第1篇 檔案管理制度范文
第一章 總 則
第一條 為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條 凡公司各部門在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向公司辦公室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條 各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。
第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 歸檔范圍
第五條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(合同、中標(biāo)通知書等)均屬歸檔范圍。
第六條 公司文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿;
(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各項目部的請求與本公司的批復(fù);
(三)公司的工作計劃、總結(jié)、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料;
(七)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括電子文檔等);
(八)公司及各部門、項目部成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;
(九)公司及各部門、項目部制定的規(guī)章制度等;
(十)公司的簡介、榮譽,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十一)公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用等工作形成的文件材料;
(十二)公司領(lǐng)導(dǎo)、員工檔案;
(十三)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十四)公司或部門、項目部與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十五)公司固定資產(chǎn)登記,財產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
第三章 立卷歸檔要求
第七條 公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向公司辦公室移交。
第八條 各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第九條 各單位向公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十條 歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件:各種協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任免文件,有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)資料等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料下面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫;沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章 檔案保管期限
第十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十二條 確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十三條 公司辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十四條 檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十五條 檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
第十六條 銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十七條 公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
第十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十條 借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十一條 借閱的檔案用完后,應(yīng)及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十二條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第二十三條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章 懲戒
第二十四條 公司員工凡違反制度,泄露秘密,按《公司保密工作條例》進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,扣500—1000元獎金,并予以通報批評,情況嚴重者辭職、辭退。
第2篇 b公司人事檔案管理制度
e公司人事檔案管理制度
第一條 為確保人事檔案的機密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條 員工人事檔案由人力資源部負責(zé)管理。
第四條 新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條 新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔,目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條 檔案管理應(yīng)由專人負責(zé)并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條 要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條 所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。
第九條 人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條 收回檔案時,檔案管理人員必須認真檢查核對,否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條 離職人員檔案保存期為一年。
第3篇 高中檔案管理制度
徒丹高中檔案管理制度
檔案庫房管理制度
1、庫房實行專人負責(zé)管理，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。
2、檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防光、防塵、防潮、防有害生物、防污染的設(shè)施，每年對“七防”措施進行一次檢查。
3、庫房內(nèi)嚴禁煙火、嚴禁將食物帶入庫房。
4、定期對檔案保管狀況進行檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，采取積極有效的措施，保護檔案的安全。
檔案借閱利用制度
1、凡本單位職工查閱檔案一律在閱檔室進行，如需借閱要填寫借閱登記單。
2、外單位人員查閱檔案，應(yīng)憑單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
3、借閱人員應(yīng)對所借案卷資料的完好安全負責(zé)，不得刻劃、涂改、圈點、復(fù)印。
4、每次借閱以一套為限，期限為五天，如需再借或續(xù)借須重新辦理手續(xù)。
5、檔案室人員要編制相應(yīng)的檢索工具，準(zhǔn)確、迅速提供利用。
檔案歸檔制度
