第1篇 g公司檔案管理制度范例
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
第2篇 公司檔案資料管理制度
一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度，公司檔案管理制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司檔案管理制度》。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第3篇 某某公司文件檔案管理制度
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負責人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);
4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。
第4篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
第5篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進一步明確工作規(guī)范,強化內(nèi)部管理,落實崗位責任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴格按照制度要求,強化優(yōu)質(zhì)高效、嚴謹規(guī)范的意識,認真履職、團結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同保管價值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會議所形成的文件,包括會議通知、議程、名單、會議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會議紀要等由相關(guān)人員負責收集齊全(文件一式二份),在會議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請示年立卷,跨年度計劃放在計劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會議文件放在開會年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點進行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號和頁號。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標題要力求簡明扼要,準確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。
二、財務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負責固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對固定資產(chǎn)進行清點、核實,做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動時,應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴格執(zhí)行逐級審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、變價處理嚴格執(zhí)行有關(guān)報廢的程序和規(guī)定并及時上報相關(guān)主管部門。
(四)加強國有資產(chǎn)管理,嚴防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項目部任何部門、任何人向公司項目部以外單位發(fā)出與項目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進行備案,并對反饋信息及時歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度;凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對確已無保存價值的工程檔案,由工程項目部負責列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
第6篇 工貿(mào)公司檔案管理制度
一、目的
安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理的失控將會給安全生產(chǎn)管理工作帶來重大的影響。為加強對檔案資料的管理,明確責任部門/人員、流程、形式、權(quán)限及各類安全生產(chǎn)檔案及保存要求等,確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實性和準確性,以便后續(xù)借鑒;使檔案管理工作進一步規(guī)范化、制度化、科學化。
二、 適用范圍
本制度適用于本公司的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理。
三、 機構(gòu)與職責
3.1公司設(shè)立檔案室,隸屬于辦公室,并設(shè)置檔案管理員,負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責,檔案管理員必須嚴格履行職責,根據(jù)檔案的重要性和保密程度分為公司級和部門級,公司級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類,有規(guī)范的檔案編號和標簽,并建立電子與紙張分類目錄。
3.2 各部門資料管理:所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員,制定明確的資料管理員崗位職責,規(guī)范部門檔案管理,實行部門檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷毀,必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
四 、檔案管理程序
4.1安全生產(chǎn)檔案歸檔范圍包括:
(1)安全生產(chǎn)管理委員會人員名單及變動記錄,安全標準化體系各類文件。
(2)安全機構(gòu)設(shè)置情況及專職、兼職安全員名單;
(3)特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單;
(4)特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案資料;
(5)危險源(點)資料及三級危險源(點)管理清單;
(6)作業(yè)環(huán)境監(jiān)測資料(地壓監(jiān)測、巖石移動觀測、粉塵濃度監(jiān)測、風速、風量監(jiān)測、環(huán)境監(jiān)測、噪聲測定等);
(7)職工健康檔案及健康監(jiān)護資料;
(8)職業(yè)病人檔案及監(jiān)護資料;
(9)安全生產(chǎn)檢查記錄及整改情況;
(10)安全例會及安全日、月活動記錄。
(11)職工代表大會關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實情況;
(12)安全生產(chǎn)事故記錄和統(tǒng)計資料;
(13)職工傷亡事故登記表等有關(guān)傷亡事故管理的檔案資料;
(14)安全生產(chǎn)管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程,并匯編成冊;
(15)安全措施費用的提取和使用情況;
(16)安全教育培訓記錄;
(17)事故應(yīng)急救援預(yù)案,事故應(yīng)急救援演練及實施記錄;
4.1.1檔案質(zhì)量
4.1.2檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫,字跡要工整,清晰,封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。
4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點,保持文件材料之間的聯(lián)系,區(qū)分不同的價值,便于保管和利用。
4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內(nèi)文件沒有提名的,由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
4.1.6檔案盒封面應(yīng)注明立卷人,審核人,立卷時間。
4.2立檔
4.2.1檔案文件材料按照批復(fù)在前,請示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的請示與批復(fù),有批復(fù)的在批復(fù)年立卷,無批復(fù)的放在請示年立卷;跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷;跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
4.2.3檔案文件資料按時間順序排列,收交時公文處理用紙在前,收文在后;內(nèi)部制發(fā)文件,發(fā)文正稿在前,依次為公文處理用紙,發(fā)文底稿。
4.3 歸檔類別
4.3.1 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實際情況設(shè)立類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè)置要層次分明,概念明確,案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系,便于科學管理與利用。
企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍宜設(shè)置以下類別:
(一)安全組織
(二)安全規(guī)章制度
(三)監(jiān)督執(zhí)法檢查
(四)安全檢查
(五)教育培訓
(六)安全投入
(七)工傷保險
(八)職業(yè)病防治
(九)勞動防護用品
(十)“三同時”管理
(十一)安全防護設(shè)備管理
(十二)安全用電管理
(十三)特種設(shè)備管理
(十四)事故管理
4.3.2 特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。
4.3.3 特殊載體安全生產(chǎn)檔案要遵照有關(guān)照片、聲像、電子檔案的標準,按其載體形式分別保存,并注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案的互見號。
4.4檔案編號
4.4.1檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制《檔案登記目錄表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
4.4.2檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應(yīng)事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
4.4.3公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”,各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4.5歸檔及保存年限
4.5.1歸檔的文件資料,應(yīng)按自然形成,保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔,在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間,系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
4.5.2歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂,保存期限分為定期和永久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技術(shù)管理制度、辦法、總結(jié),自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料;
4.5.2.2 30年
