設(shè)備材料采購管理制度
第一章 總則
第一條：為了規(guī)范公司的采購行為，兼顧質(zhì)量和成本，在保證公司開發(fā)項目正常施工的前提下，提高材料(設(shè)備)質(zhì)量，減少投資成本。提高對供應(yīng)商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資。特制定本制度。
第二條：本制度中所稱 “公司”是指榮盛房地產(chǎn)發(fā)展股份有限公司，“分公司”是指榮盛房地產(chǎn)發(fā)展股份有限公司派出之無獨立法人資格的區(qū)域性公司。
第三條：本制度中材料(設(shè)備)領(lǐng)導(dǎo)小組是指在材料(設(shè)備)采購和招投標(biāo)過程中實施工作指導(dǎo)和監(jiān)督工作的管理機(jī)構(gòu)。
第四條：分公司設(shè)有采購部的，材料(設(shè)備)采購工作由采購部門負(fù)責(zé);分公司未設(shè)采購部的應(yīng)在工程部下增設(shè)專職采購人員負(fù)責(zé)材料(設(shè)備)采購事宜。
第五條：本制度所稱采購人員包括公司采購管理中心人員、各分公司采購人員及其它部門直接或間接參與采購工作的人員。
第六條：材料(設(shè)備)采購的具體流程和細(xì)則在《材料(設(shè)備)采購實施細(xì)則》中予以明確。
第七條：單宗采購總額預(yù)計 300 萬以上(含)或統(tǒng)一采購能夠獲得較優(yōu)惠的材料(設(shè)備)由公司采購管理中心實施采購工作，單宗采購總額預(yù)計 300 萬以下(不含)由分公司實施采購工作。
第七條：本制度由總則、采購組織機(jī)構(gòu)、采購人員職責(zé)、工作原則、職業(yè)規(guī)范和罰則六部分組成。
第二章 組織機(jī)構(gòu)和職責(zé)
第八條：材料(設(shè)備)采購組織架構(gòu)：
公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組
公司采購管理中心
分公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組
分公司采購部(工程部)
專職采購人員
第九條：公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組由公司總經(jīng)理、生產(chǎn)副總經(jīng)理、公司財務(wù)總監(jiān)、工程部經(jīng)理等組成，公司總經(jīng)理任組長，其它人員為組員。
第十條：分公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組由分公司經(jīng)理、生產(chǎn)副經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理和工程部經(jīng)理等組成;分公司經(jīng)理任組長，其它人員為組員。
第十一條：公司監(jiān)事會和公司審計部有權(quán)對公司、分公司采購及采購招標(biāo)工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第十二條：公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：
⑴、對公司及分公司所有采購工作實施指導(dǎo)和管理;
⑵、依據(jù)材料(設(shè)備)采購管理中心提供的報告確定長期戰(zhàn)略合作伙伴;
⑶、負(fù)責(zé)對分公司權(quán)限之外的材料(設(shè)備)采購招標(biāo)形式、招標(biāo)主持人、正式投標(biāo)人、招標(biāo)文件的審批及中標(biāo)人的確定;
⑷、對分公司權(quán)限之外的材料(設(shè)備)采購招標(biāo)工作實施監(jiān)督;
⑸負(fù)責(zé)對采購管理中心提出的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、節(jié)能等方面的替換方案和建議做出評審和確定;
⑹、對采購管理中心上報的供應(yīng)商及其產(chǎn)品分析、對比報告做出批復(fù);
⑺、監(jiān)督采購管理中心的運行方式、工作方法及相關(guān)文件下發(fā);
⑻、其他必須由公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組完成的工作。
第十三條：分公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)
⑴、對分公司的材料(設(shè)備)采購工作實施指導(dǎo)和管理;
⑵、對分公司采購人員所上報的《招標(biāo)主持人請購單》做出批復(fù);
⑶、分公司權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)采購工作的監(jiān)督和實施;
⑷、委派專職的采購人員和具體的材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組采購招標(biāo)主持人;
⑸、對分公司權(quán)限范圍內(nèi)的材料(設(shè)備)采購招標(biāo)形式、正式投標(biāo)人、招標(biāo)文件及定購合同的初步評審;
⑹、對分公司采購人員所上報的文件和報告做出批示;
⑺、對分公司采購人員的工作情況進(jìn)行考核評定;
(8)、對供應(yīng)商依據(jù)供貨質(zhì)量、供貨能力、履約情況等做出每年度的誠信評定;
(9)、其他必須由分公司材料(設(shè)備)領(lǐng)導(dǎo)小組完成的工作。
第十四條：材料(設(shè)備)采購涉及到招標(biāo)時，招標(biāo)主持人的職責(zé)參照《工程項目招投標(biāo)管理制度》的規(guī)定。
第十五條：公司采購管理中心職責(zé)：
