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檔案管理制度規(guī)范(十二篇)

發(fā)布時(shí)間:2024-11-29 查看人數(shù):50

檔案管理制度規(guī)范

第1篇 檔案管理制度規(guī)范

檔案管理制度

1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理,不得分散和私人保存。

2、各科室應(yīng)按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。

3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。要定期清點(diǎn)整理檔案資料,對(duì)殘缺或變質(zhì)的檔案及時(shí)補(bǔ)充確保完整。要保持檔案室的清潔美觀,搞好檔案室衛(wèi)生工作。

4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、大聲喧嘩,不準(zhǔn)進(jìn)行與查閱檔案無(wú)關(guān)的活動(dòng)。

5、非文檔人員不得自行翻閱檔案。

6、參觀人員必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),在檔案員的陪同下方可參觀。

第2篇 聲像檔案管理制度范本

聲像檔案是應(yīng)用錄音、錄像、照相等手段對(duì)重要事件進(jìn)行真實(shí)記錄的歷史材料,它具有客觀性、形象性和科學(xué)技術(shù)性的特點(diǎn),能生動(dòng)形象地再現(xiàn)我局有關(guān)方面的工作及成果,客觀反映和記錄工商行政管理工作的真實(shí)面貌。它和文字、圖紙檔案一樣,具有現(xiàn)實(shí)的查證作用,對(duì)研究歷史具有參考使用價(jià)值。為了規(guī)范管理好全局聲像檔案,使其更好地發(fā)揮作用,特制定下發(fā)本辦法,望各部門(mén)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行:

一、聲像檔案是國(guó)家全部檔案的一大門(mén)類(lèi),是我局檔案工作的重要組成部分,各部門(mén)文檔內(nèi)勤人員要認(rèn)真收集,每年12月10日前交局辦公室(檔案室)統(tǒng)一集中保管。

二、聲像檔案的收集范圍:

1、人物類(lèi)照片、錄音。

①、歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子(正副局長(zhǎng)、黨組成員)、省以上英雄、模范和系統(tǒng)先進(jìn)人物;

②、本局系統(tǒng)因公犧牲的人員;

③、本局機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)科室及各派出機(jī)構(gòu)(分局),各時(shí)期全體人員集體照和工作照片。

2、會(huì)議類(lèi)照片、錄音、錄像帶。

①、本局召開(kāi)的各種會(huì)議;

②、各級(jí)工商局、各級(jí)黨委、政府部門(mén)在我局召開(kāi)的會(huì)議。

3、文藝、體育、活動(dòng)類(lèi)照片、錄音、錄像帶。

①、本局及系統(tǒng)大型文藝匯演;

②、本局及系統(tǒng)體育運(yùn)動(dòng)會(huì);

③、法規(guī)常識(shí)、專業(yè)知識(shí)競(jìng)賽;

④、局領(lǐng)導(dǎo)在電臺(tái)、電視臺(tái)上的講話、答記者問(wèn)、新聞發(fā)布會(huì)等聲像材料;

⑤、黨政領(lǐng)導(dǎo)和國(guó)家、省、市工商局領(lǐng)導(dǎo)來(lái)本局進(jìn)行視察工作時(shí)的講話、題詞的照片、錄音、錄像帶;

⑥、本局機(jī)關(guān)及所屬部門(mén)重要工程奠基、交接、剪彩儀式的照片。

4、各種實(shí)物類(lèi)照片。

①、黨政機(jī)關(guān)和市以上工商部門(mén)授予本單位或個(gè)人的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書(shū)、匾額、題詞等縮微照片與錄像和實(shí)物;

②、本局頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書(shū)、匾額、條幅、題詞、紀(jì)念章證等縮微照片與錄像和實(shí)物。

③、本局所屬單位的牌匾、門(mén)庭面貌照片、錄像。

三、聲像檔案的歸檔要求

1、歸檔的聲像材料必須是原版、原件(照片檔案包括照片和底片);

2、歸檔的聲像材料必須圖像清晰、聲音清楚、底片完好、主辦攝錄人員編寫(xiě)必要的文字說(shuō)明;

3、聲像材料形成后,承辦人應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行整理、按規(guī)定分類(lèi)、編目,向檔案室移交歸檔;

4、聲像檔案均按要求填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表和總目錄。

四、聲像檔案的保管、移交和借閱利用,原則上與文書(shū)檔案材料相同。

五、聲像檔案的復(fù)制、修改、銷(xiāo)毀應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理。

六、本辦法自印發(fā)之日起施行。

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第3篇 設(shè)備檔案資料管理制度

1.目的作用

設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能,特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1 設(shè)備檔案資料對(duì)公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用,對(duì)其管理的主要負(fù)責(zé)部門(mén)是公司設(shè)備動(dòng)力科,主要應(yīng)做好的工作是:資料來(lái)源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過(guò)程的管理工作。

2.2 設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動(dòng)力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件),凡是需用資料的部門(mén)均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴(yán)格按公司制定的《檔案管理?xiàng)l例》,加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。

