技術(shù)檔案歸檔管理制度
為了更好地做好技術(shù)檔案管理,規(guī)范技術(shù)檔案的收集、整理、存檔、借閱等工作,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合公司實(shí)際情況,制訂本制度。
第一條 檔案管理工作的基本原則:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主,檔案由專人統(tǒng)一管理,以便于隨時(shí)調(diào)用,維護(hù)檔案的完整與安全。
第二條 檔案管理部門接受上級(jí)部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負(fù)責(zé)管理本單位的科技(部分)檔案,其任務(wù)是:
(一)各單位整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案;
(二)積極開展檔案的提供利用工作;
(三)進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì);
(四)認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定和檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識(shí),掌握歸檔的基本方法,保證檔案質(zhì)量。
第三條 認(rèn)真做好歸檔工作,歸檔內(nèi)容包括:
(一)公司建立及變更的有關(guān)原始資料或復(fù)印件;
(二)工程建設(shè)、安裝及變更的有關(guān)原始資料;
(三)所有設(shè)備及其維修的原始資料;
(四)所有運(yùn)行記錄和檢查表格;
(五)壓力容器、計(jì)量器具、閥門的原始資料和定期檢測證書等;
(六)國家有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、政府有關(guān)文件及會(huì)議記錄等;
(七)公司各部門關(guān)于生產(chǎn)和技術(shù)方面的發(fā)文等;
(八)其他具有保存價(jià)值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料。
第四條 歸檔要求
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔;
(二)案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定案卷的保管期限,原則上分為永久、長期(16年以上,50年以下)、短期(15年以下)三種;
(三)按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄備考表;
(四)全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào),然后逐卷登記,填寫案卷目錄。
第五條 檔案借閱管理
(一)借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
(二)借閱時(shí)間,一般檔案最長不超過10天,密級(jí)檔案最長不超過一周;
(三)借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在圖紙上圈點(diǎn)、劃線和涂改,未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案;
(四)借檔人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
