g公司檔案管理制度范例（十二篇）

發(fā)布時(shí)間：2024-11-29 查看人數(shù)：13

g公司檔案管理制度范例

第1篇 g公司檔案管理制度范例

一、總則

1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。

5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責(zé)

1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。

6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

7、用畢按時(shí)歸還,如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

第2篇 x地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理制度

地產(chǎn)公司人事檔案和人事資料管理制度

為了加強(qiáng)公司人員人事檔案的保密性,建立建全人事資料和檔案,制定本制度如下:

一.人事檔案是指由公司委托市人才托管的員工人事檔案和員工在公司工作期間而形成的各種可留存的資料(公司內(nèi)部人事資料)。

二.員工一旦轉(zhuǎn)正,應(yīng)將人事檔案轉(zhuǎn)入公司。如因種種原因而不能將你的檔案轉(zhuǎn)入公司,本人必須提交書面說明,報(bào)人力資源部歸檔。

三.員工轉(zhuǎn)入公司的人事檔案應(yīng)該包括:

1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史的履歷;

2.相關(guān)學(xué)歷證書、畢業(yè)生登記表;

3.以往工作期間產(chǎn)生的勞動(dòng)合同原件;

4.相關(guān)職稱評(píng)定的資料;

5.其它存檔人事資料

四.公司人力資源部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案內(nèi)容,有審核權(quán)。如發(fā)現(xiàn)員工人事檔案與員工入職所填寫相關(guān)資料內(nèi)容有出入,有權(quán)調(diào)查確定真實(shí)情況。

五.員工與公司簽定的勞動(dòng)合同、在公司服務(wù)期間內(nèi)評(píng)定的相關(guān)職稱證明和再教育證明等由公司人力資源部統(tǒng)一留存,定期向市人才移交,存入員工人事檔案中。

六.員工入職時(shí),需填寫一系列的個(gè)人資料。員工須詳實(shí)地填寫每一個(gè)項(xiàng)目,公司有權(quán)進(jìn)行甄別。如有虛假,視同嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度。

七.員工若有以下信息的變更,需15日內(nèi)通知公司人力資源部,以確保與員工有關(guān)的各項(xiàng)權(quán)益:

1.姓名、身份證號(hào)碼;

2.家庭住址或電話號(hào)碼;

3.婚姻狀況及家庭成員狀況;

4.員工本人工資卡號(hào);

5.遇意外或在緊急情況下需通告的人;

6.新取得的某種學(xué)歷、技術(shù)、資格、稱號(hào)等。

7.其他你認(rèn)為有必要知會(huì)公司的個(gè)人信息

以上個(gè)人資料均應(yīng)如實(shí)填寫,公司保留審查的權(quán)利,嚴(yán)禁虛假,否則立即予以除名。

八.公司人力資源部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案內(nèi)容,不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密。

員工人事檔案,由公司統(tǒng)一委托市人才交流中心保管。

第3篇 z公司檔案管理部門制度

1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。

3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應(yīng)即追查歸入。

4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

5、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

點(diǎn)收文件后,應(yīng)依下列方法收拾:

1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素,按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分,部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。

檔案分類應(yīng)力求切合適用。倘因案件較多,前款三級(jí)不敷利用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多,亦可僅應(yīng)用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。

同一小類之案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個(gè)檔夾不敷應(yīng)用時(shí),得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂,并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào),以便查考。

每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”,案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄,并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。

檔號(hào)之表現(xiàn)方法如下 aa―bbccd―ee,aa為經(jīng)辦部門代號(hào),bb為大類號(hào),cc為小類號(hào)。d為檔卷卷次,ee為檔案目次。

檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱,其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明簡(jiǎn)要,以能充足表現(xiàn)檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,且有必定范圍,不宜籠統(tǒng)含糊。

各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào),均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表現(xiàn);其位數(shù)應(yīng)用視案件多寡及增加情況而考慮決議。

檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)斷定后,應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”,即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào),用必定次序依次排列,以便查閱。

檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)展或業(yè)務(wù)增繁時(shí),隨時(shí)增補(bǔ)之用。

檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應(yīng)事先審慎研議,并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)比表,以免混雜。

第4篇公司人事檔案工作管理制度

各個(gè)類型的公司,都有人事部門,人事部門對(duì)于員工的檔案如何來管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)*中央組織部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號(hào)),特制定本辦法。

第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù),是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù),應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴(yán)密保管,確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級(jí)員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、*思想,堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級(jí)黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記,并報(bào)請(qǐng)人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。人事檔案室對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度,建立各類檔案名冊(cè)。每半年檢查核對(duì)一次檔案,做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫(kù)房應(yīng)是堅(jiān)固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫(kù)房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作,干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章,方能有效。

第二十條對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回,以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng),干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整,公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個(gè)月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室,以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料),鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。

3、出國(guó)出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表,組織審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料,民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見。民主評(píng)議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料,*材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。

14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。

15、高等教育、國(guó)民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書,學(xué)習(xí)鑒定材料。

16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。

17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。

18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

第5篇集團(tuán)公司檔案管理制度

《xx集團(tuán)檔案管理制度》

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理工作，確保檔案的完善和齊全，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)文件精神，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定如下檔案管理制度。

第二章立卷歸檔

第二條歸檔范圍

凡記述反映本單位各種活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值并已辦理完畢的文件均屬歸檔范圍，確定歸檔與不歸檔應(yīng)遵照國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三條歸檔時(shí)間

1、辦理完畢的工作文件和應(yīng)歸檔的報(bào)表，在月底或次月10日前整理立卷，移交檔案室，并辦理移交、接收手續(xù)。

2、基建文件材料待工程竣工收后及時(shí)歸檔。

3、會(huì)議文件、照（底）片、獎(jiǎng)狀、錦旗、錄音（像）帶等，采取平時(shí)歸檔方法進(jìn)行，即隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。

第四條收集整理要求

1、按照歸檔范圍及時(shí)、完整、準(zhǔn)確收集本單位工作中形成的各種文件材料。

2、歸檔的文件其制作程序符合規(guī)范要求，制成材料具有耐久性。

3、卷內(nèi)文件材料排列有序，反映問題集中，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系。

4、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，能充分提示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。

5、卷內(nèi)頁(yè)號(hào)、目錄、備考表和案卷封皮各項(xiàng)內(nèi)容填寫清楚、正確、完整。

6、卷內(nèi)文件無金屬物，破損的文件必須修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀。

7、檔案分類、組卷科學(xué)，便于保管和利用。

8、應(yīng)編制好各類檔案的檢索工具、無積存、零散材料。

第三章檔案室管理

第五條檔案庫(kù)房必須符合防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲鼠的要求；設(shè)置窗簾，配備滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)等保護(hù)設(shè)施，四周無危及庫(kù)房安全的隱患。

第六條定期搞好庫(kù)房衛(wèi)生，檢查檔案破損、褪變情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。

第七條檔案庫(kù)房專人管理，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。

第四章檔案統(tǒng)計(jì)

第八條要定期對(duì)檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)及檔案的形成規(guī)律進(jìn)行分析，為制定檔案工作計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。

第九條要保證數(shù)字的準(zhǔn)確性，堅(jiān)持實(shí)事求是，嚴(yán)格認(rèn)真對(duì)待每一個(gè)文字，如實(shí)反映情況，使統(tǒng)計(jì)數(shù)字準(zhǔn)確，符合客觀事實(shí)。

第十條對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況及時(shí)統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定向檔案管理部報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表。

第十一條對(duì)本公司檔案及檔案工作情況要定期調(diào)查，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并按規(guī)定上報(bào)集團(tuán)行政管理中心檔案管理部。

第十二條檔案統(tǒng)計(jì)工作必須遵循國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法使統(tǒng)計(jì)工作科學(xué)化。

