第1篇 公司檔案管理制度范本
每一個公司的員工都有檔案資料,對于各崗位的員工的檔案如何管理,公司要制定相應的檔案管理制度。以下整理了公司檔案管理制度的范本,僅供參考。
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導,每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房,各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。
第2篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)
第一章總 則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務:
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。
第二章 人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務,必須按照有關規(guī)定,互相配合,認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。
7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書等。
8、各類審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內(nèi),負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。
第十條 公司綜合服務部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。
第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關,及時入卷歸檔。
第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章 人事檔案的保管
第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管,不得泄密。
第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。
第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)。
第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。
第十七條 檔案管理人員調(diào)動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。
第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條 檔案庫房是機要重地,無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。
第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。
第四章 人事檔案的查閱和借用
第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準同意方可。
第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關人員談論或泄露員工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。
第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯。
第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動,檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走',公司綜合服務部應將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過機要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務部應拒絕接收。
第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條 對轉(zhuǎn)進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條 對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。
第六章
附 則
第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。
第3篇 集團公司檔案管理制度3
集團公司檔案管理制度(三)
第一章總則
第一條為規(guī)范集團檔案管理,特制訂本工作細則。
第二條本工作細則適用于江蘇**實業(yè)集團有限公司檔案工作人員。
第二章日常事務工作細則
第三條檔案人員崗位職責
(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級有關檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。
(二)負責制訂集團公司有關檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。
(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門對檔案材料進行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。
(四)負責集團專兼職檔案人員的業(yè)務培訓和業(yè)務指導工作。
(五)負責接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計集團公司的各類檔案。
(六)負責檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進行統(tǒng)計。
(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。
(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。
(九)對檔案室所藏已過保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見。
(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風、更換防蟲用品,延長檔案壽命。
(十一)承辦公司交辦的其他工作。
第四條流程圖
(一)接收流程:
材料齊全
缺少材料
1.執(zhí)行標準
(1)應歸檔文件齊全完整;
(2)應歸檔文件為原件;
(3)及時登記;
2.處理措施
(1)檔案資料發(fā)生損毀時,由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。
(2)未能及時登記,扣除責任人績效1-5分/次;
(二)借閱流程
1.執(zhí)行標準
(1)借閱登記;
(2)保持文檔完整;
(3)遵守檔案管理制度。
2.處理措施
(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責任人績效1-5分/次;
(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責任人扣除績效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規(guī)的,按國家相關法律法規(guī)執(zhí)行。
(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。
(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。
第三章附則
第五條檔案管理考核辦法
(一)為切實提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實行必要的獎懲考核;
(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡成員的工作;
(三)集團各部門、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內(nèi)容,納入全年目標,落實責任人;
(四)檔案工作結合全年工作進行全面綜合的考核評比;
(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項目部的年度目標責任書中檔案管理工作指標是否完成。
(六)考核由集團檔案管理領導小組負責,對工作成績突出者給予適當?shù)谋碚玫莫剟?對違反規(guī)定或工作不負責的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。
第六條本工作細則解釋權歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權歸總經(jīng)辦。
第七條本工作細則自頒布之日起正式執(zhí)行。
第4篇 公司檔案管理制度-范本2023
【公司檔案管理制度范本2015】
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3. 凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過 4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第5篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-7
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的招聘等相關工作業(yè)務資料,由經(jīng)辦人保存,年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規(guī)定等,除保密薪資文件外,均應保存一份原件或復印件歸檔,年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等,應作為公開業(yè)務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調(diào)整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職,辦理相關手續(xù)后,總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定,查閱員工人事檔案應經(jīng)總辦主任批準,并辦理相關手續(xù),檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前,需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責,連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容,總辦員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用,由總辦負責統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦,做好檔案管理工作。
