第1篇 物業(yè)其他行政管理規(guī)定工作制度格式怎樣的
物業(yè)行政工作制度:其他行政管理規(guī)定22其他行政管理規(guī)定22.1.員工證2
2.1.1 所有員工在入職時(shí)均由物管公司行政人事部簽發(fā)的員工證。
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2.1.2 員工證必須當(dāng)值時(shí)按規(guī)定佩戴,不得掛在腰際或以其他外衣遮蓋,違者以不配戴論處。
22.4員工須注意愛護(hù)員工證,人為損壞或遺失,除按規(guī)定及時(shí)到行政人事部補(bǔ)辦手續(xù)外,將視實(shí)際情況可能給予一定的紀(jì)律處分。
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2.1.4 離職員工必須將員工證交回,否則扣罰工本費(fèi)30元。
22.2.更衣柜、鑰匙的管理2
2.2.1 員工更衣柜不能隨便與他人調(diào)換,不能私裝鎖頭和私配鑰匙,不能存放易燃易爆危險(xiǎn)物品,不要存放貴重物品,物管公司/管理處不負(fù)任何私人財(cái)物損失的責(zé)任。
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2.2.2 物管公司/管理處有權(quán)隨時(shí)選派兩名行政人員檢查更衣柜。
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2.2.3 員工離職時(shí)須將更衣柜清理干凈。
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2.2.4 物管公司內(nèi)部鑰匙由資源部統(tǒng)籌管理、復(fù)制。
領(lǐng)用人領(lǐng)用鑰匙后,需在領(lǐng)用單上注明確認(rèn)。
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2.2.5 鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件,否則所發(fā)生損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任,并按情節(jié)輕重論處或依法究辦:22.2.
5.1離職時(shí)應(yīng)將鑰匙交回資源部。
22.2.
5.2鑰匙遺失時(shí),應(yīng)立即向資源部報(bào)告。
22.2.
5.3不得復(fù)制或任意借予外人使用。
22.3電腦使用管理2
2.3.1 總則隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,電腦作為企業(yè)員工進(jìn)行文件處理、文件和信息傳輸以及企業(yè)經(jīng)營管理工作的基本工具,對提高工作效率和管理水平、實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化發(fā)揮著積極的促進(jìn)作用。
為配合企業(yè)的制度化、程序化、規(guī)范化管理,公司對現(xiàn)電腦的使用、管理與維護(hù)制定本制度。
2
2.3.2 適用范圍廣州物業(yè)管理有限公司全體員工。
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2.3.3 電腦調(diào)配原則2
2.3.3 .1各管理處根據(jù)實(shí)際工作需要,制定電腦配置與采購計(jì)劃,報(bào)請公司審批采購。
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2.3.3 .2所有電腦設(shè)備均須按照崗位工作需要進(jìn)行調(diào)配,并由行政助理負(fù)責(zé)資產(chǎn)登記與管理。
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2.3.3 .3外出公干需要使用筆記本電腦的員工,報(bào)請所在部門經(jīng)理或管理處主任批準(zhǔn)、資源部審核通過后可予以借用。
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2.3.4 電腦的使用與管理22.3.
4.1各部門必須按照規(guī)定機(jī)型、外設(shè)設(shè)備、硬件配置使用電腦,不得私自拆卸或安裝任何硬件設(shè)備。
并保證電腦設(shè)備在良好環(huán)境下使用,不得在設(shè)備上放置雜物,并做好電腦設(shè)備的防塵、防潮、通風(fēng)工作。
22.3.
4.2各管理處電腦未經(jīng)批準(zhǔn)一律不得安裝光驅(qū),如確有需要,由行政助理報(bào)公司資源部備案后在管理處主任或其他指定的電腦上安裝。
22.3.
4.3為防止管理處資料外泄,各管理處僅在管理處主任、行政助理、客戶服務(wù)主管、保安主管、財(cái)務(wù)部、工程部主管電腦上安裝usb接口,電腦使用者必須負(fù)責(zé)usb接口的管理,并確保相關(guān)資料不被外泄。
22.3.
