第1篇 某公司檔案管理制度格式怎樣的
微星公司檔案管理制度第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實施細則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀要等。上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計劃等文件資料。公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。
第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習、考察、調(diào)研等公務(wù)活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條 各部門須有一名檔案管理人員,認真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理
第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上明細名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi),對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第2篇 某大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學(xué)生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責:
3.1各部門負責人負責監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內(nèi)容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質(zhì)量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財務(wù)除外)的檔案,由部門負責人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務(wù)檔案及公司機密檔案,由總經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復(fù)制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負責人審核,由管理者代表審批后進行銷毀,財務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。
4.9.3銷毀時應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關(guān)文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》
第3篇 房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度：總則
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度:總則
為了公司檔案管理的統(tǒng)一性、完整性、規(guī)范性和安全性,充分發(fā)揮檔案的有效作用,維護公司合法權(quán)益,防止檔案丟失、損壞、被盜、受潮、蛀蝕等,特制定本制度。
一、編制依據(jù):
(一)《中華人民共和國檔案法》
(二)《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》
(三)《**工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)劃》
(四)《**企業(yè)網(wǎng)、機關(guān)檔案歸檔范圍及保管期限》
二、總則
(一)公司檔案是指各職能部門及個人在房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)中所形成的,對公司有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料。
(二)公司檔案是公司在各項工作中形成的全部檔案的總和,包括行政管理、營銷策劃、工程開發(fā)建設(shè)、財務(wù)審計、人事勞資、設(shè)備等。
(三)檔案是公司的寶貴財富,必須堅持集中統(tǒng)一管理,按照《檔案法》規(guī)定,任何部門和個人不得以任何形式和手段將應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有。
(四)公司檔案由公司總工程師分管,行政隸屬總經(jīng)辦。
(五)公司開發(fā)建設(shè)的工程項目各施工、監(jiān)理單位應(yīng)遵照本制度有關(guān)條款執(zhí)行。
第4篇 公司客戶檔案管理制度
公司客戶檔案管理制度
一、 為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔保業(yè)務(wù)檔案資料
（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權(quán)益，特制定本細則。
二、 檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權(quán)屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。
三、 檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺帳及權(quán)證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。
（一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負責。
（二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。
四、 檔案的整理與移交
（一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員
（項目經(jīng)理a、b角）為檔案移交人；
（二）部項目經(jīng)理a角將項目資料按檔案清單
（附后）的要求進行分類整理，編制好冊內(nèi)資料清單
（具體到每一項內(nèi)容的頁數(shù)，包含資料中的封面及所有紙張）移交項目經(jīng)理b角，清單一式三份，a、 b角各執(zhí)一份，檔案資料中一份，a、b角、檔案管理人員三方分別簽字確認。()項目經(jīng)理b角根據(jù)清單內(nèi)容對檔案資料進行審核，確認檔案及相關(guān)有權(quán)人員簽字完整并編碼之后移交給檔案管理員，若資料中有重要資料或簽字缺少，項目經(jīng)理b角須列出補充資料清單要求項目經(jīng)理a角補齊；
（三）項目資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據(jù)等、項目調(diào)查資料、客戶或企業(yè)資料；
（具體內(nèi)容及順序附表）；
（四）業(yè)務(wù)發(fā)生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿走的部分，應(yīng)列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進行編碼；
（五）檔案的移交時限為項目結(jié)束后
（一般為貸款發(fā)放后）的五天之內(nèi)，具體為項目經(jīng)理a角三個工作日內(nèi)移交項目經(jīng)理b角，項目經(jīng)理b角兩個工作日內(nèi)移交檔案室，特殊情況說明原因經(jīng)有權(quán)審批人同意后可以酌情延后；
（六）檔案管理員在接交檔案時，按照項目經(jīng)理b角提供的清單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，項目經(jīng)理b角、檔案管理員雙方簽字確認；
（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認；
（八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應(yīng)給檔案中的合同編號。
五、 重要權(quán)證資料的移交
（一）重要權(quán)證資料包括：貸款或者擔?？蛻舻呢敭a(chǎn)權(quán)屬證明原件、保證人的財產(chǎn)權(quán)屬證明原件、他項權(quán)證原件、動產(chǎn)抵押登記通知書、股權(quán)出質(zhì)設(shè)立登記通知書、其他權(quán)屬證明原件；
（二）重要的權(quán)證應(yīng)與檔案資料分開移交，重要權(quán)證視同現(xiàn)金管理，相關(guān)權(quán)屬證書在第一時間移交公司指定的權(quán)證管理人員， a角列出重要權(quán)證移交清單，ab角及檔案員三方在對清單上所列權(quán)證的名稱、權(quán)證號、數(shù)量核對無誤后，單獨移交檔案室存檔并在移交單上簽字確認；
（四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險柜單獨保存；
（五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項目按項目編號分開保存，且權(quán)證編號應(yīng)與項目的檔案編號一致。如檔案號為 鴻借字第001號檔案對應(yīng)的權(quán)證檔案編號也為 鴻借字第001號。
六、 檔案的借閱
（一）公司董事長、總經(jīng)理。副總經(jīng)理需要借閱檔案可以直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，員工因工作需要借閱檔案的，必須按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經(jīng)公司董事長、總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準；
（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳；
（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規(guī)定的期限內(nèi)，將所借資料完整歸還檔案管理員；