安全技術(shù)管理規(guī)劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、應(yīng)急演練活動文件材料
4.5.3 公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
4.5.4 歸檔的文件資料種類,份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,每份文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復(fù),轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,多種文字形成的同一文件,均不得分開。
4.5.5 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后,要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
4.6 檔案日常管理
4.6.1借閱
4.6.1.1借閱手續(xù):
(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時,應(yīng)由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱,經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
(2)檔案員接到借閱條,經(jīng)核查后,取出該項檔案,并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時催還。
(3)檔案歸還時,經(jīng)檔案員核查無異后,檔案即歸入檔夾,填寫歸還日期,在記錄上寫明“已還”字樣。
4.6.1.2借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點、畫線和涂改,未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。
4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件,需借閱部門負責人書面請示,經(jīng)辦公室主任批準。
4.6.1.4借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時,應(yīng)變更借閱登記,不得私自授受。
4.6.2銷毀
4.6.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》,報公司負責人審核批準,并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明:銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
4.6.2.2銷前,按照清冊清點;銷后,在清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種:未結(jié)清的債權(quán)債務(wù);未了事項;正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷,直到事項完結(jié)時為止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要進行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后,方可進行移交?！稒n案移交登記表》需注明:
移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
4.6.3.2移交前,按照清冊清點;移交后,在清冊上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護檔案的完整和安全,主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.6.4.2 檔案員應(yīng)忠于職守,遵守紀律,保守秘密,樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想,主動,準確,迅速地為利用者提供檔案資料。
4.6.4.3 愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備,任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
4.7檔案庫房管理
設(shè)置專門的檔案庫,對上述要求檔案管理的資料進行管理,檔案庫要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求,配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。應(yīng)關(guān)注電子媒體文件和檔案的管理,確認是否有規(guī)定,能否及時修改等。
4.8附則
在本制度框架下,公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則,但不得與本制度發(fā)生沖突,經(jīng)報辦公室備案后,與本制度具有同等效力。
第7篇 物業(yè)公司客戶檔案管理制度
一.制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng),而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度
二.管理目標
客戶檔案資料全面、準確、有效。
三.適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料:
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時填具之資料
5. 客戶資料補充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來文件
9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四.注意事項
1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4. 接聽客戶投訴,解決客戶投訴;
5. 接聽客戶工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù)。
第8篇 裝飾設(shè)計工程公司檔案管理制度
裝飾設(shè)計工程公司檔案管理制度1總則
1.2 本制度所指的檔案,包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3 公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時,必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷毀。2檔案的收集與管理
2.1 堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負責管理本部門的文件資料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動,應(yīng)及時通知公司檔案主管部門。
2.2 公司檔案的主管部門為公司行政人事部。
2.3 凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請示、報告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4 一項工作由幾個部門參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。
2.5 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門召開的會議等公務(wù)活動的人員,在核報旅差費時,必須將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認可后,財務(wù)部門才能給予報銷。
2.6 本公司召開全公司性的會議,由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認可后,財務(wù)部門才能報銷相關(guān)的會議費用。
2.7 公司專(兼)職檔案管理人員的職責是:了解本公司(部門)的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門)文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門)的文件資料;認真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對本公司(部門)承辦的文件資料及時收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財務(wù)檔案暫由財務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時,應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。3歸檔范圍
3.1 重要的會議材料,包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗材料、會議紀錄等。
3.2 上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資
3.3 本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來的文書。
3.4 本公司向上級的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。
3.5 反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、報告、會議紀錄等。
3.6 本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7 本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎懲的文件資
3.8 本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9 本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。4平時歸檔
4.1 各部門對已處理完畢或批存的文件資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時文件資料歸檔使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4.3 公文承辦人員應(yīng)及時將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4 兼職檔案管理人員應(yīng)及時將立卷的文件資料,按照“案卷類目”的條款放入平時保存文件夾內(nèi)對號入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。5立卷歸檔
5.1 為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門兼職檔案管理員負責,公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。
5.2 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和使用。
5.3 歸檔的文件資料種類、份數(shù)以及每份文件資料的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5 不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒有復(fù)文的,放在請示年立卷?？缒甓鹊囊?guī)劃放在針對的第一年立卷?？缒甓鹊目偨Y(jié)放在針對的最后一年立卷。跨年度的會議文件放在會議開幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
5.7 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號。