⑴、監(jiān)督各分公司對《采購管理制度》及其《實施辦法》的執(zhí)行情況，并做出客觀評價;
⑵、負(fù)責(zé)材料(設(shè)備)信息庫的建立和維護(hù)，并依據(jù)分公司提供的供應(yīng)商年度評定結(jié)果，對庫內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行客觀評價并按制度優(yōu)勝劣汰;
⑶、負(fù)責(zé)對長期戰(zhàn)略合作供應(yīng)商的溝通、管理及供貨質(zhì)量、服務(wù)等實施監(jiān)督;
⑷、對各分公司材料(設(shè)備)采購提供咨詢和指導(dǎo);
⑸、負(fù)責(zé)合同范本制定和對分公司招標(biāo)文件的評審;
⑹、采購管理中心權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)工作的實施及招標(biāo)文件的制定;
⑺、對分公司采購人員上報的有關(guān)材料(設(shè)備)文件做出批復(fù);
⑻、物資材料市場行情和新型、節(jié)能、環(huán)保、高效材料(設(shè)備)的收集、了解、分析工作。
⑼、對分公司采購人員反應(yīng)的情況和問題及時給予答復(fù)和解決，不能解決的應(yīng)及時向工程部主管領(lǐng)導(dǎo)匯報;
⑽、定期與各級采購人員做思想溝通，了解現(xiàn)場基本情況;
⑾、定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，以便于解決工作中存在的問題，提高工作效率;
⑿、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交給的其它任務(wù)。
第十六條：分公司采購人員職責(zé)：
⑴、采購管理制度的執(zhí)行和實施;
⑵、配合公司采購管理中心信息庫的建立;
⑶、根據(jù)工程進(jìn)度和工程部《材料使用計劃書》制定《采購計劃》;
⑷、根據(jù)《采購計劃》要求，提前做出《材料(設(shè)備)請購單》;
⑸、在材料(設(shè)備)采購招標(biāo)主持人的指導(dǎo)下完成分公司權(quán)限范圍內(nèi)的采購招標(biāo)文件的擬定;
⑹、負(fù)責(zé)甲供材料的現(xiàn)場驗收;
(7)、負(fù)責(zé)認(rèn)質(zhì)認(rèn)價材料(設(shè)備)的質(zhì)量、數(shù)量、資質(zhì)證明、價格等方面的核實和確認(rèn);
(8)、有責(zé)任對乙供材料(設(shè)備)是否符合質(zhì)量要求和設(shè)計要求情況的監(jiān)督;
(9)、在工作過程中發(fā)現(xiàn)對公司或工程質(zhì)量不利的問題和情況(如材料(設(shè)備)質(zhì)量不合格，施工單位不按操作規(guī)程安裝材料(設(shè)備)等)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)上報相關(guān)情況;
(10)、負(fù)責(zé)對供應(yīng)商誠信度初步審核;
(11)、協(xié)助工程部、預(yù)算部進(jìn)行材料(設(shè)備)詢價工作;
(12)、擬定月采購計劃，并上報公司采購管理中心;
(13)、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交給的其它任務(wù)。
第三章 工作準(zhǔn)則
第十七條：在材料(設(shè)備)供應(yīng)商納入信息庫前，采購人員必須對供應(yīng)商進(jìn)行綜合考評，對其公司簡介、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、付款要求、售后服務(wù)、產(chǎn)品特點等進(jìn)行比較，并以報告形式上報公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方能入庫。
第十八條：公司所有員工均有權(quán)推薦優(yōu)秀的供應(yīng)商，經(jīng)公司采購管理中心審核，由公司材料(設(shè)備)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可納入公司材料設(shè)備信息庫。
第十九條：采購方式主要以邀請招標(biāo)、議標(biāo)、尋價采購、直接簽訂合同(長期戰(zhàn)略合作伙伴)四種采購方式;必要時可以采用公開招標(biāo)形式。
第二十條：分公司采購人員根據(jù)《材料(設(shè)備)采購實施辦法》要求，必須提前做好《采購計劃》和《單項材料(設(shè)備)請購單》。
第二十一條：分公司采購人員制定的《單項材料(設(shè)備)請購單》無論金額大小，經(jīng)分公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批復(fù)后必須提交公司采購管理中心。
第二十二條：分公司在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)在公司信息庫中提取，但區(qū)域性較強(qiáng)的材料(設(shè)備)除外。
第二十三條：采購人員在洽談某項材料(設(shè)備)時，原則上供應(yīng)商不得少于三家。如有必要，可以采用多輪洽商、多次談判等方式進(jìn)行，以便降低公司的投資成本。
第二十四條：公司或分公司采購人員與供應(yīng)商洽談時，必須堅持“秉公辦事，維護(hù)公司利益”的原則，并做好記錄，以報告形式上報;單宗采購總額預(yù)計 300萬元以上(含)報公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組;單宗采購總額預(yù)計 300萬元以下(不含)報分公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組。報告中包括產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量、價格、特點及特性等進(jìn)行比較(技術(shù)參數(shù)、價格、特點以表格形式體現(xiàn))。