3.主題釋意與說(shuō)明

3.1 有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計(jì)、制造(購(gòu)置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報(bào)廢等全過(guò)程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字說(shuō)明、計(jì)算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺(tái)建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。

3.2 設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:

3.2.1 制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說(shuō)明書(shū)、裝箱單。

3.2.2 設(shè)備安裝驗(yàn)收移交書(shū)。

3.2.3 設(shè)備附件及工具清單。

3.2.4 設(shè)備大、中修理施工記錄,竣工驗(yàn)收單,修理檢測(cè)記錄。

3.2.5 精度校驗(yàn)及檢驗(yàn)記錄。

3.2.6 設(shè)備改裝、更新技術(shù)。

3.2.7 設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單(原因分析處理結(jié)果)。

3.2.8 設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。

3.2.9 安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。

3.2.10 設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。

3.2.11 設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責(zé)、主要技術(shù)條件、操作程序、維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目等)。

3.2.12 設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項(xiàng)目、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收規(guī)范等)。

3.2.13 其他資料。

3.3 設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機(jī)械、電氣、動(dòng)力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說(shuō)明書(shū)、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊(cè)、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊(cè)及設(shè)備維修、使用原始等。

4.設(shè)備檔案資料的收集

4.1 設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)圖紙資料的收集工作,將設(shè)計(jì)通用標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備說(shuō)明書(shū)以及各種型號(hào)的設(shè)備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。

4.2 新設(shè)備進(jìn)公司,開(kāi)箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機(jī)帶來(lái)的圖紙資料,如果是進(jìn)口設(shè)備需提請(qǐng)主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說(shuō)明書(shū)上的電器圖,在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制,以指導(dǎo)安裝施工,原圖分級(jí)妥善保管。

4.3 設(shè)備檢修與維修期間,由設(shè)備管理部門(mén)組織車(chē)間技術(shù)人員及有關(guān)人員對(duì)設(shè)備的易損件、傳動(dòng)件等進(jìn)行測(cè)繪,經(jīng)校對(duì)后將測(cè)繪圖紙匯總成冊(cè)存檔管理。

4.4 隨機(jī)帶來(lái)的圖紙資料及外購(gòu)圖紙和測(cè)繪圖紙由設(shè)備管理部門(mén)組織審核校對(duì),發(fā)現(xiàn)圖紙與實(shí)物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門(mén)組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動(dòng)系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤(rùn)滑系統(tǒng)圖等,進(jìn)行描曬制后供生產(chǎn)車(chē)間維修使用,原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借或帶出資料室。

5.設(shè)備檔案資料的整理 所有進(jìn)人資料室保管的藍(lán)圖,資料員必須經(jīng)過(guò)整理、清點(diǎn)編號(hào)、裝訂(指藍(lán)圖),登賬后上架妥善保管。

5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標(biāo)準(zhǔn)件、外購(gòu)件目錄、部件總圖、零件的圖號(hào)順序整理成套,并填寫(xiě)圖紙目錄和清單,詳細(xì)記明實(shí)有張數(shù),圖面必須符合國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn),有名稱、圖號(hào),有設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核人簽字。

5.2 底圖的保管

5.2.1 所有底圖按設(shè)備類(lèi)別清點(diǎn)、編號(hào)、記賬以保證抽曬、歸還準(zhǔn)確無(wú)誤。

5.2.2 底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人員簽名(蓋章)批準(zhǔn),注明修改日期。

5.2.3 底圖作廢、銷(xiāo)毀,應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門(mén)組織技術(shù)員分別核實(shí),確定無(wú)保存價(jià)值者,列出清單,經(jīng)設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

5.3 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管

5.3.1 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。

5.3.2 動(dòng)力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門(mén)組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實(shí)際附設(shè)走向進(jìn)行測(cè)繪,底圖交公司資料室作密級(jí)資料保管。

5.3.3 檔案資料必須保持與實(shí)物或?qū)嶋H情況相符,根據(jù)公司管線布置變動(dòng)的情況,檔案資料必須作相應(yīng)的變動(dòng),修改后歸檔。

6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求

6.1 技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準(zhǔn)確

6.2 檢驗(yàn)(檢測(cè))、檢修、驗(yàn)收記錄等資料由設(shè)備動(dòng)力科分管人員作分類(lèi)整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。

6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號(hào) 6.4 圖紙上的各項(xiàng)技術(shù)要求標(biāo)注齊全,圖紙清晰。

6.5 型號(hào)相同的設(shè)備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應(yīng)與實(shí)物核對(duì),并在圖紙索引中加以注明。

6.6 設(shè)備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應(yīng)及時(shí)修改。

6.7 圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上,并在修改索引上注明。

6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號(hào)。

6.9 訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無(wú)制造廠設(shè)備圖紙的編號(hào),按下列辦法進(jìn)行,即第一節(jié)為設(shè)備型號(hào),第二節(jié)為部件號(hào),第三節(jié)為零件號(hào),每節(jié)用短橫線連接。每個(gè)部件的零件號(hào)都從001開(kāi)始,以便書(shū)寫(xiě)整齊和查閱清楚。