第五章檔案保管

第十三條對(duì)接收進(jìn)綜合檔案室的檔案，應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格分類、組卷、編目，對(duì)不符合要求的案卷進(jìn)行必要的補(bǔ)充、加工整理。

第十四條加強(qiáng)檔案管理，編制科學(xué)、實(shí)用的檔案檢索工具，方便對(duì)檔案的有效利用。

第十五條積極做好檔案的利用工作，建立借閱登記和利用效果登記

第十六條加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，維護(hù)檔案實(shí)體的完整與安全。

第十七條對(duì)保管期滿后沒有參考利用價(jià)值的檔案，經(jīng)過集團(tuán)行政管理中心有關(guān)

部門和集團(tuán)行政負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，造具清冊(cè)后進(jìn)行銷毀。

第十八條對(duì)檔案保管情況要定期檢查，發(fā)現(xiàn)破損或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或其他處理。

第六章檔案保密

第十九條不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說。

第二十條不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問。

第二十一條不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄。

第二十二條不得在公共場(chǎng)所傳播與機(jī)密有關(guān)的事項(xiàng)。

第二十三條不得在不保密的地方存放機(jī)密文件。

第二十四條不得隨意向他人提供機(jī)密材料。

第二十五條不準(zhǔn)把檔案資料帶出檔案室

第二十六條嚴(yán)格執(zhí)行查閱規(guī)定和各種管理制度。

第二十七條復(fù)印機(jī)密文件、資料，嚴(yán)格按復(fù)印有關(guān)規(guī)定辦理。

第二十八條檔案員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)認(rèn)真辦好移交手續(xù)。

第七章檔案利用

第二十九條凡本單位各部門需查閱檔案材料，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，查閱機(jī)密檔案需經(jīng)檔案歸屬部門的權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱，未經(jīng)審批人員不得查閱檔案。

第三十條未辦理查閱手續(xù)和發(fā)現(xiàn)查閱手續(xù)不全者，檔案室拒絕提供查閱檔案。

第三十一條查閱檔案只限在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將案卷帶出檔案室。

第三十二條在借閱過程中，應(yīng)保持檔案資料完整無缺，不得擅自涂改、拆頁(yè)、撕毀、污損、劃杠、拆角、添字等，對(duì)無故損壞檔案者視情節(jié)輕重酌情處理。

第三十三條嚴(yán)守機(jī)密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。

第三十四條檔案員認(rèn)真對(duì)歸還的檔案進(jìn)行復(fù)查其完整程度，辦理注銷手續(xù)，并視情況及時(shí)追究。

第6篇 b公司人事檔案管理制度

e公司人事檔案管理制度

第一條為確保人事檔案的機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。

第二條本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

第四條新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

4、身份證復(fù)印件

5、照片

6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表

7、聘用合同

8、獎(jiǎng)懲材料

9、任免、升降、調(diào)薪等材料

10、其它材料

第六條檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè),記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

第七條要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。

第八條所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。

第九條人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條收回檔案時(shí),檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì),否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

第十三條離職人員檔案保存期為一年。

第7篇某裝飾公司檔案管理制度

裝飾公司檔案管理制度

第1條檔案的管理:

(一)辦公室是檔案的執(zhí)行管理部門,并由專人負(fù)責(zé)檔案管理;

(二)凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報(bào)表,都必須及時(shí)歸檔;

(三)檔案管理人員堅(jiān)持文書隨時(shí)立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料;

(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

第2條檔案歸檔范圍:

(一)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料;

(二)政府、項(xiàng)目批文、合同,公司董事會(huì)形成的文件材料;

(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等);

(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等);

(五)公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等;

(六)工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙,工程部門留用復(fù)印件備份等;

(七)公司各部門年度工作計(jì)劃(財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔);

(八)公司有效證照、證件;

(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

(十)公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

(十二)公司獲得的各種社會(huì)榮譽(yù)資料;

