某科技公司物品購銷管理制度
科技公司物品購、銷管理制度
為了加強物品購、銷的管理,防止庫存積壓、滯銷因管理造成的壞帳等損失,結(jié)合公司的實際,特制定本制度。
1、物品購銷合同(協(xié)議與技術(shù)要求)必須由銷售部(國際或國內(nèi),以下統(tǒng)一簡稱銷售部)或技術(shù)開發(fā)部指定人員簽訂。合同簽訂人員須認真學(xué)習(xí)《合同法》及有關(guān)法律和公司規(guī)定,不得因此而給公司帶來損失。合同在簽訂前須由經(jīng)辦人填寫合同簽訂申請書(格式附后),經(jīng)銷售部或技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理審定后,報公司總經(jīng)理批準,方可簽署。
2、購銷合同:銷售部、技術(shù)開發(fā)部由專人統(tǒng)一編寫、登記、編制、發(fā)送和保存。所有合同必須保留正本兩份,一份交財務(wù)部做付款憑證,另一份交由相關(guān)部門合同管理人員留檔備查。
3、物品的采購
3.1物品的采購,按每月加工、銷售計劃及一定數(shù)量的庫存,經(jīng)銷售部和技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理審核后報總經(jīng)理批準,不得因提前或拖延采購而影響加工或銷售,也應(yīng)避免因超計劃采購帶來積壓或損失。
3.2采購人員采購物品時,應(yīng)填寫請購單(格式附后),經(jīng)銷售部或技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理審核同意后報總經(jīng)理審批;方可采購。管理用物品的采購,如固定資產(chǎn)、儀器、工具、辦公用品等,各部門應(yīng)填寫請購單,經(jīng)所購物品的部門經(jīng)理審核后,由辦公室負責(zé)匯總,報總經(jīng)理批準后由辦公室統(tǒng)一購買(專用物品除外)。
3.3辦理購物付款時,應(yīng)附付款申請單、購銷合同、請購單,銷售部、技術(shù)開發(fā)部已報總經(jīng)理審批的付款計劃或購貨合同執(zhí)行情況表,(格式附后)報財務(wù)部審核后,方可付款。
3.4財務(wù)部門在辦理付款時應(yīng)核實付款手續(xù)是否齊全,否則財務(wù)有權(quán)拒付,并要求補齊相關(guān)手續(xù)。
3.5采購人員報銷時,應(yīng)辦理入庫單,入庫單內(nèi)容必須填寫清楚齊全,如需要質(zhì)檢的物品,應(yīng)附質(zhì)檢部門的審簽手續(xù)。根據(jù)財務(wù)要求,發(fā)票應(yīng)在開出一個月內(nèi)報銷,逾期未報銷給公司造成損失的,由采購經(jīng)辦人承擔(dān),該部門經(jīng)理負同等責(zé)任。
3.6銷售部、技術(shù)開發(fā)部經(jīng)理要安排采購、庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析,對庫存物品的積壓、變質(zhì)、沉淀要列表清查、處理,對造成不必要的損失負責(zé)。
4、物品的銷售
4.1物品國內(nèi)銷售直接收款。銷售人員應(yīng)填寫'開據(jù)發(fā)票申請單'(格式附后),內(nèi)容齊全、完整,經(jīng)部門經(jīng)理審簽后,隨同物品出庫單,貨幣資金送財務(wù)部收款并開據(jù)發(fā)票。
4.2物品銷售采取分期收款方式的,應(yīng)簽訂銷售合同,明確物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、分次收款時限、金額、付款方式等內(nèi)容。銷售人員在簽訂合同時應(yīng)了解購貨方的資金購買力等相關(guān)情況,并對合同的執(zhí)行及收款負責(zé)至終。該部門經(jīng)理對部門所簽銷售合同的執(zhí)行負責(zé)。
4.3物品銷售采取國內(nèi)外設(shè)銷售點的,由公司總部發(fā)往各銷售點時,似同庫存物品的轉(zhuǎn)庫,在總公司庫存項下設(shè)各銷售點為分庫,當(dāng)各分庫物品出庫銷售時,按本規(guī)定相關(guān)銷售條款辦理。
4.4物品銷售情況月報匯總表(格式附后)一式叁份,每月5日前由銷售部、技術(shù)開發(fā)部填列報公司總經(jīng)理、財務(wù)部各壹份,該部門存檔壹份,以掌握物品銷售資金回收狀況。
4.5銷售部、技術(shù)開發(fā)部指定專人每月3日前將截止到上月末的庫存物品(包括各分庫)盤點情況匯總表(格式附后)報財務(wù)部核對賬目,并對庫存物品現(xiàn)狀如短缺、毀損、貶值等列示清楚,及時處理,減少不必要的損失。如是人為因素給公司造成損失,當(dāng)事人要承擔(dān)責(zé)任。該部門經(jīng)理對此負責(zé)。
4.6銷售部門經(jīng)理及銷售人員對銷售款項的回收負責(zé),按銷售合同定期催收并與財務(wù)部門核對,超期未收回的貨款,要及時提出處理意見,報公司總經(jīng)理。財務(wù)部門根據(jù)總經(jīng)理審批意見及財務(wù)有關(guān)規(guī)定進行賬務(wù)處理,以減少呆賬壞賬損失。
5、購銷人員不得營私舞弊,吃回扣貪污,假公濟私,如發(fā)現(xiàn)有上述行為,將嚴歷追究當(dāng)事人經(jīng)濟和刑事責(zé)任。
6、本制度由財務(wù)部制定并負責(zé)解釋。
7、本制度自**科技(深圳)有限公司董事會批準之日起執(zhí)行,