5.8 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負責。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.1 0案卷封面應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
5.1 1案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.1 2案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
第9篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。
e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。
b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。
c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進行修補和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。
3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛護檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。
4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷毀
1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。
2.鑒定的主要項目有:
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則:
a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進行。
5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質(zhì)量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應(yīng)及時責成有關(guān)人員負責修改、補充。
6.銷毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準。
b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。
c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行處理。
第10篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第11篇 某某地產(chǎn)公司檔案管理制度
3、檔案管理
3.1目的
明確公司檔案管理原則,建立完善準確的檔案系列,積累和儲存寶貴的工作資料,為公司業(yè)務(wù)的有效運作和決策提供必要的資料服務(wù)。
3.2定義
檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有查考利用價值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料,如文件、資料、書信、會議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。
3.3原則
企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源,對企業(yè)的有效運作與決策,對維護企業(yè)的經(jīng)濟利益,保護企業(yè)的合法權(quán)益,具有法律憑證作用。根據(jù)本公司實際情況,公司的企業(yè)檔案,按照集中管理的原則,由公司行政人事部管理,各部門、地盤要認真做好檔案的整理與歸檔上交工作,由保證檔案的完整、準確和安全。
a、地盤保管一般短期資料,對重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù),地盤應(yīng)復(fù)制留底后,將原件隨時送交公司有關(guān)部門。::地盤結(jié)束后,須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記,附上清單,一并上交公司的行政人事部。
b、重要檔案需在產(chǎn)生同時將正本報公司行政人事部集中管理。
c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
3.4檔案分類
通常是,工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料,以項目為主進行分類;文書、財務(wù)方面的檔案資料以年度為主進行分類。
根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況,現(xiàn)將檔案資料分為五大類。
a、文書類
b、財務(wù)類
c、工程施工類
d、物資類
e、地產(chǎn)類
3.5各檔案分類如下
a、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復(fù)。
⑵公司組織簡單、機構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。
⑶營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。
⑸工作計劃、總結(jié)、會議紀要、重要文件。
⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示,以及公司的請示報告與批復(fù)等。
⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
b、財務(wù)類
⑴本公司財務(wù)制度。
⑵各種會計憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會計帳簿(明細帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。
⑷會計報表(帳務(wù)指標快報、年度決算報表)。
⑸各類清冊(會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等)。
c、工程施工類
⑴開工申請。
⑵工程保險文件。
⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結(jié)算文件資料。
⑺竣工工程總結(jié)報告。
⑻完工保養(yǎng)紙。
d、物資類
⑴機械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計劃及審批件。
⑵物資訂購的報價單、比價單與合同文件。
⑶各種機械設(shè)備清單、保險文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產(chǎn)清單。
⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報廢及出售審批表。
⑹材料調(diào)拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。
⑼海關(guān)進出口報送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
e、地產(chǎn)類
⑴征地或購地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價目、入伙等文件。
⑷與設(shè)計單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。
⑸市場調(diào)研報告、可行性研究報告、發(fā)展策劃報告、營銷策劃報告等有關(guān)文件。
3.6檔案立卷歸檔要求
a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點,保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系,便于保管利用。
b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制,不同年度的檔案一般不得放在一起,跨年度的請示與批復(fù),放在批復(fù)之年度內(nèi);沒有批復(fù)文放在請示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。
c、歸檔的檔案材料中,應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起,不得分開。
d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄,并進行代碼編號,字跡要工整、清晰。
e、工程項目在進行過程中要隨時注意收集、積累有關(guān)資料。
3.7有關(guān)注意事項
a、各部門、地盤均須指定專人進行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求,并結(jié)合實際情
況和以往的經(jīng)驗,將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經(jīng)常過問,檢查此項工作。
b、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱,必須經(jīng)部門主管批準;未經(jīng)許可,不得復(fù)印或外借。
c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交,存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。
d、公司內(nèi)部制作的,需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料,由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求,每年整理后列出清單,按規(guī)定時限一并移交公司行政人事部。
e、凡需銷毀的檔案資料,::必須先造冊列出清單,并經(jīng)相應(yīng)級別的主管簽字批準后,才可銷毀,銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀,原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時,清理上交后,將無用資料加以銷毀。
3.8公司檔案室檔案
a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負責。
b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室,一定時間或永久保存。
入庫檔案由行政人事部負責人審查批準,并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
c、檔案的儲存及儲存時間等,要視乎檔案情況及其他原因而定,并由部門負責人最后決定。
d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi),每年封套均需有參考編號,以便找尋。封套外要標記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。
第12篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復(fù)印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會議紀要、a級財務(wù)資料(財務(wù)報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復(fù)印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應(yīng)當進行修補和復(fù)制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標題要標明相關(guān)署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務(wù)資料同時須經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當事人責任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應(yīng)進行審查、簽章。
