學(xué)正小學(xué)檔案管理制度
根據(jù)集中統(tǒng)一管理檔案的原則,為保證歸檔文件材料的齊全、完整,使之系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映教育、教學(xué)管理和教學(xué)研究各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程,便于檔案的充分利用,特制定本制度。
一、歸檔辦法
1.本校在教學(xué)活動中形成的全部文件材料,均由各處、室負(fù)責(zé)人和部門專(兼)職檔案員專人負(fù)責(zé)做好日常文件材料的積累收集、整理工作。根據(jù)歸檔時(shí)間和范圍,做到鑒定后歸檔,達(dá)到及時(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。
2.學(xué)校辦公室對各部門文件材料的形成和歸檔工作必須進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
二、歸檔范圍
(一)黨群工作類
1.上級黨委召開的需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料;
2.上級黨委普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3.上級黨委下發(fā)的對本單位黨委工作的指示、規(guī)定、意見和本單位黨組織的請示、上級批復(fù);
4.黨支部(黨委、總支)工作計(jì)劃、總結(jié)、支委會、支部大會的會議材料;
5.黨員名冊、年報(bào)表、黨內(nèi)干部任免文件;
6.組織史資料;
7.黨內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)材料;
8.黨內(nèi)處分材料;
9.組織關(guān)系介紹信;
10.學(xué)校行風(fēng)、教風(fēng)建設(shè)材料;
11.教工政治學(xué)習(xí)材料、政治思想工作計(jì)劃、總結(jié);
12.退休干部工作材料;
13.紀(jì)檢、信訪工作材料;
14.民主黨派材料;
15.教代會材料;
16.上級團(tuán)委召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
17.上級團(tuán)委普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)的文件材料;
18.上級團(tuán)委下發(fā)的關(guān)于本校團(tuán)組織工作的批示、意見、規(guī)定等材料;
19.團(tuán)組織工作計(jì)劃、總結(jié)、發(fā)展情況及有關(guān)活動材料;
20.團(tuán)員名冊、報(bào)表;
21.少先隊(duì)員名冊、工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動材料;
22.學(xué)生會干部名冊、工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動材料。
(二)行政管理類
1.上級行政部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
2.上級行政部門普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3.上級行政部門下發(fā)的對本單位政務(wù)工作的指示、規(guī)定、意見和本校的請示、上級批復(fù);
4.學(xué)校行政會議記錄;
5.校史、大事記;
6.學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、行事歷;
7.學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改等文件材料;
8.學(xué)校目標(biāo)管理材料;
9.學(xué)校榮譽(yù)記載;
10.學(xué)校制定的各項(xiàng)規(guī)章制度;
11.干部任免材料、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工名冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
12.干部職工錄用、調(diào)整、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、退休、死亡等材料;
13.教職工職稱評定、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任材料;
14.教職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料;
15.教職工調(diào)動行政關(guān)系、工資介紹信;
16.財(cái)務(wù)管理辦法、意見、規(guī)定、措施、制度、計(jì)劃預(yù)算;
17.政府、社會對學(xué)校的綜合評價(jià);
18.安全保衛(wèi)、依法治校等的工作計(jì)劃、總結(jié)材料;
19.計(jì)劃生育材料;
20.學(xué)校醫(yī)療、衛(wèi)生工作材料。
(三)教育教學(xué)管理類
1.上級教育行政機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料;
2.上級教育行政機(jī)關(guān)普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;
3.上級教育行政機(jī)關(guān)下達(dá)的關(guān)于學(xué)校教育工作的方針、政策、規(guī)定、辦法;
4.學(xué)校制訂的教學(xué)常規(guī)、計(jì)劃、總結(jié);
5.學(xué)校的各科教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、守則;
6.教研工作計(jì)劃、總結(jié)、教改計(jì)劃、教學(xué)實(shí)驗(yàn)材料;
7.學(xué)校教育、藝術(shù)、科技、勞技等各學(xué)科教育方面的工作材料;
8.學(xué)生各科考試成績;
9.教學(xué)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、教師任課表;
10.課程表、作息時(shí)間表、課外活動安排表;
11.班主任工作手冊、計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)活動材料;
12.試卷、參考答案、計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)、試卷分析;
13.學(xué)校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料;
14.學(xué)校資料(簡訊、???;
15.圖書新增表、圖書工作計(jì)劃;