第二十五條：報告得到批復(fù)后，依照公司領(lǐng)導(dǎo)批示意見，綜合考慮“質(zhì)量、價格、售后服務(wù)”等問題，確定供應(yīng)商。
第二十六條：公司或分公司采購人員必須堅持“五不購”和“三比一算”的原則。包括分公司的零星采購。
五不購：
①沒有提供書面采購計劃且未經(jīng)材料設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)不購;
②材料、設(shè)備規(guī)格不符，質(zhì)量不合格，價格不合理的不購;
③無材質(zhì)證明和產(chǎn)品合格證的不購;
④凡考評不合格的產(chǎn)品不購;
⑤現(xiàn)場、倉庫能夠代用的材料不購。
三比一算：比質(zhì)量、比價格、比售后服務(wù)、算成本。
第二十七條：材料(設(shè)備)單宗采購總額預(yù)計在 10 萬元以上(不含)，原則上應(yīng)以招投標(biāo)形式來完成。
第二十八條：分公司權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)工作由各分公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組委派主持人完成;由公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組和公司采購管理中心實施監(jiān)督。
第二十九條：采購管理中心權(quán)限內(nèi)的招標(biāo)工作由公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組委派專人主持，由公司材料(設(shè)備)采購領(lǐng)導(dǎo)小組和公司審計部實施監(jiān)督。
第三十條：在采購招標(biāo)過程中必須堅持以下原則：
1、在材料(設(shè)備)招標(biāo)過程中，應(yīng)及時、準(zhǔn)確、真實、完整地公開必要的信息資料。
2、在招投標(biāo)采購活動中，具備招標(biāo)文件要求的法人或組織均享有公平同等的機(jī)會參與投標(biāo)競爭。
3、在招投標(biāo)采購活動中，嚴(yán)禁任何投標(biāo)方以非正常渠道獲取特權(quán)，使其他投標(biāo)人受到不公正的對待。
4、招投標(biāo)采購過程中，招投標(biāo)雙方都應(yīng)本著誠實守信的原則履行其應(yīng)盡義務(wù)。
第三十一條：在采購過程中，違反以上操作規(guī)程，為供應(yīng)商謀取利益的，一經(jīng)查出，公司將依本制度嚴(yán)肅處理。
第三十二條：分公司采購材料(設(shè)備)時必須簽訂《訂貨合同》，一式四份，供需雙方各執(zhí)兩份，一份提交公司采購管理中心備案，一份留分公司財務(wù)保存。
第四章 采購人員職業(yè)規(guī)范
第三十三條：采購是一項重要、系統(tǒng)、嚴(yán)肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須具備高度的責(zé)任心和職業(yè)道德觀念，時刻維護(hù)公司利益，為公司考慮。
第三十四條：采購人員代表公司形象，工作中應(yīng)當(dāng)有禮、有利、有節(jié)，不允許有傲慢的舉止和不公平的對待。
第三十五條：采購人員只有在有助于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可接受供應(yīng)商的邀請，進(jìn)行考察、參觀等公開的商務(wù)活動。
第三十六條：采購人員只有經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可后，方可接受供應(yīng)商的宴請;在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應(yīng)商直接或間接的帶有娛樂性質(zhì)的邀請。
第五章 罰 則
第三十七條：采購人員有下列情形之一，給公司造成經(jīng)濟(jì)或名譽損失的。根據(jù)情節(jié)輕重，公司將分別給予相關(guān)責(zé)任人記過、免職、辭退等行政處罰及200-10000 元經(jīng)濟(jì)處罰;給公司造成重大損失的，公司將依法追究法律責(zé)任：
⑴采購人員私自接收或向供應(yīng)商索取財、物的。
⑵采購人員接收財、物后未主動上繳公司的。
⑶采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，杜絕任何有意或無意的泄密行為，以下行為均視為泄密：
①泄露其它供應(yīng)商對同類產(chǎn)品的報價;
②招投標(biāo)中泄露其它參與的供應(yīng)商名稱;
③泄露標(biāo)底的。
④泄露其它對公司不利的秘密或公司認(rèn)為是泄密行為的。
⑷、故意規(guī)避本制度或未按本制度規(guī)定及《榮盛房地產(chǎn)建筑材料(設(shè)備)采購實施細(xì)則》執(zhí)行的。
⑸、隱瞞供應(yīng)商及供應(yīng)材料(設(shè)備)問題，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或工程質(zhì)量問題的。
⑹、因工作疏忽或知情不報甚至與投標(biāo)人串通在投標(biāo)過程中作弊的;
⑺在供應(yīng)商年度考評中徇私舞弊的;
⑻其它有損于公司形象或不利于公司行為的。
第六章 附 則
第三十八條：本制度由公司工程部負(fù)責(zé)解釋、修訂和補(bǔ)充。
第三十九條：本制度由公司采購管理中心監(jiān)督各級采購部門實施。
第四十條： 本制度自簽發(fā)之日起開始實施。