6.10 嚴(yán)禁將圖冊(cè)中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。

7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定

7.1 資料管理員認(rèn)真按《圖紙資料借閱登記表》填寫(xiě)名稱、圖號(hào)、張數(shù)、借閱時(shí)間、借閱期限等項(xiàng)。

7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。

7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報(bào)請(qǐng)?jiān)O(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。

7.4 資料借閱時(shí)間規(guī)定為10天內(nèi),借閱期滿,資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者,應(yīng)辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設(shè)備管理部按其損失作估價(jià)賠償。

7.5 非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員,經(jīng)設(shè)備部允許,可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

7.6 原圖原件或無(wú)備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。

7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調(diào)動(dòng)或退休手續(xù)。

8.附件

第4篇 公共衛(wèi)生檔案管理制度范文

一、公共場(chǎng)所衛(wèi)生管理檔案有專人負(fù)責(zé),專人、專柜保管。

二、公共場(chǎng)所衛(wèi)生管理檔案每年進(jìn)行一次系統(tǒng)整理。

三、衛(wèi)生監(jiān)督部門(mén)的檢查筆錄、意見(jiàn)書(shū)等相關(guān)材料及本單位日常檢查記錄、獎(jiǎng)懲意見(jiàn)等及時(shí)歸檔。

四、檔案內(nèi)容包括:經(jīng)營(yíng)單位申請(qǐng)基礎(chǔ)資料、單位衛(wèi)生組織機(jī)構(gòu)、衛(wèi)生區(qū)域劃分、各項(xiàng)衛(wèi)生制度、各種監(jiān)督檢查記錄、個(gè)人健康檢查、禁忌調(diào)離通知書(shū)、衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)、用品消毒自檢記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、用品出入庫(kù)登記、獎(jiǎng)懲登記等。

公共衛(wèi)生檔案管理規(guī)章制度

第5篇 公司檔案管理規(guī)章制度

公司檔案管理規(guī)章制度

一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類(lèi)與歸檔

1.公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)??偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到:

①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷(xiāo)毀

1.公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

第6篇 工藝、技術(shù)檔案管理制度

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的管理,進(jìn)一步完善公司的規(guī)章制度,特制定本制度。

第二條 生產(chǎn)技術(shù)檔案工作人員全面負(fù)責(zé)公司工藝、技術(shù)檔案的管理工作,按照集中、統(tǒng)一的管理原則,對(duì)公司各車(chē)間、科室所形成的各類(lèi)工藝、技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第三條 檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法及有關(guān)檔案工作的條例及法規(guī)》,認(rèn)真做好檔案的保密、保存工作,確保工藝、技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全。

第四條 對(duì)所收集的工藝、技術(shù)檔案要認(rèn)真核對(duì),并認(rèn)真填寫(xiě)詳細(xì)的收集登記表,認(rèn)真履行雙方經(jīng)辦人簽字手續(xù)。

第五條 檔案管理人員要嚴(yán)格把好案卷的質(zhì)量關(guān),遵循文件的形成規(guī)律,保持文件內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系,分類(lèi)清楚、組卷合理、完善、準(zhǔn)確、系統(tǒng),標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要,裝訂整潔美觀。

第六條 工藝、技術(shù)檔案的查閱和借閱:

1、查閱:

⑴公司內(nèi)部科室、車(chē)間與所查閱的工藝、技術(shù)檔案有直接關(guān)系的,可以經(jīng)安全生產(chǎn)部主任同意,并在《查閱登記表》上寫(xiě)明所查閱的檔案文件名稱、查閱時(shí)間,最后簽字備案。

⑵非本公司人員查閱工藝、技術(shù)檔案,必須經(jīng)主管副總批準(zhǔn)認(rèn)可,比較重要的工藝、技術(shù)檔案文件必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn),并在《查閱登記表》上寫(xiě)明所查閱檔案的文件名稱、查閱時(shí)間,最后寫(xiě)明查閱人的所在單位、姓名。

2、借閱:

公司所有工藝、技術(shù)檔案只準(zhǔn)在檔案室內(nèi)查閱,一律不準(zhǔn)借出。如有特殊情況,必須經(jīng)公司生產(chǎn)副總和公司總經(jīng)理簽字同意。

第七條 工藝、技術(shù)檔案管理人員每半年對(duì)所管轄的檔案文件進(jìn)行一次檢查和鑒定工作,對(duì)查出的破損檔案文件要及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)印,確保檔案文件的完好率達(dá)100%。

第八條 嚴(yán)格按“五防”要求做好檔案文件的管理工作,“五防”即:防潮、防丟失、防泄密、防損壞、防蟲(chóng)蝕。

第九條 檔案管理人員必須以高度負(fù)責(zé)的精神做好自己的工作,不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì),做到文明服務(wù)、嚴(yán)格管理,否則按公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