1、歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動的，具有保存價值的文件材料都應(yīng)歸檔。包括黨、政、工、團、群眾團體等工作中形成的各種門類和載體的文件材料。
2、歸檔手續(xù)和要求：歸檔的文件材料應(yīng)由形成部門的兼職檔案員按要求收集、整理、立謄卷。歸檔的材料要做到材料完整、準(zhǔn)確真實、字跡端正、圖文清晰、折疊規(guī)范。填寫歸檔材料移交清單，檔案室驗收合格后，雙方在移交單上簽字（一式二份），其中一份由檔案室歸檔。
3、歸檔時間：文書檔案于次年三月底前移效歸檔。會計檔案由財務(wù)部門自行保管一年，于次年底移交檔案室。
檔案的鑒定、銷毀制度
1、根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，定期進行檔案鑒定，準(zhǔn)確地確定檔案的存毀。
2、由本單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，必要時請上級檔案部門有關(guān)人員參加，負責(zé)對檔案材料的質(zhì)量鑒定、密級劃分、保管期限的確定和超過保管期限的案卷進行銷毀鑒定、確認、監(jiān)督銷毀等工作。
3、銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，認真清點核對，經(jīng)有關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人以上在指定地點監(jiān)毀，并在銷毀清冊上簽字。
4、銷毀清冊由綜合檔案室列入檔案保管。
檔案保密制度
1、檔案管理人員、閱檔人員應(yīng)自覺遵守國家保密工作的有關(guān)規(guī)定和制度，遵守保密紀律，增強保密意識。
2、按照檔案管理密級劃分要求，結(jié)合本單位的實際情況，準(zhǔn)確劃分密級。
3、機密、絕密文件歸檔后，借閱需根據(jù)不同密級文件的閱看范圍履行一定的批準(zhǔn)手續(xù)，并在閱檔室查閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)摘錄。
4、對違反保密規(guī)定，造成泄密后果的要及時報告，并視情節(jié)追究責(zé)任。
檔案管理人員工作職責(zé)
1、認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。
2、指導(dǎo)文書立卷人和專業(yè)技術(shù)人員做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，提高案卷質(zhì)量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。
4、保護檔案的安全，做好防護工作。
5、開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并采取各種有力措施，檢查督促所屬單位做好檔案工作。
6、做好檔案利用服務(wù)工作，編制多種檢索工具，迅速準(zhǔn)確地調(diào)查檔案，匯編檔案資料。
7、遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機密內(nèi)容，確保檔案機密的安全。
8、根據(jù)檔案進館范圍的規(guī)定向上級檔案館（室）移交永久、長期保管的檔案。
檔案的統(tǒng)計制度
1、檔案管理必須建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、可靠。
2、檔案室必須按規(guī)定對檔案工作下列基本情況進行統(tǒng)計，并及時報送有關(guān)部門。檔案工作管理人員情況統(tǒng)計；檔案保管設(shè)備數(shù)量統(tǒng)計；檔案收集（接收）和庫藏檔案總量統(tǒng)計；檔案管理情況的統(tǒng)計；檔案保管情況檢查結(jié)果的統(tǒng)計；檔案鑒定和銷毀數(shù)量的統(tǒng)計；檔案資料利用數(shù)量；人與卷、冊等和典型利用效果及編研參考資料等情況的統(tǒng)計。
第4篇 幼兒園檔案管理工作制度6
幼兒園檔案管理工作制度(六)
1、根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則,本園各室的檔案入卷后,統(tǒng)一由檔案室集中統(tǒng)一管理。
2、各類檔案按不同保管期限分類、編號、入櫥,做到卷目相符。
3、檔案室經(jīng)常保持清潔、通風(fēng)、干燥,防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠。
4、隨時對檔案、資料的收集、移出、利用等情況做好登記和統(tǒng)計工作。
5、歸檔材料必須齊全、完整。任何部門和個人不得私自和擅自處理。歸檔材料一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫。
6、歸檔的文書材料做到收集齊全、分類清楚、鑒定準(zhǔn)確,裝訂整齊美觀、醒目正確、歸檔及時。
7、查閱檔案,必須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由工作人員陪同共同查閱。檔案不得帶出檔案室。
第5篇 鍋爐節(jié)能技術(shù)檔案管理制度
1、目的：為了加強對鍋爐節(jié)能檔案資料規(guī)范管理，特制定本制度。
2、范圍：適用于鍋爐管理部門。
3、內(nèi)容：
3.1進行鍋爐節(jié)能技術(shù)改造，須將資料搜集整理。
3.2資料內(nèi)容包括為：
3.2.1鍋爐產(chǎn)品隨機出廠資料（含產(chǎn)品能效測試報告）；
3.2.2鍋爐輔機、附屬設(shè)備等質(zhì)量證明資料；
3.2.3鍋爐安裝調(diào)試報告、節(jié)能改造資料；
3.2.4鍋爐安裝、改造與維修能效評價或者能效測試報告；
3.2.5在用鍋爐能效定期測試報告和年度運行能效評價報告；
3.2.6鍋爐及其系統(tǒng)日常節(jié)能檢查記錄；
3.2.7計量檢測儀表驗證書；
3.2.8鍋爐水（介）質(zhì)處理檢驗報告；
3.2.9燃料分析報告。
4、對以上資料，車間須將整理完畢后交設(shè)備辦歸檔、備案。
第6篇 檔案管理制度范例
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
② 注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
公司檔案管理制度
第7篇 設(shè)備技術(shù)檔案管理制度范本
l、設(shè)備技術(shù)檔案是技術(shù)管理的組成部分,是設(shè)備維修的重要依據(jù),必須不斷提高管理水平,使檔案及時地為設(shè)備管理維修服務(wù)。
2、為加強對檔案的管理,所有設(shè)備技術(shù)資料和圖紙一律必須交付檔案室或機電科統(tǒng)一管理,在沒有辦理交接手續(xù)前,任何人不得私自動用和存放。
3、檔案室或機電科對需要歸檔的技術(shù)文件資料,要及時做好收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管,做到分類登記,系統(tǒng)排列,編目建卡,補充調(diào)整,保證檔案的完整、準(zhǔn)確和齊全。
4、凡是反映設(shè)備一生全過程管理的,具有長期保存價值的,一定要按歸檔制度作為真實的歷史記錄。集中統(tǒng)一保管起來的技術(shù)文件材料,都是設(shè)備檔案歸檔的內(nèi)容,設(shè)備檔案的具體內(nèi)容:一是設(shè)備進廠后開箱驗收過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件;二是設(shè)備安裝試車過程中產(chǎn)生的技術(shù)文件;三是設(shè)備投產(chǎn)后使用、維修和改裝記錄資料。
5、技術(shù)檔案歸檔的時間和要求:
每項工作結(jié)束后十天內(nèi),將各種技術(shù)資料妥善分類整理后,交檔案室或機電科歸檔,并辦理交接手續(xù),清點無誤,雙方簽字后方可移交。歸檔的技術(shù)文件資料,應(yīng)符合國標(biāo)、部門和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求,凡有關(guān)設(shè)備方面的技術(shù)文件資料,有保存價值的應(yīng)及時交檔案室歸檔。不得私自保存和丟失,歸檔的技術(shù)資料不得空項,做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。文字清晰整齊,簽字手續(xù)齊全。