第6篇 企業(yè)公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
企業(yè)(公司)安全生產(chǎn)檔案管理制度
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個安全生產(chǎn)管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個方面的內(nèi)容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。
安全生產(chǎn)技術臺帳包括:安全技術措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺帳應記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設備事故臺帳和其他的事故臺帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報的相關數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。
第7篇 房地產(chǎn)股份公司會計檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會計檔案管理制度
為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,符合會計基礎規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會計檔案立卷管理辦法
1、會計憑證:每月做好的會計憑證必須在下月5日內(nèi)進行順號、查對、清點,檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號裝訂成冊,憑證封面標名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會計報表:每月做好的會計報表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應當注明:單位名稱、單位地址,財務報告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負責人、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會計帳本:每月結帳后,將打印出來的會計帳簿加具封面,裝訂成冊,標明帳戶名稱、順序號、標上標簽,將會計帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財務文件:財務文件、審計報告等按文件內(nèi)容進行分類,按立案時間打出文件清單,標上標簽、編上編號,便于查閱。
二、會計檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進行,財務部查閱檔案資料,要求當天查閱當天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財務部主管批準,并付上借閱檔案借據(jù),寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。
三、會計檔案保管期限
1、會計憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會計帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。
3、會計報表:
①月、季度會計報表保管期限為15年;
②年度會計報表保管期限為永久。
4、其他:
①會計移交清冊保管期限為15年
②會計檔案保管清冊保管期為永久
③會計檔案銷毀清冊保管期為永久
④銀行存款對帳單保管期限為5年
四、會計檔案銷毀
根據(jù)會計檔案保管期限,銷毀會計檔案時,到期限的檔案必須列出詳細的會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財務部主管簽名、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應由上級主管部門派員監(jiān)銷。
第8篇 公司檔案管理制度格式怎樣的
第一章管理部門
第一條 管理部門。
(1) 文書結案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如為特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復印件歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回復印件。
(2) 各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經(jīng)理室。第二章整理與分類
第二條 文件點收。文件結案移送歸檔時,依如下原則點收。
(1) 檢查文件的本文及 是否完整,如有短少,應即追查、歸入。
(2) 文件應有管理部門主管的簽認。
⑶ 文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回,由經(jīng)辦部門補辦。
(4) 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
(5) 有價證券或其他貴重物品,應退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。
第三條 文件整理。點收文件后,應依下列方式整理。
(1) 中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2) 右方裝訂文件及其 均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
⑶ 文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
第四條 檔案分類。
(1) 檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
(2) 檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。
⑶ 同一小類(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設卷次編號,以便查考。
(4) 每一檔夾封面內(nèi)頁應設目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。
(5) 檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。
第五條 檔案名稱及編號。
(1) 檔案各級分類應命名,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
(2) 各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯數(shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。
⑶ 檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
(4) 檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務增加時,隨時增補。
(5) 檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第六條 檔號編列。
(1) 案件如系新案,應就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
(2) 案件如可歸屬前案,應查明前案的檔號,予以同號編列。
⑶ 檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。
(4) 檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。第三章歸檔與檔案清理
第七條 保存期限。
(1) 歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
(2) 檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第八條 保存期限。文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。
(1) 永久保存。①公司章程。②股東名簿。③組織規(guī)程及辦事細則。④董事會及股東會紀錄。⑤財務報表。⑥政府機關核準文件。⑦不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證。⑧工程設計圖。⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(2) 10年保存。①預算、決算書類。②會計憑證。③事業(yè)計劃資料。④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
⑶ 5年保存。①期滿或解除之合約。②其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(4) 1年保存:結案后無長期保存必要者。
(5) 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第九條 檔卷清理。
(1) 管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應造冊報總經(jīng)理核準,必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(2) 保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。第四章調(diào)卷
第十條 檔案借閱程序。
(1) 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務調(diào)閱檔案時,應填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準后,向管檔人員調(diào)閱。
(2) 管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。
⑶ 在檔案室當場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。
(4) 檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條 調(diào)卷管理。
(1) “調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應按調(diào)閱程序重新辦理。
(2) 調(diào)卷人員對于所調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負責處理。
