財(cái)富公司檔案管理制度
財(cái)富管理公司檔案管理制度
1.在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類法》前提下,根據(jù)公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)財(cái)會(huì)檔案、(d)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理、(e)技術(shù)質(zhì)量安全管理、(f)基建檔案、(g)外來(lái)文件、(h)聲像檔案、(i)實(shí)物檔案、(j)其他檔案。
歸檔范圍:
1.重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2.本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
3.本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6.本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
歸檔要求:
1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。
2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應(yīng)留復(fù)印件,并將復(fù)印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。
3.檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
4.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
7.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
8.案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定一律使用用黑色中性筆填寫,字跡要工整、清晰。
檔案管理人員職責(zé)
1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2.按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。
3.工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
檔案的查閱和借閱
1.公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
2.檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理處理。
3.必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。
4.不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
5.必須愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。
6.不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7.用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案的保管:
1.要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并采取補(bǔ)救措施。對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料,應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制;對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。
2.為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應(yīng)按照其分類組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類分別保管。
3.檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門除外,其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。
4.公司對(duì)各類檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷毀處理意見(jiàn),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。
5.公司檔案管理部門及專職負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行上述管理規(guī)定,如出現(xiàn)違規(guī)操作,給予負(fù)責(zé)人點(diǎn)名批評(píng),并視情節(jié)輕重處以50-200元的罰款。
6.經(jīng)批準(zhǔn)借出的檔案資料,無(wú)正當(dāng)理由在借閱限期內(nèi)不歸還的,給予責(zé)任人罰款100-200元的處罰;檔案管理人員未及時(shí)催還的,每次給予罰款10-50元的處罰。
7.故意毀損檔案資料的,應(yīng)當(dāng)視損毀資料的價(jià)值給予相應(yīng)的處罰;情節(jié)嚴(yán)重的,予以辭退處理。