(十三)會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明,各種季度報(bào)表、月報(bào)表,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類文件材料(此類檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查);

(十四)組織人事教育培訓(xùn)、員工變動(dòng)表、花名冊(cè)、教育培訓(xùn);

(十五)其他需要?dú)w檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

第3條檔案立卷要求:

(一)辦公室應(yīng)及時(shí)做好檔案歸檔分類保管工作;財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào)表等材料整理立卷以便存查;

(二)公司各部門應(yīng)及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應(yīng)向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;

(三)各部門向辦公室提交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù);檔案管理人員按文件材料分類造冊(cè),并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;

(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用;

(五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁(yè)號(hào);

(六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);

(七)案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

第4條檔案歸檔時(shí)間:

(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;

(二)財(cái)務(wù)部門需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報(bào)辦公室存查;根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報(bào)辦公室存查。

第5條檔案的借閱:

(一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時(shí)歸還。

(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱;

(三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予借閱;

(四)借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷;

(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn);

(六)借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過10天;檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄;

(七)借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失;

(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;

(九)會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復(fù)印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

第6條檔案保密級(jí)別:

(一)檔案分一般檔案和密級(jí)檔案兩類。檔案的密級(jí)由公司總經(jīng)理核定簽注;

(二)有密級(jí)的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用;

(三)有密級(jí)檔案只限檔案管理員管理;

(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對(duì)內(nèi)予以及時(shí)提供利用;對(duì)外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)辦理。

第7條檔案的銷毀:公司定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,制定銷毀清單,對(duì)失去保存價(jià)值的檔案,登記造冊(cè),經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,銷毀時(shí)需有兩人以上參加,并在銷毀清冊(cè)上簽字。

第8篇物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度格式怎樣的

物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內(nèi)容,實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

1.2.2 設(shè)備設(shè)施檔案:包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

1.2.3 業(yè)主檔案:包括業(yè)主入住時(shí)所填寫的'業(yè)主概況表'、'業(yè)主公約'、'入住契約'、'前期服務(wù)協(xié)議'、'接房登記表'等。

1.2.4 文秘檔案:包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;

1.2.6 財(cái)務(wù)檔案:包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經(jīng)常使用,對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理,并保存復(fù)印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

2.2.3 加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng),確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

2.2.5 堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

2.2.6 作到檔案分類科學(xué)化。

檔案按內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)?；?/p>

每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

第9篇集團(tuán)公司檔案管理制度3

集團(tuán)公司檔案管理制度(三)

第一章總則

第一條為規(guī)范集團(tuán)檔案管理,特制訂本工作細(xì)則。

第二條本工作細(xì)則適用于江蘇**實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司檔案工作人員。

第二章日常事務(wù)工作細(xì)則

第三條檔案人員崗位職責(zé)

(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)檔案工作的指示規(guī)定、辦法等。

(二)負(fù)責(zé)制訂集團(tuán)公司有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作的發(fā)展規(guī)劃。

(三)督促、檢查和指導(dǎo)各分子公司檔案立卷部門對(duì)檔案材料進(jìn)行完整、系統(tǒng)、正確的立卷歸檔。

(四)負(fù)責(zé)集團(tuán)專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

(五)負(fù)責(zé)接收、整理、分類、保管和統(tǒng)計(jì)集團(tuán)公司的各類檔案。

(六)負(fù)責(zé)檔案的開放利用工作,辦理檔案的借閱,對(duì)所保管檔案的數(shù)量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開展檔案的編研工作。

(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報(bào)刊、雜志等資料,并提供利用。

(九)對(duì)檔案室所藏已過保管期的檔案負(fù)責(zé)組織鑒定,并提出處理意見。

(十)認(rèn)真做好檔案保管工作,對(duì)庫(kù)房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲用品,延長(zhǎng)檔案壽命。

(十一)承辦公司交辦的其他工作。

第四條流程圖

(一)接收流程:

材料齊全

缺少材料

1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)應(yīng)歸檔文件齊全完整;

(2)應(yīng)歸檔文件為原件;

(3)及時(shí)登記;

2.處理措施

(1)檔案資料發(fā)生損毀時(shí),由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

(2)未能及時(shí)登記,扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;

(二)借閱流程

1.執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

(1)借閱登記;

(2)保持文檔完整;

(3)遵守檔案管理制度。

2.處理措施

(1)違反檔案管理制度規(guī)定的,視具體情況扣除責(zé)任人績(jī)效1-5分/次;

(2)涉嫌泄密的,予以記過處理,并視情節(jié)輕重責(zé)任人扣除績(jī)效獎(jiǎng)金5-10分/次;觸及國(guó)家法律法規(guī)的,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。

(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當(dāng)事人行政法律責(zé)任。

第三章附則

第五條檔案管理考核辦法

(一)為切實(shí)提高檔案管理水平,結(jié)合檔案工作目標(biāo)的考核,對(duì)檔案工作實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲考核;

(二)檔案達(dá)標(biāo)工作作為全年工作目標(biāo)之一,考核集團(tuán)行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò)成員的工作;

(三)集團(tuán)各部門、分子公司、項(xiàng)目部必須把檔案工作作為工作目標(biāo)管理的主要內(nèi)容,納入全年目標(biāo),落實(shí)責(zé)任人;

(四)檔案工作結(jié)合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評(píng)比;

(五)考核內(nèi)容:各部門、分子公司、項(xiàng)目部的年度目標(biāo)責(zé)任書中檔案管理工作指標(biāo)是否完成。

(六)考核由集團(tuán)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé),對(duì)工作成績(jī)突出者給予適當(dāng)?shù)谋碚玫莫?jiǎng)勵(lì),對(duì)違反規(guī)定或工作不負(fù)責(zé)的人員視情節(jié)輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標(biāo)管理獎(jiǎng)。

第六條本工作細(xì)則解釋權(quán)歸行政部,監(jiān)督執(zhí)行權(quán)歸總經(jīng)辦。

第七條本工作細(xì)則自頒布之日起正式執(zhí)行。

第10篇工程公司檔案管理制度

************工程有限公司檔案管理制度

匯編：

行政人事部

二零一四年十二月四日

檔案管理制度

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)1二、檔案分類及歸檔范圍、要求2三、檔案移交、整理、編號(hào)3四、檔案的利用4五、檔案的保管5六、檔案的銷毀5七、檔案保密制度6附件：

檔案管理相關(guān)表格

公司檔案管理明細(xì)表

總則

(一)為了加強(qiáng)對(duì)工程資料的管理，完善和規(guī)范公司管理制度，特制定本規(guī)定。

(二)本規(guī)定適用于公司總部及項(xiàng)目部。

一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)

(一)人事行政部負(fù)責(zé)制度的推進(jìn)以及各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察，并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。

(二)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》。

(三)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制登記表》、《檔案查閱登記表》、《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報(bào)告表》，和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對(duì)部門資料的完整性負(fù)責(zé)。

(四)各部門資料員/資料管理員

1、制度在部門的執(zhí)行;

2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運(yùn)作;

3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期分類整理保存。

二、檔案分類及歸檔范圍、要求

(一)文書檔案

1.1歸檔范圍：

1.1.1、集團(tuán)資料

各類營(yíng)業(yè)證照(營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國(guó)土成交確認(rèn)函、國(guó)土合同等

公司章程

集團(tuán)公司發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等各類正式行文

1.1.2、紅頭文件

公司下發(fā)和上報(bào)的各類正式行文

1.1.3、外來文件

各政府機(jī)關(guān)部門、協(xié)會(huì)、學(xué)會(huì)下發(fā)給公司的與工程項(xiàng)目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請(qǐng)等文件