⑶ 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應變更調(diào)卷登記,不得私自借出。
(4) 調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務有關者,如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務無關的案件,應經(jīng)文書管理部門主管同意。
第9篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規(guī)章制度,維護單位及派遣員工的合法權益,避免糾紛產(chǎn)生,促進企業(yè)健康發(fā)展,結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護檔案的有機聯(lián)系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領導審核批準后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經(jīng)公司領導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
第10篇 公司客戶檔案管理制度
公司客戶檔案管理制度
一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔保業(yè)務檔案資料
（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權益，特制定本細則。
二、 檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負責。
（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務的具體經(jīng)辦人員
（項目經(jīng)理a、b角）為檔案移交人；
（二）部項目經(jīng)理a角將項目資料按檔案清單
（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內(nèi)資料清單
（具體到每一項內(nèi)容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理b角，清單一式三份，a、 b角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，a、b角、檔案管理人員三方分別簽字確認。()項目經(jīng)理b角根據(jù)清單內(nèi)容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關有權人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理b角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理a角補齊；
（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據(jù)等、項目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；
（具體內(nèi)容及順序附表）；
（四）業(yè)務發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的移交時限為項目結束后
（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項目經(jīng)理a角三個工作日內(nèi)移交項目經(jīng)理b角，項目經(jīng)理b角兩個工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經(jīng)理b角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經(jīng)理b角、檔案管理員雙方簽字確認；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
（八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應給檔案中的合同編號。
五、 重要權證資料的移交
（一）重要權證資料包括：貸款或者擔?？蛻舻呢敭a(chǎn)權屬證明原件、保證人的財產(chǎn)權屬證明原件、他項權證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權出質(zhì)設立登記通知書、其他權屬證明原件；
（二）重要的權證應與檔案資料分開移交，重要權證視同現(xiàn)金管理，相關權屬證書在第一時間移交公司指定的權證管理人員， a角列出重要權證移交清單，ab角及檔案員三方在對清單上所列權證的名稱、權證號、數(shù)量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
（四）檔案管理員應將所收到的權證存入保險柜單獨保存；
（五）存檔的權證應按項目按項目編號分開保存，且權證編號應與項目的檔案編號一致。如檔案號為 鴻借字第001號檔案對應的權證檔案編號也為 鴻借字第001號。
六、 檔案的借閱
（一）公司董事長、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；
（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復位，并登記臺帳。
七、 本實施細則自頒布之日起執(zhí)行。
第11篇 有限股份公司檔案管理制度
1.目的
為使公司的文件資料能夠科學及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
2.范圍
本制度適用于公司各級檔案管理。
3.名詞解釋
3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。
3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種文件材料。
3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復文可為一件。
4職責
4.1公司行政部負責檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導各部門執(zhí)行。
4.2各部門(廠)應指定兼職檔案管理員，并負責本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權。
4.3行政部檔案管理工作：
4.3.1組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。
4.3.2組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。
4.3.3負責編制、完善檔案管理制度。
4.3.4負責公司檔案室的組織建設工作。
4.4各部門(廠)檔案管理員：
4.4.1負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
4.4.2在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
4.5公司的財務部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。
5.管理內(nèi)容：
5.1檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。
5.2檔案管理人員應根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關資料，并確保文件的質(zhì)量。
5.2.1質(zhì)量要求：
5.2.1.1紙質(zhì)類檔案應確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領導簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應予以復制。
5.2.1.2電子實物檔案應確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。
5.2.2檔案收集規(guī)則
公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應注意：
5.2.2.1及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應定期進行收集并歸檔。電子文檔應隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。
5.2.2.2嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應逐件進行檢查：
5.2.2.2.1文件應為已處理完畢的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件，應查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應注明無原件的原因及原件存放地。
5.3檔案整理規(guī)則：
5.3.1.1公司檔案設置三級類目：
5.3.1.1.1一級類目以部門名稱關鍵詞進行設置。
5.3.1.1.2二級類目設置6大類，包括文書類、基本建設類、設備儀器類、職工類、聲像類、實物類。
5.3.1.1.3三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。
5.3.2裝訂：
5.3.2.1歸檔文書類文件應按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文為一件時，復文在前。來文在后。
5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊;裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。
5.3.2.3對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。
5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。
5.3.2.5對于特殊類別的資料，如設計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。
5.3.3排列：
歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結合時間依次排序。
5.3.4編號：
公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱【年度】-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001
意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。
5.3.4.1聲像檔案
照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。