第7篇 衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管檔案管理制度

為保證衛(wèi)生監(jiān)督協(xié)管文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管等工作,維護(hù)文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

一、設(shè)立文件檔案管理專員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。

二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以上級(jí)文件等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、檔案管理員要對(duì)文件資料專門(mén)建檔、進(jìn)行管理。

四、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,以便于保管和利用。

五、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案廚要保持整潔衛(wèi)生,認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作,要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

六、因工作需要查閱檔案資料,須報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案,檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

七、對(duì)于機(jī)密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸,工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

第8篇 酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理財(cái)務(wù)管理制度

酒店財(cái)務(wù)管理制度之財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理

一、酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其他有保存價(jià)值的資料;

二、會(huì)計(jì)經(jīng)理每年對(duì)酒店財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案按種類(lèi)、分年度裝訂成冊(cè),并在封面上記載檔案內(nèi)容、時(shí)間、頁(yè)數(shù)、編號(hào)予以歸檔;

三、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案須按國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理制度》的規(guī)定時(shí)間進(jìn)行保管。

四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)不得外借,內(nèi)部借閱須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)并辦理相關(guān)借閱登記手續(xù)。

五、財(cái)務(wù)部的管理人員因工作變動(dòng),需辦理檔案移交手續(xù),監(jiān)交人、移交人和接收人須在移交清單(冊(cè))上簽認(rèn)。

六、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷(xiāo)毀時(shí),會(huì)計(jì)經(jīng)理須提交書(shū)面銷(xiāo)毀意見(jiàn)及需銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案清冊(cè),經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核,呈報(bào)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后執(zhí)行。銷(xiāo)毀時(shí),由會(huì)計(jì)經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷(xiāo)毀,并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名及加蓋公章。

第9篇 檔案室安全的管理制度

1 范圍

本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。

2?? 目的

為加強(qiáng)公司檔案室安全管理,確保檔案存放安全,更好的為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作提供服務(wù),制定本制度。

3? 各級(jí)人員安全工作職責(zé)

3.1? 分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

3.1.1? 組織開(kāi)展宣傳教育活動(dòng),貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策。

3.1.2? 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),在檔案室安全方面,從人力、財(cái)力、物力上給予支持;及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難,逐步改善工作條件,使檔案工作與公司整體工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2? 檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)

3.2.1? 組織本部門(mén)人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度,把檔案工作列入本部門(mén)的工作計(jì)劃。

3.2.2? 對(duì)檔案室安全工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作,保證檔案室安全。

3.3? 檔案室主任工作職責(zé)

3.3.1? 貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,負(fù)責(zé)建立公司檔案工作規(guī)章制度。

3.3.2? 具體負(fù)責(zé)檔案室安全管理,根據(jù)檔案室安全管理工作需求,逐級(jí)向領(lǐng)導(dǎo)提出改進(jìn)工作和改善條件的意見(jiàn)和建議。

3.4? 專職檔案管理人員職責(zé)

3.4.1? 負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書(shū)、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、基建、設(shè)備、聲像、統(tǒng)計(jì)等檔案,編制檢索工具,并提供利用服務(wù)。

3.4.2? 負(fù)責(zé)做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀、催還和移交等工作。

3.4.3? 切實(shí)加強(qiáng)檔案的保護(hù),做好“八防”工作,保障檔案的完整與安全。

3.4.4? 認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家、行業(yè)、公司有關(guān)保密制度。

3.4.5? 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。

3.5? 檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)

3.5.1? 貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策。

3.5.2? 按照公司各類(lèi)檔案保管期限要求,根據(jù)檔案管理人員提出的申請(qǐng),確定檔案資料的重要程度,及時(shí)組織有關(guān)人員對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定,確定是否銷(xiāo)毀。指定2名以上人員實(shí)施檔案資料銷(xiāo)毀,并督促、檢查制度履行情況。

3.5.3? 不斷提高小組成員本崗位業(yè)務(wù)技能,了解熟悉檔案工作有關(guān)要求,增強(qiáng)甄別能力。

3.5.4? 認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度,確保檔案的安全和保密。

4? 檔案管理

4.1? 文件材料歸檔制度

4.1.1? 根據(jù)《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求,各部門(mén)將承辦完畢的、具有查考利用價(jià)值的文件、材料(包括帳、表、憑證、基建、聲像等),按時(shí)收齊整理歸檔。各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)具體收集、整理,部門(mén)負(fù)責(zé)人在檔案資料上交公司檔案室前進(jìn)行把關(guān)。

4.1.2? 文件材料歸檔范圍:公司內(nèi)部形成的文件、材料和上級(jí)下發(fā)的所有有關(guān)行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動(dòng)的文件、材料、聲像等。

