yīng)商。要求與其達(dá)成口頭協(xié)議,保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價(jià)格的合理性。
3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格,做好各種表格的管理
4.0 供應(yīng)商管理
4.1建立供應(yīng)商檔案。做好原始詢價(jià)表的管理,以及對(duì)供應(yīng)商定期評(píng)價(jià),包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、送貨時(shí)間觀念等各項(xiàng)評(píng)價(jià)。
4.2不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商。及時(shí)調(diào)整,減少對(duì)公司的損失。
5.0 采購(gòu)的監(jiān)督和檢查
5.1采購(gòu)人員每月5日向集團(tuán)采購(gòu)部上報(bào)《月度采購(gòu)報(bào)告》,每年1月20日向集團(tuán)采購(gòu)部上報(bào)《年度采購(gòu)報(bào)告》。
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6.0 采購(gòu)人員職業(yè)規(guī)范
6.1本規(guī)范適用于采購(gòu)人員及公司其它部門直接或間接參與采購(gòu)工作人員(以下統(tǒng)稱為采購(gòu)人員)。
6.2采購(gòu)人員應(yīng)以公司利益為己任,不允許向供應(yīng)商索要禮品或接受禮品,以及私自收受其它個(gè)人利益,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),公司::將根據(jù)有關(guān)規(guī)定處理直至予以辭退。
6.3采購(gòu)人員只有在合理的工作原因情況下,經(jīng)主管經(jīng)理認(rèn)可后,方可接受供應(yīng)商的宴請(qǐng);在采購(gòu)談判過(guò)程中,無(wú)論任何原因,都不允許接受供應(yīng)商的邀請(qǐng)。
6.4采購(gòu)人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下,方可接受供應(yīng)商的邀請(qǐng),前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開(kāi)商務(wù)活動(dòng)。
6.5采購(gòu)人員代表公司形象,對(duì)于供應(yīng)商方面的工作人員,應(yīng)當(dāng)做到有禮有節(jié),公平對(duì)待,不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。
6.6采購(gòu)人員在與供應(yīng)商的談判過(guò)程中,應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,杜絕任意或無(wú)意的泄密行為。
6.7對(duì)違反本制度的行為,公司有權(quán)進(jìn)行處理,包括必要時(shí)對(duì)嚴(yán)重違反本制度的員工解聘,情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)構(gòu)處理。
7.0 附則
7.1本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋;