6、設(shè)備檔案的管理、鑒定與銷毀
(1) 對歸檔的技術(shù)文件,資料應(yīng)及時進行登記、建賬、整理、歸檔。
(2) 檔案的編號應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)的要求,依據(jù)檔案的管理原則,分類保存,檔案編號力求簡明,并建索引目錄,便于查找。
(3) 保護檔案的安全,做好防火、防潮、防霉、防曬。
(4) 設(shè)備檔案資料需要銷毀時,由礦總工程師組織有關(guān)人員鑒定,確無保存利用價值的方可銷毀,銷毀的檔案應(yīng)造清冊,保存?zhèn)洳椤?/p>
7、設(shè)備圖紙應(yīng)按各種設(shè)備的類型,進行整理、編制、存放。圖紙的尺寸,繪制的方法及符號標(biāo)記,都要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。
8、技術(shù)檔案、圖紙的借閱:
(1) 設(shè)備檔案、底圖和原始資料,不得借用,僅供室查閱,如需借閱者必須辦理手續(xù),注明借閱時間,按時交回,如有丟失應(yīng)及時報告檔案室,查明原因酌情處理。(2) 借閱應(yīng)保證檔案的清潔,完整齊全,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和丟失,如發(fā)生上述問題,將嚴肅處理。
第8篇 文檔檔案管理制度
一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應(yīng)指定專人負責(zé)(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應(yīng)及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應(yīng)填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應(yīng)有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負責(zé)。
3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。
第9篇 職業(yè)衛(wèi)生檔案職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理制度
1、為了保護職工健康和維護公司權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結(jié)合本公司的實際,公司建立職業(yè)衛(wèi)生檔案與員工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,簡稱“兩檔”,并由專人保管,并妥善保存,特制訂本制度。
2、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:
(1)企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;
(2)職業(yè)病危害因素分布平面示意圖、位重點職業(yè)病危害因素分布平面示意圖;
(3)工藝流程簡圖(用箭頭表示);
(4)接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;
(5)接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;
(6)職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;
(7)職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果匯總資料;
(8)職業(yè)病危害因素程度分級管理表;
(9)職業(yè)中毒事故報告與處理記錄表等;
(10)職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件、監(jiān)督文書清單及有關(guān)文本;
(11)職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標(biāo)、方案、程序、指導(dǎo)書、管理制度;
(12)職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;
(13)建設(shè)項目職業(yè)病危害管理檔案;
(14)職業(yè)病預(yù)防控制措施技術(shù)檔案;
(15)職業(yè)病防護設(shè)施和防護用品檔案;
(16)職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)教育匯總資料;
(17)職業(yè)病事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練有關(guān)資料。
3、職業(yè)健康監(jiān)護檔案包括:
(1)勞動者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
(2)相應(yīng)工作場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;
(3)職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
(4)職業(yè)病診療等健康資料。
4、人力資源科負責(zé)為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護檔案,并妥善保管。
5、檔案管理人員必須維護勞動者的職業(yè)健康隱私權(quán)、保密權(quán)。相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動者或其近親屬、勞動者委托代理人有權(quán)查閱、復(fù)印勞動者的職業(yè)健康監(jiān)護檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護檔案。
6、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。
7、“兩檔”資料應(yīng)字跡清楚、圖表清晰、文字準(zhǔn)確可靠,并管好和用好“兩檔”。
8、隨時、定期地根據(jù)公司人員的變動,及時調(diào)整和補充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調(diào)整一次。
9、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復(fù)核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測定結(jié)果、健康檢查結(jié)果、職業(yè)病管理情況隨時過錄,以備分析。
10、職工離開公司時,有權(quán)索取個人健康檔案資料,企管部應(yīng)如實地、無償?shù)靥峁?并在所提供的個人復(fù)印件上簽章。
11、職業(yè)病診斷,鑒定單位需提供有關(guān)“兩檔”資料時,企管部應(yīng)如實地提供。
12、檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要認真進行質(zhì)量檢查,歸檔的案卷要填寫移交目錄,雙方簽字,及時編號登記,入庫保管。
13、檔案工作人員對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調(diào)離時,必須辦好交接手續(xù)。
14、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等項工作,并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設(shè)專人管理,定期檢查清點,如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時要及時修補復(fù)制。
15、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應(yīng)當(dāng)愛護檔案,職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴禁吸煙,嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。