4.1.3? 歸檔時(shí)間:按照歸檔規(guī)范要求,每年3月底前,綜合檔案室對(duì)各部門(mén)上交的檔案資料整理后及時(shí)歸檔。

4.1.4? 綜合檔案室協(xié)助各部門(mén)做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作,并辦理接收手續(xù),統(tǒng)一歸檔。

4.1.5? 綜合檔案室在完成歸檔的同時(shí),切實(shí)做好各種資料、書(shū)刊、報(bào)紙的收集整理裝訂工作。

4.2? 檔案收集制度

4.2.1? 綜合檔案室對(duì)公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),督促檢查。

4.2.2? 各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)收集反映本部門(mén)業(yè)務(wù)工作情況的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、記錄等資料,于年度結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)將全部文件材料分門(mén)類(lèi)整理好并形成目錄,交綜合檔案室歸檔保存。

4.2.3? 具體實(shí)施部門(mén)負(fù)責(zé)公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議材料的收集工作。

4.2.4? 公司內(nèi)部形成的設(shè)備(儀器)材料,由檔案員參加開(kāi)箱時(shí)直接收集歸檔;本公司形成的基建檔案,由檔案員在參加“基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)”時(shí)隨時(shí)收集歸檔。

4.2.5? 公司內(nèi)部形成的各種聲像材料,上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯及各種榮譽(yù)證書(shū),由綜合檔案室隨時(shí)收集歸檔。

4.3? 檔案保管制度

4.3.1? 檔案保管要貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。要有適宜保存檔案的庫(kù)房和切實(shí)可行的檔案“八防”(防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲(chóng)蛀、防鼠咬)措施。

4.3.2? 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和放置易燃易爆危險(xiǎn)品以及對(duì)檔案保護(hù)不利的其它物品,做到專室專用。

4.3.3? 檔案保管人員要提高警惕,增強(qiáng)保密觀念,出入檔案室要注意關(guān)門(mén)落鎖,下班前要將門(mén)窗、照明及其它設(shè)備全部關(guān)閉。

4.3.4? 保持檔案室內(nèi)的清潔衛(wèi)生,按時(shí)記錄檔案室內(nèi)溫濕度,定期檢查,補(bǔ)充殺蟲(chóng)滅菌藥物。

4.3.5? 對(duì)室藏檔案要定期進(jìn)行檢查、核對(duì)、做到帳、物相符。對(duì)字跡褪變、損壞的檔案,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4.4? 檔案安全保密制度

4.4.1? 檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》,嚴(yán)格遵守《保密守則》,切實(shí)保證檔案的安全管理。在調(diào)換工作時(shí),對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù),離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況,不得泄露。

4.4.2? 綜合檔案室是機(jī)要部門(mén),非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

4.4.3? 未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得將檔案帶出檔案室,檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。

4.4.4? 檔案員要經(jīng)常檢查庫(kù)房和檔案的安全,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,認(rèn)真處理。

4.4.5? 凡查閱密級(jí)的檔案,應(yīng)按劃密規(guī)定掌握使用,嚴(yán)格控制保密范圍。

4.4.6? 到期應(yīng)銷(xiāo)毀的案卷、資料,按規(guī)定手續(xù)報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由二人以上監(jiān)銷(xiāo)處理。

4.5? 檔案借閱制度

4.5.1? 綜合檔案室應(yīng)及時(shí)提供檔案資料的借閱利用,為黨和國(guó)家及公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作服務(wù)。

4.5.2? 借閱檔案時(shí),首先由借閱人認(rèn)真填寫(xiě)借閱檔案登記簿,根據(jù)重要程度報(bào)請(qǐng)不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。借閱后應(yīng)按時(shí)歸還,逾期者續(xù)辦手續(xù),否則予以收回。

4.5.3? 借閱檔案者,只能查閱指定的檔案材料,不準(zhǔn)翻閱其它文件。

4.5.4? 借閱者要珍惜、愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)涂改、拆卷、污損、撕抽頁(yè)、勾劃等。

4.5.5? 借閱者要自覺(jué)遵守制度,違者要追究責(zé)任。

4.6? 檔案庫(kù)房管理制度

4.6.1? 按規(guī)定將檔案分類(lèi)排放、排列整齊。

4.6.2? 保持庫(kù)房清潔、干燥和衛(wèi)生,切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等工作。

4.6.3? 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險(xiǎn)物品。經(jīng)常檢查庫(kù)房消防器材。

4.6.4? 非經(jīng)允許,外人不得隨便進(jìn)入庫(kù)房。

4.6.5? 管理人員做到人走關(guān)閉門(mén)窗,妥善保管庫(kù)房鑰匙,確保庫(kù)房安全。

4.6.6? 檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏情況,對(duì)庫(kù)藏檔案和資料和保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì),作到帳物相符。對(duì)已破損和字跡褪色的檔案,應(yīng)及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。

4.6.7? 有庫(kù)房溫濕度記錄,掌握溫濕度變化情況,進(jìn)行分析,制定管理計(jì)劃。檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14度-24度,相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%。