1.1.4、會(huì)議資料

會(huì)議紀(jì)要利用明源流程存檔

專題會(huì)會(huì)議講義

1.1.5、法律文件

合同、協(xié)議審核;

訴訟材料

1.1.6、物資采購(gòu)合同

1.1.7、車輛資料

公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機(jī)動(dòng)車輛的基本信息資料、證件、保險(xiǎn)單、維修記錄、事故資料

1.2歸檔要求：

1.2.1、集團(tuán)證照資料：由財(cái)務(wù)部關(guān)注各類營(yíng)業(yè)證照更新時(shí)間，保證證照及時(shí)更新，做好使用登記以及復(fù)制登記。

1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件及外來相關(guān)文件移交行政部;車輛資料直接移交車輛管理員。

1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。

(二)人事檔案

2.1、歸檔范圍

2.1.1勞動(dòng)合同、聘用協(xié)議;

2.1.2一般員工轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、任免、離職、降職文件;

2.1.3職稱評(píng)定材料;

2.1.4面試表;

2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料;

2.1.6員工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、方案

2.2、歸檔要求

2.2.1由人事專員保存于部門檔案柜;

(三)建設(shè)類檔案

3.1、歸檔范圍(附件：詳細(xì)列表)，集中于工程部：

3.1.1勘察設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同(協(xié)議)。

3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件：

3.1.3項(xiàng)目核準(zhǔn)(立項(xiàng))階段

3.1.4方案審查階段

3.1.5初設(shè)審查階段

3.1.6施工許可證階段

3.1.7預(yù)售階段

3.1.8竣工驗(yàn)收備案登記階段

3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段

3.2、歸檔要求

3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報(bào)建人員取得后3日內(nèi)移交相關(guān)的管理人員。

3.2.2工程部檔案按項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，在階段工作完成后及時(shí)將資料整理歸類造冊(cè)，合理保存。

3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團(tuán)保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖(變更圖紙)上加蓋“變更確認(rèn)”章。

3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案?jìng)骱炌瓿珊?，由?jīng)辦人移交負(fù)責(zé)人保管。

(四)會(huì)計(jì)檔案

4.1、歸檔范圍

4.1.1、會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證;

4.1.2、會(huì)計(jì)賬簿類：

(1)總賬;

(2)現(xiàn)金日記賬，

(3)銀行存款賬、銀行明細(xì)賬;

(4)輔助賬簿;

4.1.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：

(1)年度決算報(bào)表(經(jīng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后);

(2)月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表;

(3)不定期重要一次性報(bào)表;

(4)審計(jì)報(bào)告;

(5)驗(yàn)資報(bào)告;

(6)資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

4.1.4其他類：

(1)會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè);

(2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單;

4.2、歸檔要求

4.2.1會(huì)計(jì)憑證、賬簿由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財(cái)務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個(gè)工作日內(nèi)完成當(dāng)月會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿的整理和裝訂工作。;

4.2.2財(cái)務(wù)報(bào)告類、其他類會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后妥善保管。

(五)實(shí)物檔案

5.1、歸檔范圍：

5.1.1、照片、音像類

(1)反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等主要職能活動(dòng)以及重要的工作成果。

(2)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團(tuán)公司有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)。

(3)公司組織或參與的重大外事活動(dòng)。

(4)記錄公司重大事件。

(5)與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會(huì))。

(6)其他具有保存價(jià)值。

5.1.2、公司獲得的各種獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)等

5.1.3、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等

5.1.4、公司社會(huì)交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動(dòng)中形成的紀(jì)念品、其它有保存價(jià)值的實(shí)物

5.2、歸檔要求：

5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放;數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。

5.2.2、其他實(shí)物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。

三、檔案移交、整理、編號(hào)

(一)移交

1.1、各部門檔案管理人員在留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。

1.2、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部才給予核報(bào)。

(二)整理

鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→印臨時(shí)檔號(hào)→裝訂→對(duì)號(hào)裝盒→入檔案柜

(三)編號(hào)

