- 目錄
第1篇 業(yè)務助理崗位工作職責
職責一:業(yè)務助理崗位職責
a、接待客戶日常來訪,來電,來函等咨詢服務,為銷售部提供后勤服務。
b、協(xié)助業(yè)務人員進行訂單制作,跟單,樣品寄送,并跟進,為銷售部提供幫助。
c、處理制作業(yè)務員交給的報表,單椐,文件,資料等。
d、受理客戶的投訴電話,做好相關記錄,及時聯(lián)系相關業(yè)務人員處理。
e、定期對重點客戶進行電話回訪,幫助業(yè)務人員做好客情,主動和客戶增進了解,介紹公司的企業(yè)文化,讓客戶更加信賴公司的產(chǎn)品。
f、每月總結整理客戶的投訴資料,分析出客戶最不滿意的情況并總結出來,為公司后期改進和制定方案作參考。
g、協(xié)助業(yè)務員回收貨款,并及時提醒業(yè)務員相關貨款的回收情況。
h、及時提出合理化建議,幫助業(yè)務員成長,針對在外出差的業(yè)務員,每天電話跟蹤一次,咨詢是否有需要提供幫助。
i、配合公司其它部門積極開展工作,如:配合倉庫的開單發(fā)貨工作。
j、做好每次部門會議的工作安排,為部門提供方便。
k、組織搜集相關能促進銷售代表成長的資料,分發(fā)到個人閱覽,讓業(yè)務人員圓滿。
職責二:業(yè)務助理崗位職責
組織計劃
1、組織根據(jù)國家有關法律法規(guī)、建立公司的跟單體系、制定跟單管理制度。
2、組織制定公司制度、并按照制度做好公司業(yè)務協(xié)助工作。
3、組織制定統(tǒng)計工作制度、并按照制度做好統(tǒng)計及各項處理事務。
執(zhí)行
1、遵守公司的各種規(guī)章制度,認真貫徹執(zhí)行公司業(yè)務管理規(guī)定與實施細則,努力提高自身的業(yè)務水平。
2、在公司業(yè)務流程運作過程中以客戶訂單為依據(jù),跟蹤產(chǎn)品運作流向并督促訂單落實的情況。
3、在接到客戶需求后及時安排好生產(chǎn)工作。要按客戶的要求,并以書面的形式詳細列出工藝要求明細。
4、每天進行訂單跟進,掌握生產(chǎn)進度狀況。
5、樣品完成后,應仔細審核樣品,如是新客戶,樣品是否向客戶收費,收多少、快遞費是預付還是到付,都要按照公司規(guī)定特殊情況需有業(yè)務經(jīng)理決定。
6、積極主動與業(yè)務溝通,追蹤業(yè)務促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后,應及時詢問業(yè)務客戶對樣品的評價,是否有下單的可能。
8、負責異常訂單(質量、交期等)的統(tǒng)計與反饋,為工作改進提供依據(jù)。
9、負責客戶合同明細、要求、合同更改等信息的傳遞,并以書面的形式傳遞給公司相關部門。
10、負責部門內外業(yè)務相關信息、單據(jù)收集與傳遞,確保及時、準確。
11、負責公司線材、膠帶的倉庫數(shù)據(jù)管理。
職責三:業(yè)務助理崗位職責
一職責表述:根據(jù)合同分類,分別處理業(yè)務訂單及合同
工作任務
負責合同基本的審查、復核工作;對一般合同和訂單條款(交期、單價等)進行確認并根據(jù)合同內容可以安排生產(chǎn),特殊合同提交業(yè)務部經(jīng)理組織合同評審根據(jù)合同更改記錄重新進行合同評審并更改生產(chǎn)指令。
二職責表述:根據(jù)合同分類,分別處理業(yè)務訂單及合同
工作任務
必要時同客戶簽訂加工合同對一般合同和訂單條款(交期、單價等)進行確認并根據(jù)合同內容可以安排生產(chǎn),特殊合同提交業(yè)務部經(jīng)理組織合同評審根據(jù)合同更改記錄重新進行合同評審并更改生產(chǎn)指令。
三職責表述:根據(jù)訂單情況,下達生產(chǎn)計劃,合理安排進度,保證合同按期交貨
工作任務
根據(jù)已確認的合同和訂單下達生產(chǎn)任務單對生產(chǎn)進度進行全程跟進合理安排生產(chǎn),做好業(yè)務排單計劃,保證按時按量交貨。
四職責表述:跟蹤生產(chǎn)動態(tài),及時與客戶溝通,保證合同執(zhí)行
工作任務
在生產(chǎn)過程產(chǎn)品質量及技術問題而不能滿足合同的執(zhí)行時,需與客戶溝通,協(xié)調出貨時間,并將處理結果記錄并及時通知上級主管在生產(chǎn)過程中因機器設備原因面不能滿足客戶的進度要求,需及時與客戶溝通。協(xié)調出貨時間,必要時向上級主管反應因生產(chǎn)事故而不能滿足發(fā)貨要求時需與客戶溝通,重新安排生產(chǎn)。
五職責表述:合理安排發(fā)貨并催款,保證訂單按合同執(zhí)行
工作任務
定單生產(chǎn)完畢后及時安排發(fā)貨,保證安全、可靠、按時交到客戶手中并催款發(fā)貨后與客戶間進行發(fā)貨確認,催收回款,并可從發(fā)貨上控制回款。
第2篇 業(yè)務助理崗位職責工作內容
業(yè)務助理職位要求
1. 要有良好的心態(tài)
記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。從待遇來說,業(yè)務助理的工作內容同業(yè)務員類似,但是考核機制不同,導致待遇也有相差,一般而言,業(yè)務員有提成,而業(yè)務助理是沒有提成的。公司有一整套完善的業(yè)務薪資體制,不同的考核機制自有其道理。我想主要的原因應該是承擔的責任不同,同樣是維護客戶,如果因維護不當造成公司損失,對業(yè)務員而言,直接對公司負責;對業(yè)務助理而言,則是對業(yè)務經(jīng)理負責,造成的由業(yè)務經(jīng)理對公司負責。從發(fā)展來說,業(yè)務助理是一種經(jīng)歷,是獨立承擔業(yè)務的有效過渡。在進入公司時,就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為從熟悉各業(yè)務環(huán)節(jié)到熟悉產(chǎn)品,再到獨立維護客戶,最少也需要1年以上。也就是說到第2年,才能真正從自己的工作成果中獲利。