4.6.8? 未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳、要嚴(yán)格遵守保密制度。

4.6.9? 切實(shí)做好平時(shí)防范工作,做到人離燈滅,消除火災(zāi)隱患,保證檔案安全。

4.6.10? 庫(kù)房由專人管理,借閱室與庫(kù)房分開(kāi)。

4.7? 檔案鑒定銷(xiāo)毀制度

4.7.1? 檔案鑒定工作,就是甄別和鑒定檔案的價(jià)值,并根據(jù)它們的不同價(jià)值確定不同的保管期限,以便把需要長(zhǎng)久保存的檔案,妥善地保存起來(lái),準(zhǔn)確地剔除無(wú)價(jià)值的檔案材料。

4.7.2? 根據(jù)上級(jí)檔案部門(mén)的指導(dǎo)性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定,對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定,堅(jiān)持實(shí)事求是的原則,從實(shí)際出發(fā),正確判定檔案價(jià)值。

4.7.3? 進(jìn)行檔案鑒定時(shí),公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組具體安排,綜合檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法,一件一件地審查文件,準(zhǔn)確地進(jìn)行分析,判定其價(jià)值,要以卷內(nèi)最重要的文件價(jià)值來(lái)確定該卷的保管期限。

4.7.4? 檔案的銷(xiāo)毀。各部門(mén)收到的各級(jí)來(lái)文,都無(wú)權(quán)自行銷(xiāo)毀,必須按照規(guī)定送交檔案室,經(jīng)鑒定后,統(tǒng)一銷(xiāo)毀。

4.7.5? 檔案經(jīng)公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定后,組成檔案銷(xiāo)毀小組,負(fù)責(zé)檔案的銷(xiāo)毀工作。

4.7.6? 對(duì)超過(guò)保管期限或確無(wú)保存價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)鑒定,需要銷(xiāo)毀的檔案,必須編造銷(xiāo)毀登記簿,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。

4.7.7? 銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人員必須在銷(xiāo)毀登記簿上簽名,并注明銷(xiāo)毀方式和日期。

4.7.8? 銷(xiāo)毀檔案登記簿要妥善保管,并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)。

4.8電子文件 電子檔案管理制度

4.8.1? 凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌,具有保存價(jià)值的電子文件、電子檔案,均應(yīng)收集、整理、移交綜合檔案室。

4.8.2? 各部門(mén)兼職檔案員,應(yīng)及時(shí)收集平時(shí)部門(mén)產(chǎn)生的電子文件材料,并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系,做到齊全完整。

4.8.3? 各部門(mén)將已收集完整的電子文件材料按要求進(jìn)行整理、分類(lèi),轉(zhuǎn)成其它保管期限較長(zhǎng)的載體(光盤(pán)、磁盤(pán)等)。

4.8.4? 對(duì)已形成的電子文件必須標(biāo)明載體信息的內(nèi)容、運(yùn)行工作環(huán)境,相關(guān)支持軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔,并做好電子檔案的登記、檢索工具。

4.8.5? 每年3月底以前各部門(mén)向檔案室移交上年度的電子檔案。

4.8.6? 對(duì)已歸檔的電子檔案有效性保證:每滿一年,對(duì)電子檔案讀取處理有關(guān)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記,確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性,如不兼容,應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作,原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

4.8.7? 定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

第10篇 某小學(xué)檔案室管理制度

小學(xué)檔案室管理制度

為加強(qiáng)我校檔案工作的整體建設(shè),提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的作用,結(jié)合我校檔案工作實(shí)際,特制定本以下制度。

1、檔案是學(xué)校工作的重要組成部分,是維護(hù)學(xué)校歷史、反映真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。指定專人管理、監(jiān)督與檢查。

2、檔案管理人員要忠于職守,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格實(shí)行安全制度,定期檢查檔案,做到“七防”工作(防火、防光、防塵、防蟲(chóng)蛀、防盜、防高溫、防水),確保檔案資料完整、規(guī)范。

3、各類(lèi)檔案分門(mén)別類(lèi),科學(xué)管理,有效有序,方便查找。

4、學(xué)校應(yīng)歸檔的文件材料,文件清楚,字跡也必須清楚,各項(xiàng)簽署要完備,符合文件歸檔要求。

5、學(xué)校形成或接收的文件材料,檔案管理員應(yīng)及時(shí)收集分別立卷歸檔,集中統(tǒng)一管理,不得由個(gè)人分散保管。凡參加會(huì)議所發(fā)需歸檔文件,會(huì)議結(jié)束應(yīng)立即交檔、歸檔。

6、檔案進(jìn)出應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn),做好移交工作,案卷調(diào)用后應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤地放回原檔案柜。

7、進(jìn)檔案室查閱資料時(shí),查閱者不得大聲喧嘩,不得抽煙。查閱人要愛(ài)護(hù)檔案,不得撕頁(yè)、涂改。

8、所有檔案均不得外借,如果外借必須經(jīng)過(guò)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可外借。