16.學(xué)校運(yùn)動會、體育工作有關(guān)材料;
17.醫(yī)療保健衛(wèi)生教學(xué)計(jì)劃。
(四)教師業(yè)務(wù)類
1.教師教學(xué)基本情況登記表、教學(xué)鑒定、教學(xué)成績、業(yè)務(wù)考核成績、業(yè)務(wù)進(jìn)修材料;
2.教學(xué)業(yè)務(wù)交流、觀摩課、公開課、研究課等材料;
3.教研成果、學(xué)術(shù)論文、個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)等材料;
4.教案評議記錄、教研手冊、教研活動材料;
5.教師在教育改革方面的成績、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)材料;
6.各學(xué)科興趣小組活動獲獎(jiǎng)記載;
7.新聞報(bào)道、先進(jìn)報(bào)道宣傳材料。
(五)學(xué)籍管理類
1.學(xué)生名冊、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)材料;
2.學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生學(xué)籍變更情況;
3.學(xué)生成績冊、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料;
4.學(xué)生體質(zhì)測試、行為規(guī)范達(dá)標(biāo)材料;
5.學(xué)生社會實(shí)踐活動有關(guān)材料。
(六)設(shè)備類
1.學(xué)校教學(xué)儀器、開箱記錄;
2.學(xué)校辦公設(shè)備;
3.使用說明書、裝修單、保修卡、安裝使用調(diào)試記錄;
4.設(shè)備維修計(jì)劃、記錄材料;
5.報(bào)廢設(shè)備申請、批復(fù)有關(guān)材料;
6.固定資產(chǎn)明細(xì)表。
(七)基建類
1.基建項(xiàng)目前期形成的文字、圖紙、計(jì)算材料;
2.預(yù)、決算書;
3.優(yōu)質(zhì)工程申報(bào)、驗(yàn)收材料、竣工驗(yàn)收材料;
4.建筑設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖;
5.維修計(jì)劃、方案、記錄。
說明:新建項(xiàng)目與改建維修項(xiàng)目分別立卷。
(八)會計(jì)憑證類
1. 原始憑證
2. 記帳憑證
3. 匯總憑證
(九)會計(jì)帳簿類
1.總帳
2.明細(xì)帳
3.日記帳
4.固定資產(chǎn)卡片
5.輔助帳簿
(十)財(cái)務(wù)報(bào)告類
1、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告
2、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)
(十一)其它類
1.會計(jì)移交清冊
2.會計(jì)檔案保管清冊
3.會計(jì)檔案銷毀清冊
4.銀行余額調(diào)節(jié)表
5.銀行對帳單
(十二)聲像類
1.學(xué)校各項(xiàng)重大活動、工作成果的照片、底片、錄音、錄像帶
(十三)磁介質(zhì)類
1.學(xué)校各項(xiàng)重大活動、工作成果光盤、磁盤。
(十四)實(shí)物類
1.獎(jiǎng)牌、證書、贈品、錦旗、題詞、書畫、印鑒。
二、不歸檔范圍
1.重份文件材料;
2.討論未通過、征求意見、未定稿的文件材料;
3.無查考利用價(jià)值的一般事務(wù)性、臨時(shí)性的文件;
4.一般的群眾來信或建議;
5.本校工作人員兼任外單位職務(wù)形成的文件材料;
6.參加非教育主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考利用價(jià)值的文件材料;
7.越級報(bào)送或非隸屬部門抄送的一般性的不需要辦理的文件材料;
8.上級主管機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門任免、獎(jiǎng)懲非本校工作人員的文件材料;
9.非本校形成的無查考利用價(jià)值的演示文稿及參閱文件材料;
10.普通一般的儀器、設(shè)備報(bào)損單;
11.一般無查考利用價(jià)值的學(xué)校教學(xué)教育方面的材料;
12.沒有保存價(jià)值的錄音、錄像和照片材料。
三、歸檔時(shí)間
1.黨群類、行政管理類、設(shè)備類、基建類形成的文件材料,圖紙材料,一般應(yīng)執(zhí)行公歷年度(每年1月1日至12月31日止)歸檔,次年4-5月整理完畢入庫;基建工程或其它技術(shù)項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后即歸檔。
2.教學(xué)管理類、教師業(yè)務(wù)類、學(xué)籍管理類應(yīng)執(zhí)行教學(xué)年度(本年9月1日至次年8月31日止)歸檔,次年11-12月整理完畢移交入庫。
3.會計(jì)檔案類應(yīng)執(zhí)行公歷年度(第年1月1日至12月31日止)歸檔,次年4-5月整理完畢,隔年移交入庫。
4.特種載體檔案隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔;
5.凡合同、協(xié)議具有法律效用的文件生效之后立即歸檔;
6.凡涉及重大機(jī)密、特殊意義的文件材料隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。
7.行政管理人員或教師因公外出參加學(xué)習(xí)、考察和參加各種會議,帶回的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)向辦公室歸檔。
四、歸檔要求
1.歸檔材料要求完整、齊全、成套。底稿(定稿)與正本、請示與批復(fù)(批復(fù)在前、請示在后)成套歸檔、一個(gè)項(xiàng)目(課題)成套歸檔。
2.凡有錄音、錄像、照片的文字材料要與各載體的檔案一并歸檔。計(jì)算機(jī)軟盤根據(jù)有關(guān)規(guī)定要復(fù)制一份文字材料一并歸檔。
3.歸檔材料內(nèi)容真實(shí)、可靠、保持原始性。紙張質(zhì)量和規(guī)格符合規(guī)范要求,字跡材料具有耐久性,杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色等和純藍(lán)墨水筆書寫的檔案歸檔。
4.歸檔文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理、遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,經(jīng)過鑒定,劃分保管期限,便于保管和利用。
5.各處室形成的檔案要經(jīng)過該處室負(fù)責(zé)人審定,檢查后方可移交綜合檔案室。