(公司)簡(jiǎn)稱+(業(yè)務(wù)部門)簡(jiǎn)稱-檔案類別代碼(一級(jí)+二級(jí))-年度+順序號(hào);

四、檔案的利用

(一)查閱

1.1、查閱的授權(quán)范圍

(1)總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。

(2)部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。

(3)普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。

(4)跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱單。

(5)由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。

1.2、檔案查閱程序要求

(1)權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。

(2)權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時(shí)歸還。

(二)借閱

2.1、借閱程序要求

(1)員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料;

(2)各部門檔案管理人員員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案查閱登記表》上簽字，備查。

2.2、檔案的歸還

(1)借出的檔案原件，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時(shí)歸還，歸還時(shí)在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。

(2)檔案使用人歸還檔案時(shí)要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。

2.3、其他規(guī)定

會(huì)計(jì)檔案原則上不借出。

(三)檔案復(fù)制

申請(qǐng)復(fù)制檔案者完成審批流程后，由檔案管理人員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者。

五、檔案的保管

(一)檔案的保管期限

各部門的檔案管理人員根據(jù)文件材料的價(jià)值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長(zhǎng)期保存兩類。

(二)專項(xiàng)檔案的保管規(guī)定

2.1、公司各部門檔案(含會(huì)計(jì)檔案)：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊(cè)，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對(duì)各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。

2.2、電子版檔案的傳遞和保存

(1)原則上除電子設(shè)備檔案和財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、帳簿檔案外其他檔案必須同時(shí)保存電子版檔案。

(2)人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對(duì)應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。

(3)每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。

(三)檔案的正式裝盒、造冊(cè)

3.1、裝訂要求：參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

3.2、裝盒：人事行政專員于每年固定時(shí)間進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊(cè)及調(diào)整工作。

(四)檔案的存放

檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號(hào)、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄(分目錄)及備考表。

裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照年度、類別的次序自左向右，自上而下地排列。

(五)檔案意外損毀的處理

檔案丟失或發(fā)生意外損毀時(shí)，檔案管理人員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報(bào)告表》，報(bào)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。

檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原，借用人應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對(duì)事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

六、檔案的銷毀

(一)目的：判定檔案價(jià)值、定期對(duì)失去保存價(jià)值的檔案銷毀。

(二)程序及要求

2.1、檔案管理人員要定期鑒別檔案價(jià)值，識(shí)別出失去保存價(jià)值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交部門經(jīng)理及總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。

2.2、正式銷毀前檔案管理人員應(yīng)再次進(jìn)行核對(duì);銷毀時(shí)應(yīng)有檔案管理員和監(jiān)銷人同時(shí)在場(chǎng);銷毀后監(jiān)銷員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。

2.3、檔案銷毀情況應(yīng)做到及時(shí)登記。

(三)會(huì)計(jì)檔案的銷毀

3.1、會(huì)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

3.2、總經(jīng)理在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。

3.3、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由至少兩人共同銷毀并簽字確認(rèn)。

3.4、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。

3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

七、檔案保密制度

1、嚴(yán)禁將密級(jí)文件、資料帶回家或帶到公共場(chǎng)所，嚴(yán)禁在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)，嚴(yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容;

2、打印密級(jí)文件的草稿、校對(duì)稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀;

3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容;

4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理;

5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作;

6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財(cái)務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地;

7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露;

8、對(duì)模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟(jì)處罰;對(duì)因失密、泄密觸犯國(guó)家法律者，將報(bào)送司法機(jī)關(guān)對(duì)其依法處理。

本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

第11篇公司檔案保密制度

第一條各級(jí)保密人員要相互協(xié)調(diào)配合，應(yīng)主動(dòng)為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù)，公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第二條在對(duì)外交往與合作中，對(duì)方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機(jī)密事項(xiàng)時(shí)，將由公司保密委員會(huì)立會(huì)研究決定后，方可提供。保密委員會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密規(guī)定，該提供的提供，不該提供的堅(jiān)決不提供。