第11篇 公司技術(shù)檔案管理制度6

公司技術(shù)檔案管理制度(六)

總則:

1.1 為建立、健全公司技術(shù)檔案工作,完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)檔案,充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)服務(wù)。特制訂本管理制度。

1.2 本公司技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(mén)(包括車(chē)間)在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來(lái)、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書(shū)等。

1.3 公司技術(shù)職能部門(mén)、車(chē)間要把技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中,保證其技術(shù)文件材料的積累,達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開(kāi)展。

1.4 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則,公司技術(shù)部設(shè)立綜合檔案室,并配備專職人員管理。綜合檔案室在技術(shù)主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下,集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作,達(dá)到全公司技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

2技術(shù)文件資料的歸檔:

2.1 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后,都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料,并按公司形成技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊(cè)、盒),由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜合檔案室移交歸檔。

2.2 各部門(mén)或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí),交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)(參見(jiàn)pd423《文件控制程序》表碼pd423-02),簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的,管理人員有權(quán)拒絕接收。

2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料,應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙打印。

2.4 凡各部門(mén)形成的圖紙類(lèi)文件,應(yīng)描制底圖一份,并經(jīng)技術(shù)責(zé)任簽字后,向檔案室移交歸檔。

2.5 凡外來(lái)、外購(gòu)回公司的圖紙資料,隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、電氣線路圖等在開(kāi)封前,有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn),如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有或拿走。

3綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé):

3.1 綜合檔案室的任務(wù):

3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案,維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全,并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職,造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無(wú)法使用、借出無(wú)法收回等,管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任,嚴(yán)重者調(diào)離崗位。

3.1.2 協(xié)助各部門(mén)和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。

3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔,提供技術(shù)資料為全公司有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。

3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé):

3.2.1 認(rèn)真貫徹公司技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù),提高管理水平,保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開(kāi)發(fā)提供技術(shù)資料。

3.2.2 科學(xué)地管理全公司技術(shù)檔案,承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

3.2.3 遵守公司保密制度,做好安全保衛(wèi)工作。

3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。

3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案,要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

4技術(shù)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀:

4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案,復(fù)制后,原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案,原檔案報(bào)廢,保管期限為一年。

4.2 凡要銷(xiāo)毀的技術(shù)檔案,必須造具清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,在指定監(jiān)銷(xiāo)人監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀,防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。

5技術(shù)檔案的保管和借閱:

5.1 對(duì)接收來(lái)的技術(shù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理,編制《檔案查閱目錄》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。

5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度,每年年底全面檢查、清理一次,做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告,交技術(shù)主管審查。技術(shù)主管根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題勒令檔案管理員進(jìn)行整改,并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作,并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng),注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案,管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

5.4 技術(shù)檔案的保密制度:

5.4.1 全公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密,維護(hù)技術(shù)檔案的安全。凡借閱重要的檔案(包括外來(lái)、外購(gòu)的資料,隨儀器、設(shè)備回公司的文件資料,原始底圖等),要由技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管,不得遺失。

5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況,應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許,不得隨意翻閱技術(shù)檔案。

5.5 技術(shù)檔案的借閱:

5.5.1 凡本公司技術(shù)人員、工作人員,因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)檔案。由管理人員填寫(xiě)《文件借閱登記表》,借閱人員簽字后,方可使用。用后按期歸還,經(jīng)管理人員檢查后,方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。

5.5.2 技術(shù)檔案和各種設(shè)備說(shuō)明書(shū)等,均在公司內(nèi)控制使用,檔案原件不得借出檔案室,僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室,應(yīng)辦理手續(xù),借出副本。如無(wú)副本時(shí),需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。

5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案,每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要,到期后需繼續(xù)使用的,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期,必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,由檔案管理員負(fù)責(zé)催收,并要求其限期歸還。到期還未歸還,由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類(lèi)書(shū)籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財(cái)務(wù)部,對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案,根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短,可按處罰金額的1/2至全額返回。

a

5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔,不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù),并檢查完整情況,做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者,及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰,由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送公司財(cái)務(wù)部,對(duì)檔案借閱人

進(jìn)行處罰。

6技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放:

6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料,一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份,供日常借閱或發(fā)放使用,備份文件發(fā)放后,應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

6.2 需加工制作的工裝類(lèi)圖紙文件,應(yīng)曬制三套。一套用于技術(shù)員作工藝后發(fā)放采購(gòu)部備料,以及轉(zhuǎn)交質(zhì)量部進(jìn)行木模、坯料檢查,其中裝配圖發(fā)放于模具保管,供工裝的管理使用;一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購(gòu)部,用于加工訂貨;一套用于檔案室存檔,供日常借閱使用。

6.3 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份,發(fā)放生產(chǎn)車(chē)間、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至顧客處,其中,重油廠需發(fā)放三份。

6.4 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的泥芯圖,應(yīng)曬制四份,發(fā)放外協(xié)辦、生產(chǎn)車(chē)間、質(zhì)量部、及檔案室存檔。