16、本規(guī)定解釋權(quán)歸小河煤礦。每年按公司流程對其合規(guī)性進行評估修訂。
17、本制度自頒布之日起施行。
第10篇 物業(yè)檔案管理制度
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內(nèi)容，使客戶檔案信息準(zhǔn)確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負責(zé)指定接待員、檔案員負責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性；
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
第11篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應(yīng)嚴格裝飾施工檔案管理要求負責(zé)工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復(fù)印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務(wù)書、設(shè)計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關(guān)電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第12篇 有限股份公司檔案管理制度
1.目的
為使公司的文件資料能夠科學(xué)及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。
2.范圍
本制度適用于公司各級檔案管理。
3.名詞解釋
3.1檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。
3.2歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為檔案保存的各種文件材料。
3.3“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復(fù)文可為一件。
4職責(zé)
4.1公司行政部負責(zé)檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導(dǎo)各部門執(zhí)行。
4.2各部門(廠)應(yīng)指定兼職檔案管理員，并負責(zé)本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。
4.3行政部檔案管理工作：
4.3.1組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責(zé)后期存檔工作。
4.3.2組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。
4.3.3負責(zé)編制、完善檔案管理制度。
4.3.4負責(zé)公司檔案室的組織建設(shè)工作。
4.4各部門(廠)檔案管理員：
4.4.1負責(zé)本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。
4.4.2在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。
4.5公司的財務(wù)部負責(zé)公司會計檔案的整理、存檔工作。
5.管理內(nèi)容：
5.1檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。
5.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。
5.2.1質(zhì)量要求：
5.2.1.1紙質(zhì)類檔案應(yīng)確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導(dǎo)簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應(yīng)及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。
5.2.1.2電子實物檔案應(yīng)確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應(yīng)制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。
5.2.2檔案收集規(guī)則
公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應(yīng)注意：
5.2.2.1及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應(yīng)定期進行收集并歸檔。電子文檔應(yīng)隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應(yīng)注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。
5.2.2.2嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應(yīng)逐件進行檢查：
5.2.2.2.1文件應(yīng)為已處理完畢的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件，應(yīng)查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應(yīng)注明無原件的原因及原件存放地。
5.3檔案整理規(guī)則：
5.3.1.1公司檔案設(shè)置三級類目：
5.3.1.1.1一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設(shè)置。
5.3.1.1.2二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實物類。
5.3.1.1.3三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設(shè)置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。
5.3.2裝訂：
5.3.2.1歸檔文書類文件應(yīng)按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文為一件時，復(fù)文在前。來文在后。
5.3.2.2裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。
5.3.2.3對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。
5.3.2.4不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。
5.3.2.5對于特殊類別的資料，如設(shè)計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。
5.3.3排列：
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。
5.3.4編號：
公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱【年度】-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001
意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。
5.3.4.1聲像檔案
照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。
錄音帶要在每一盒外貼上標(biāo)簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標(biāo)識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標(biāo)識。
5.3.4.2實物檔案
