某廣州地產(chǎn)公司公文管理制度
1、公文管理
1.1收文
a、政府部門及有關(guān)單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進(jìn)行分類,掛號文件進(jìn)行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達(dá)處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負(fù)責(zé)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批閱。
b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時(shí)送閱處理,并負(fù)責(zé)催閱、催辦、催傳。
c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。
d、為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時(shí)誤事。
e、各部門對有公司領(lǐng)導(dǎo)指示的公文要及時(shí)處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。
f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。
g、公司領(lǐng)導(dǎo)及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會議文件一律交行政人事部進(jìn)行登記、收存。
h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應(yīng)將有關(guān)原件送行政人事部,復(fù)印一份由部門辦理或留存。
1.2發(fā)文
a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,::由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。
b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進(jìn)行登記,統(tǒng)一編號后打印。
c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。
d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復(fù)印,蓋章后發(fā)出。
1.3發(fā)文注意事項(xiàng)
a、以公司名義發(fā)文,要以相應(yīng)的公司信箋為對外行文的正式公文紙。
b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關(guān)欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。
c、復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復(fù)印過的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印,一般只發(fā)有關(guān)部門,節(jié)約開支。
1.4公文種類
a、決定:適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排。
b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
c、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);員工的職務(wù)任免、聘用和會議。
d、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
e、報(bào)告:適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。
f、請示:適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
g、批復(fù):適用于答復(fù)下級單位請求事項(xiàng)。
h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等。
i、會議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項(xiàng)。
1.5公文格式
公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)抄送單位等部分組成。
a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。
b、公文秘密等級分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密',其中:'絕密'、'機(jī)密'公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號。
c、緊急文件分別標(biāo)明'特急'、'急件'。
d、公文標(biāo)題,應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。
e、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
f、公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)加蓋印章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。
g、公文的成文時(shí)間,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(長297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。
1.6行文規(guī)則
a、各單位的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。
b、向下級的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級。
c、'請示'應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),切勿多頭主送,如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式。
d、'報(bào)告'中不得夾帶請示事項(xiàng)。
e、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)明確、篇幅力求簡短。
⑵人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號,日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。
⑶用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)先用全稱,并注明簡稱。
⑷草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書
寫。
f、公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
g、屬于部門職權(quán)范圍的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),避免濫送。
1.7公文辦理
a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
b、需要辦理的公文,行政人事部應(yīng)及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)部門。
c、審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時(shí)間,其他審批人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。
d、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)由行政人事部進(jìn)行審核,審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
1.8公文立卷、歸檔及銷毀
a、公文辦完后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。
b、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