6.5 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等,應(yīng)曬制三份,發(fā)放生產(chǎn)車(chē)間、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

6.6 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片,應(yīng)曬制三份,發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及檔案室存檔。

6.7 因工作原因,需要發(fā)放各使用場(chǎng)所的技術(shù)資料,應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》(參見(jiàn)pd423《文件控制程序》表碼pd423-01),發(fā)放清單由文件編制部門(mén)填寫(xiě),部門(mén)主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所,發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等,并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人,應(yīng)提出申請(qǐng),填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》(參見(jiàn)pd423《文件控制程序》表碼pd423-06),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門(mén)主管批準(zhǔn)后,可簽名領(lǐng)取。

6.8 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料,使用者應(yīng)妥善保管,不得損壞或丟失。因受條件限制,破壞或污損至無(wú)法使用時(shí),可到檔案室換取新文件,原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無(wú)法提供原文件資料,而要求檔案室重新發(fā)放時(shí),文件使用者應(yīng)承擔(dān)重復(fù)發(fā)放文件的資料費(fèi)用,其金額按復(fù)(曬)制資料的實(shí)際價(jià)格核算,由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查,總經(jīng)理批準(zhǔn)后,送交公司財(cái)務(wù)部。

7技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改:

7.1 當(dāng)文件編制部門(mén)需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí),應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí),還應(yīng)有用戶同意更改的書(shū)面證明,并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記,堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字,標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別,并將修改通知保留備查。

7.2 技術(shù)檔案更改后,資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所, 以保證文件的使用得到有效控制。

第12篇 公司安全環(huán)保檔案管理制度

1 目的與范圍

本制度規(guī)定了xxxx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的范圍及檔案管理的基本要求等內(nèi)容。其目的是為了規(guī)范安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

本制度適用于xxxx公司安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理。

2 管理職責(zé)

2.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

2.2設(shè)備安全課負(fù)責(zé)安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案日常管理工作。

2.3技術(shù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理工作。

3 管理內(nèi)容

3.1檔案的分類(lèi)及編號(hào)

a)共設(shè)置三個(gè)一級(jí)類(lèi)目。編號(hào)用漢語(yǔ)拼音音節(jié)表示。

一級(jí)類(lèi)目分類(lèi)編號(hào)順序如下:

代 號(hào) 名 稱

aq 安全類(lèi)檔案

hb 環(huán)保類(lèi)檔案

zw 職業(yè)衛(wèi)生類(lèi)檔案

b)二級(jí)類(lèi)目按檔案管理內(nèi)容進(jìn)行編號(hào),編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,凡設(shè)及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。

3.2安全類(lèi)檔案包括:上級(jí)安全法規(guī)文件、公司內(nèi)部安全管理性文件、危險(xiǎn)源管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、教育培訓(xùn)資料、應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急演練、日常檢測(cè)檢驗(yàn)結(jié)果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄(含各類(lèi)專項(xiàng)檢查)、隱患整改資料、新建項(xiàng)目安全性評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、新員工三級(jí)安全教育卡、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰資料、安全有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案(含職業(yè)病事故)等。

3.3環(huán)保類(lèi)檔案包括:上級(jí)環(huán)保法規(guī)文件、公司內(nèi)部環(huán)保管理性文件、環(huán)境因素管理資料、年度計(jì)劃及總結(jié)資料、“三廢”檢測(cè)檢驗(yàn)結(jié)果、環(huán)保設(shè)施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項(xiàng)目環(huán)保評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料、危險(xiǎn)廢物“五聯(lián)單”、環(huán)境年報(bào)、排污申報(bào)、排污許可證、環(huán)保事故檔案等。

3.4職業(yè)衛(wèi)生類(lèi)檔案包括:上級(jí)職業(yè)衛(wèi)生法規(guī)文件、公司內(nèi)部職業(yè)衛(wèi)生管理性文件、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測(cè)資料、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施檢查記錄、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)病危害申報(bào)資料、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料等。

3.5檔案的保存期限

3.5.1安全類(lèi)檔案:新員工三級(jí)安全教育卡、特種設(shè)備安全技術(shù)檔案、事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.2環(huán)保類(lèi)檔案:環(huán)保事故檔案、新建項(xiàng)目評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.5.3職業(yè)衛(wèi)生類(lèi)檔案:職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案、新建項(xiàng)目職業(yè)病危害評(píng)價(jià)及驗(yàn)收資料應(yīng)永久保存,其它檔案保存三年。

3.6管理要求

3.6.1歸檔資料必須分類(lèi)裝訂成冊(cè)。

3.6.2需復(fù)印事故檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案時(shí),必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

檔案管理制度規(guī)范(十二篇)

檔案管理制度1、分局所有檔案由綜合檔案是集中管理,不得分散和私人保存。2、各科室應(yīng)按要求向檔案室移交清潔、全面、完整的檔案。3、文檔人員必須確保檔案的安全、完整。
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