2.要有強烈的責任心
很多看似可做可不做,可早做可晚做的工作,做和不做,或早做晚做,其后果可能截然不同。
3. 做到正規(guī),注重細節(jié)
1)為什么要正規(guī)和注重細節(jié)
對外貿易與其他的貿易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經(jīng)被廣泛接受并沿用的系統(tǒng)。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規(guī)范,以及業(yè)務前輩積累下來的一些寶貴經(jīng)驗。從溝通的細節(jié)中客戶會看到你的工作態(tài)度,工作是否嚴謹以及是否可以信任。細節(jié)決定成敗,這句話一點都不夸張。
2)如何正規(guī)和注重細節(jié)
所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規(guī)范。 盡量使用正規(guī)的商務信函,正規(guī)的合同格式,正規(guī)的樣品發(fā)票等文件。 在實際操作中從以下幾方面做到:
a.對客戶的回復使用正規(guī)商務信函格式。
b.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的商務語言,不使用非正規(guī)縮寫。如 you 寫成 u 。規(guī)范使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀 。
c.在日常同客人的交流中有理有節(jié),尊重客戶,使用禮貌用語。
d.對于長期合作的老客戶,他的訂單一般都有一定的規(guī)律,如果有異常,及時跟客人確認。
4. 熟悉產(chǎn)品
業(yè)務助理同樣需要熟悉產(chǎn)品。連產(chǎn)品都不熟悉,很難贏得客戶的信任和工廠的尊重?？梢詮囊韵路矫鎭硎煜ぎa(chǎn)品:
a.做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產(chǎn)品相關知識整理成文檔并默記在心中。
b.有機會多去工廠車間看,一方面可以了解生產(chǎn)工藝,另一方面可以全面了解產(chǎn)品相關知識。
c.不懂一定要問。多跟業(yè)務經(jīng)理或公司同事請教,不懂裝懂是不明智之舉。掌握了產(chǎn)品知識,跟客人和工廠的溝通就會變得輕松。
5.學會換位思考,做到誠信守諾
學會換位思考,站在客戶的角度,給出你的建議。 銷售最理想的高度是:顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題,提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。你的合理建議讓客戶感覺到你的專業(yè),也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關系在業(yè)務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。 但合理的建議是建立在對產(chǎn)品的充分了解和豐富的跟單經(jīng)驗上的。這兩個因素都是在業(yè)務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍,用得好事半功倍,用不好會顯得更不專業(yè)。
誠信守諾,它是業(yè)務開展的基礎,也是為人處事之道。在給客戶承諾之前, 先去確認一個滿足承諾的條件是否可行。而一旦做了承諾,就一定要做到。如果做不到,就要誠心地向客戶道歉,不要去辯解或推卸責任。只需向客戶說:這是我的錯。然后想辦法來彌補。
業(yè)務助理崗位職責/工作內容
工作職責:
一、接待客戶日常來訪、來電、來函等咨詢服務,為銷售部提供后勤服務。
二、協(xié)助業(yè)務人員進行訂單制作、跟單、樣品寄送,并跟進,為銷售部提供幫助。
三、處理制作業(yè)務員交給的報表,單據(jù),文件,資料等。
四、受理客戶的投訴電話,做好相關記錄,及時聯(lián)系相關業(yè)務人員處理。
五、定期對重點客戶進行電話回訪,幫助業(yè)務人員做好客情,主動和客戶增進了解,介紹公司的企業(yè)文化,讓客戶更加信賴公司的產(chǎn)品。
六、每月總結整理客戶的投訴資料,分析出客戶最不滿意的情況并總結出來,為公司后期改進和制定方案作參考。
七、協(xié)助業(yè)務員回收貨款,并及時提醒業(yè)務員相關貨款的回收情況。
八、及時提出合理化建議,幫助業(yè)務員成長,針對在外出差的業(yè)務員,每天電話跟蹤一次,咨詢是否有需要提供幫助。
九、配合公司其它部門積極開展工作,如:配合倉庫的開單發(fā)貨工作。
十、做好每次部門會議的工作安排,為部門提供方便。
十一、組織搜集相關能促進業(yè)務員成長的資料,分發(fā)到個人閱覽,讓業(yè)務人員圓滿。
十二、負責制定本部門工作計劃,組織制定本部門工作制度。
十三、組織制定行政管理人員考核實施辦法。
十四、定期進行客戶滿意度調查,并對調查結果進行分析改進。