（四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復(fù)位，并登記臺帳。
七、 本實施細則自頒布之日起執(zhí)行。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
第6篇 工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度
工貿(mào)油品調(diào)運分公司會計檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學(xué)管理,保證會計資料的完整安全,更好地服務(wù)于公司的各項經(jīng)營活動,根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》,并結(jié)合公司實際,特制定本制度。
第二條 本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條 本制度適用于公司財務(wù)資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章 組織機構(gòu)及職責
第四條 公司財務(wù)資產(chǎn)部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條 公司機關(guān)綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章 會計檔案管理范圍
第六條 會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務(wù)指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務(wù)資產(chǎn)部門進行保管。
第四章 會計檔案的整理立卷
第七條 每月的會計資料,在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條 會計年度終了后,應(yīng)采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統(tǒng)一:一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一:案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一:建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條 會計憑證的立卷
(一)按月立卷:次月將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1. 會計憑證裝訂前的準備工作:
(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持數(shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因,再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關(guān)人員(如復(fù)核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集),根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。
2. 會計憑證裝訂時的要求:
(1)用“三針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面,裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面,封面紙用牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米,以保證裝訂牢固,美觀大方。
3. 會計憑證裝訂后的注意事項:
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標明憑證種類編號,以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次,裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條 會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是:
(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);
(三)會計賬簿的裝訂順序:會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后,會計賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條 會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后,留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會計報表裝訂要求:
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角;如有損壞部位,應(yīng)對其修補后,完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條 其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應(yīng)按時整理立卷,要求如下:
(一)分類整理,按順序排列,檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章 會計檔案的歸檔
第十三條 當年的會計檔案在會計年度終了后,由財務(wù)資產(chǎn)部門保管一年,期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中,需財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移
交,由財務(wù)資產(chǎn)部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份),一份交予財務(wù)資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管,、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條 會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學(xué)管理,要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作,確保會計檔案的安全。
第十五條 機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單,將全部案卷逐一移交,接管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
第十六條 財務(wù)資產(chǎn)部門應(yīng)建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條 檔案在財務(wù)資產(chǎn)部門保管期間,凡需借閱會計檔案人員,須經(jīng)總會計師批準后,方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫,不得拆散原卷冊,不得抽換,不得將會計檔案攜帶外出,如遇特殊情況,須經(jīng)總會計師批準。
第十八條 會計檔案移交辦公室后,凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù),具體參見檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第七章 會計檔案的保管期限
第十九條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類,具體見附件一。
第二十條 會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條 會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的,可以比照類似的保管期限辦理。
第八章 會計檔案的銷毀
第二十二條 保管期滿的會計檔案,除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外,可以按照以下程序銷毀:
(一)由綜合辦公室會同財務(wù)資產(chǎn)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會計檔案時,綜合辦公室和財務(wù)資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。
第二十三條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章 附則
第二十四條 本制度由財務(wù)資產(chǎn)部負責解釋。
第二十五條 本制度未盡事宜,按國家相關(guān)法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 本制度自頒發(fā)之日起施行
附件一:
工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司會計檔案保管期限表
序號檔案名稱保管期限備注
一、會計憑證類
1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證15年
二、會計賬簿類
2日記賬15年
其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
3明細賬15年
4總賬15年包括日記總賬
5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保持5年
6輔助賬簿15年
三、財務(wù)報告類包括各級主管部門的匯總會計報表
7主要財務(wù)指標快報3年包括文字分析
8月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析
9年度財務(wù)報告永久包括文字分析
四、其他類
10會計移交清冊15年
11會計檔案保管清冊永久
12會計檔案銷毀清冊永久