每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標(biāo)簽，注明實物檔案名稱、相關(guān)責(zé)任人、保管理由，保管時間及期限。
5.3.5編目：
5.3.5.1卷內(nèi)文件目錄(附表7.1)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進行編目。
5.3.5.2將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型。
5.3.6裝盒：
將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表7.2)項目。檔案盒應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。
5.4檔案的保管和保護：
5.4.1檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應(yīng)嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責(zé)任人。
5.4.2聲像檔案應(yīng)一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復(fù)制等。
5.4.3檔案柜應(yīng)滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。
5.5檔案的移交：
5.5.1移交規(guī)則：
在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應(yīng)仔細檢查準(zhǔn)備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。
5.5.1.1文書檔案的移交：
由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。
5.5.1.2聲像實物檔案的移交：
聲像實物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應(yīng)在一周內(nèi)向行政部進行移交。
5.5.1.3對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應(yīng)在取得后盡快完成移交工作。
5.5.2移交要求：
5.5.2.1移交的資料均應(yīng)為原件。
5.5.2.1.1若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應(yīng)事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。
5.5.2.1.2各級單位在簽訂合同類文件時，應(yīng)確保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的資料應(yīng)為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。
5.5.2.3資料應(yīng)按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應(yīng)包括卷內(nèi)文件目錄。
5.5.2.4移交時移交人應(yīng)仔細填寫《檔案交接登記表》(附表7.3)，確保填寫內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、清晰。
5.5.2.5行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。
5.5.2.6移交資料前，各級單位應(yīng)將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。
5.5.3移交時限：
一般應(yīng)于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。
5.6檔案的借閱：
5.6.1公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表7.4)，經(jīng)部門(廠)負責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.2公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負責(zé)人、相應(yīng)部門負責(zé)人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;
5.6.3外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導(dǎo)簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。
5.6.4檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。
5.6.5檔案借閱人應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責(zé)，不得自行復(fù)制，修改。其主管領(lǐng)導(dǎo)負有監(jiān)督責(zé)任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。
5.6.6借閱人需要復(fù)制檔案時，應(yīng)提出申請。復(fù)制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應(yīng)在《檔案借(查)閱單》上注明復(fù)制件用途。
5.6.7檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應(yīng)在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責(zé)催辦事宜。
5.7檔案保管期限：
檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。
凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。
5.8檔案的處置
5.8.1公司檔案室應(yīng)每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應(yīng)重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可對檔案進行處置。
5.8.1.1如檔案尚存一定保存價值，應(yīng)需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。
5.8.1.2如檔案已喪失保存價值的則應(yīng)予以銷毀。
5.8.2銷毀
5.8.2.1經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表7.5)，相關(guān)部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。
5.8.2.2對于已批準(zhǔn)銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。
6..對發(fā)生以下行為者將進行相應(yīng)處罰：
6.1借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.2私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責(zé)任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
6.3借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責(zé)任人通報批評處罰;其行為導(dǎo)致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人及其直屬主管領(lǐng)導(dǎo)連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。
7.附表：
7.1卷內(nèi)文件目錄
7.2備考表
7.3檔案交接登記表
7.4檔案借(查)閱單
7.5檔案銷毀清冊