5.3.4.2實物檔案
每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關責任人、保管理由，保管時間及期限。
5.3.5編目：
5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄(附表7.1)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復文為一件時，只對復文進行編目。
5.3.5.2將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。
5.3.6裝盒：
將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表7.2)項目。檔案盒應采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。
5.4檔案的保管和保護：
5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責任人。
5.4.2聲像檔案應一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復制等。
5.4.3檔案柜應滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。
5.5檔案的移交：
5.5.1移交規(guī)則：
在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。
5.5.1.1文書檔案的移交：
由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。
5.5.1.2聲像實物檔案的移交：
聲像實物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應在一周內(nèi)向行政部進行移交。
5.5.1.3對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應在取得后盡快完成移交工作。
5.5.2移交要求：
5.5.2.1移交的資料均應為原件。
5.5.2.1.1若各部門業(yè)務工作須使用原件資料，應事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。
5.5.2.1.2各級單位在簽訂合同類文件時，應確保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的資料應為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。
5.5.2.3資料應按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應包括卷內(nèi)文件目錄。
5.5.2.4移交時移交人應仔細填寫《檔案交接登記表》(附表7.3)，確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。
5.5.2.5行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。
5.5.2.6移交資料前，各級單位應將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。
5.5.3移交時限：
一般應于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。
5.6檔案的借閱：
5.6.1公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表7.4)，經(jīng)部門(廠)負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.2公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負責人、相應部門負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領導簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權領導審批后方可借閱。
5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
5.6.5檔案借閱人應對檔案的保密、安全和完整負責，不得自行復制，修改。其主管領導負有監(jiān)督責任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
5.6.6借閱人需要復制檔案時，應提出申請。復制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應在《檔案借(查)閱單》上注明復制件用途。
5.6.7檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責催辦事宜。
5.7檔案保管期限：
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。
5.8檔案的處置
5.8.1公司檔案室應每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權領導審核簽字后，方可對檔案進行處置。
5.8.1.1如檔案尚存一定保存價值，應需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。
5.8.1.2如檔案已喪失保存價值的則應予以銷毀。
5.8.2銷毀
5.8.2.1經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表7.5)，相關部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。
5.8.2.2對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。
6..對發(fā)生以下行為者將進行相應處罰：
6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關責任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關責任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關責任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關責任人通報批評處罰;其行為導致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關責任人及其直屬主管領導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
7.附表：
7.1卷內(nèi)文件目錄
7.2備考表
7.3檔案交接登記表
7.4檔案借(查)閱單
7.5檔案銷毀清冊
第12篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度
地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6
為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;
一、檔案歸檔范圍
1、銷售合同
(1)預定書(認購書)原件;
(2)買賣合同原件;
(3)換、退房申請;
(4)房型修改申請;
(5)其他合同之補充協(xié)議。
2、客戶資料檔案
(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。
(2)簽約客戶檔案
基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;
辦理按揭及房屋產(chǎn)權證所需客戶提供的資料;
其他客戶提交之資料。
3、內(nèi)部管理檔案
(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件
(2)銷售管理檔案
(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;
(4)早晚會會議記錄。
4、內(nèi)部往來文件
(1)發(fā)往各部門間的日常函件;
(2)收到公司各部門的往來文件。
5、公司對外宣傳資料
(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;
(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;
(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;
(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。
6、房地產(chǎn)相關信息
(1)房地產(chǎn)相關法律、法規(guī)、政策、資料;
(2)各樓盤樓書;
(3)房地產(chǎn)相關信息剪報;
(4)各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
(1)戶外宣傳制作合同復印件;
(2)媒體制作合同;
(3)其他與銷售部有關的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;
2、檔案資料分類應清晰、全面;
3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;
4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;
5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:
1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;
2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責人簽字;
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;
4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關規(guī)定進行處理,造成重大損失者當追究責任;
四、檔案的保管
1、檔案接收時要認真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;
2、各類檔案材料,應按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;
3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎,做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷毀
1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;
2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導,經(jīng)部門批示后銷毀。