13銀行余額調(diào)節(jié)表5年
14銀行對賬單5年
15月度現(xiàn)金盤點表5年
第7篇 物業(yè)公司客戶檔案管理制度
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二.管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項
1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5. 接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
第8篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據(jù)《檔案法》及其《實施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學(xué)習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。
(二) 本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務(wù)部門才予報銷會議費用。
第七條 各部門兼職文書的職責:
(一) 了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二) 認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時,應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、 平時歸檔
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會核準后實施,修改亦然。
第9篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準,要嚴格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。
第10篇 公司安全、環(huán)保檔案管理制度
1? 目的與范圍
本制度規(guī)定了xxxx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
本制度適用于xxxx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
2? 管理職責
2.1公司總經(jīng)理負責安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
2.2設(shè)備安全課負責安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。
2.3技術(shù)部負責指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
3?? 管理內(nèi)容
3.1檔案的分類及編號
a）共設(shè)置三個一級類目。編號用漢語拼音音節(jié)表示。
一級類目分類編號順序如下：
代 號?????? 名? 稱
aq????? 安全類檔案
hb????? 環(huán)保類檔案
zw???? 職業(yè)衛(wèi)生類檔案
b）二級類目按檔案管理內(nèi)容進行編號，編號用阿拉伯數(shù)字表示，凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3.2安全類檔案包括：上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄（含各類專項檢查）、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關(guān)會議紀要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案（含職業(yè)病事故）等。
3.3環(huán)保類檔案包括：上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環(huán)保評價及驗收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。
3.4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括：上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病防護設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料等。
3.5檔案的保存期限
3.5.1安全類檔案：新員工三級安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存，其它檔案保存三年。
3.5.2環(huán)保類檔案：環(huán)保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存，其它檔案保存三年。
3.5.3職業(yè)衛(wèi)生類檔案：職業(yè)健康監(jiān)護檔案、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料應(yīng)永久保存，其它檔案保存三年。
3.6管理要求
3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊。
3.6.2需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護檔案時，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)印。
第11篇 公司安全環(huán)保檔案管理制度怎么寫
1 目的與范圍
本制度規(guī)定了________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。
其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
本制度適用于________公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。
2 管理職責2.1公司總經(jīng)理負責安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。
2. 2設(shè)備安全課負責安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。
2. 3技術(shù)部負責指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。
3. 管理內(nèi)容3.1檔案的分類及編號
a)共設(shè)置三個一級類目。
編號用漢語拼音音節(jié)表示。
一級類目分類編號順序如下:
代 號 名 稱
aq 安全類檔案
hb 環(huán)保類檔案
w 職業(yè)衛(wèi)生類檔案
b)二級類目按檔案管理內(nèi)容進行編號,編號用阿拉伯數(shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3. 2安全類檔案包括:上級安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測檢驗結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類專項檢查)、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關(guān)會議紀要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。
3. 3環(huán)保類檔案包括:上級環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測檢驗結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環(huán)保評價及驗收資料、危險廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報、排污申報、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。
3. 4職業(yè)衛(wèi)生類檔案包括:上級職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素檢測資料、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、職業(yè)病防護設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場所職業(yè)病危害申報資料、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料等。
3. 5檔案的保存期限
3.5.1 安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.2 環(huán)保類檔案:環(huán)保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3.5.3 職業(yè)衛(wèi)生類檔案:職業(yè)健康監(jiān)護檔案、新建項目職業(yè)病危害評價及驗收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。
3. 6管理要求
3.6.1 歸檔資料必須分類裝訂成冊。
3.6.2 需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護檔案時,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可復(fù)印。
第12篇 公司檔案管理制度-范本
公司檔案管理制度范本
一、總則1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。 二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。 六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 七、本制度即日起開始執(zhí)行。相關(guān)的管理制度推薦:食品安全管理制度辦公室計算機使用制度食堂管理制度