第三條對(duì)公司下發(fā)的保密文件及重要會(huì)議材料各單位進(jìn)行妥善保管，并進(jìn)行登記管理，不得亂扔亂放。

第四條保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù)，不得擅自多印留存。密碼電報(bào)一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級(jí)進(jìn)行管理，復(fù)制中形成的廢頁(yè)應(yīng)作為密件銷毀。

第五條絕密級(jí)文件、資料和密碼電報(bào)不得全文抄錄，確因工作必須摘抄的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意，不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

第六條保密文件在發(fā)送裝封時(shí)應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點(diǎn)、裝封，切忌將不同密級(jí)的文件混放于同一信封中。密級(jí)的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級(jí)。封口時(shí)，不應(yīng)用釘書釘封口的方式，應(yīng)采用密封的方式。

第七條涉及國(guó)家機(jī)密和公司商業(yè)秘密的文件，原則上不用傳真方式發(fā)送，確因緊急情況需要時(shí)，要用密碼傳真?zhèn)魉停辉试S用普通傳真機(jī)和電子郵件傳送；絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸；不得以明碼電報(bào)拍發(fā)秘密文件，也不得明電密電混用。

第八條保密文件接收時(shí)應(yīng)由公司保密人員拆封，其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號(hào)，要與一般文件分開進(jìn)行。

第九條傳閱保密文件時(shí)，必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件，公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時(shí)，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，做好保密工作。傳閱或借閱文件，要嚴(yán)格堅(jiān)持登記制度。

第十條保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管，并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

第十一條建立公司保密文件清退制度，每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失，要及時(shí)追查處理。

第十二條如保密人員因工作調(diào)動(dòng)或其它原因而長(zhǎng)期離開崗位前，必須把自己經(jīng)營(yíng)的秘密文件全部移交清楚。移交時(shí)，要造冊(cè)、清點(diǎn)、核對(duì)，并且要履行簽收手續(xù)。

第十三條保密人員每年對(duì)辦理完畢的保密文件收集齊全，對(duì)有查考價(jià)值的要整理立卷，其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第十四條保密文件銷毀前，必須逐一登記，并在報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。

第十五條以上保密文件擬制、處理、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，要建立嚴(yán)格的登記制度，在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C(jī)密事項(xiàng)，不讓無關(guān)人員隨意瀏覽，不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C(jī)密事項(xiàng)等等。

第十六條公司印制各類簡(jiǎn)報(bào)、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息，承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，不得涉及和泄露國(guó)家及公司秘密。

第十七條公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動(dòng)中，不準(zhǔn)隨身攜帶密級(jí)文件、資料，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，在預(yù)案中應(yīng)采取措施，防止泄露事件發(fā)生。

第12篇公司行政管理制度-檔案管理制度

公司行政管理制度:檔案管理制度

檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。

第一節(jié)檔案范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié)檔案分類及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:

1、行政類

2、財(cái)務(wù)類

3、人事類

4、業(yè)務(wù)類

5、工程類

6、拓展類

二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號(hào)以'一案一號(hào)'為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。

第三節(jié)機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'三級(jí)。其中:

二、劃分標(biāo)準(zhǔn):

絕密檔案包括:

公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。

機(jī)密檔案包括:

1、財(cái)務(wù)資料;

2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;

3、公司經(jīng)營(yíng)情況;

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;

5、技術(shù)資料;

6、金額在10萬-100萬元的合同。

秘密檔案包括:

1、重要項(xiàng)目資料;

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。

第四節(jié)檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。

第五節(jié)保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:

一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。

二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。

四、一年保存:1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無長(zhǎng)期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。

第六節(jié)保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

第七節(jié)檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。

七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。

第八節(jié)檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過8個(gè)工作時(shí)。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

第九節(jié)檔案銷毀

一、超過保存期,且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。

五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。

六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門一份,總經(jīng)辦一份。