4.4任何員工不得將私人可移動(dòng)u盤帶入公司使用,公司、管理處根據(jù)工作需要配備公用u盤。
22.3.
4.5管理處主任、財(cái)務(wù)部、客戶服務(wù)部主管的電腦可根據(jù)需要開通上網(wǎng)功能,上網(wǎng)帳號和密碼由電腦使用者管理并保密,其它電腦不得開通上網(wǎng)功能。
22.3.
4.6各管理處電腦出現(xiàn)重大故障,由行政助理報(bào)請公司進(jìn)行維修處理。
如因員工私自卸拆卸造成電腦損壞,由該員工承擔(dān)此項(xiàng)損失。
22.3.
4.7電腦操作應(yīng)按一定的規(guī)程進(jìn)行。
啟動(dòng)時(shí)應(yīng)先開顯示器、打印機(jī)等外部設(shè)備,后開主機(jī);
時(shí)應(yīng)先取出磁盤或光盤 主機(jī),后 顯示器,打印機(jī)等外部設(shè)備。
22.3.
4.8在電腦運(yùn)作過程中,若發(fā)現(xiàn)異常聲音或怪味時(shí),應(yīng)立即切斷電源,并通知行政助理及供應(yīng)商檢查機(jī)件。
22.3.
4.9各使用部門設(shè)有專人操作電腦,每臺電腦均必須設(shè)置開機(jī)密碼及熒屏保護(hù)密碼,電腦使用者必須對密碼保密,并對自己的一切電腦操作負(fù)責(zé)。
嚴(yán)禁未經(jīng)允許擅自使用他人電腦。
22.3.
4.10為了預(yù)防電腦病毒,使用磁盤及光盤前必須進(jìn)行病毒檢測,嚴(yán)禁員工未經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)私自安裝外來軟件、程序,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。
22.3.
4.11任何時(shí)間嚴(yán)禁員工利用公司、管理處電腦玩游戲,嚴(yán)禁非公務(wù)情況下上網(wǎng),一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。
22.3.
4.12嚴(yán)禁員工使用不健康、消極或產(chǎn)生不良影響的圖片與文字作為電腦桌面,并不得瀏覽或傳播不健康、消極或反動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)信息。
22.3.
4.13員工離職時(shí),必須將電腦的所有密碼如實(shí)交接給指定的交接人后方可辦理離職手續(xù)。
2
2.3.5 責(zé)任及義務(wù)22.3.
5.1人事資源部:對電腦設(shè)備資產(chǎn)管理、調(diào)配、調(diào)試負(fù)責(zé),有義務(wù)指導(dǎo)員工正確應(yīng)用電腦。
22.3.
5.2員工:員工對配置的電腦有資產(chǎn)監(jiān)管的責(zé)任和日常保養(yǎng)的義務(wù)。
2
2.3.6 監(jiān)督機(jī)制22.3.
6.1員工不按規(guī)定操作電腦者,將視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。
22.3.
6.2員工故意損壞電腦設(shè)備者,公司將視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分,并追究其相應(yīng)責(zé)任且有權(quán)要求其經(jīng)濟(jì)賠償。
22.4復(fù)印機(jī)使用管理2
2.4.1 復(fù)印機(jī)必須由各部門指定人員負(fù)責(zé)操作,其他人員非必要請勿使用復(fù)印機(jī)。
2
2.4.2 員工在每次復(fù)印完后必須即時(shí)在《復(fù)印機(jī)使用薄》上如實(shí)登記(雙面復(fù)印當(dāng)2張),及清理遺留的物件及廢紙。
2
2.4.3 使用復(fù)印機(jī)只限于復(fù)印管理處有必要復(fù)印的文件,禁止復(fù)印私人文件。
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2.4.4 當(dāng)連續(xù)復(fù)印文件數(shù)量達(dá)100張,必須暫停2分鐘,禁止將沾有未干涂改液或膠水等文件進(jìn)行復(fù)印。
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2.4.5 行政助理負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)維保工作,及監(jiān)督復(fù)印機(jī)的使用狀況。
22.5傳真機(jī)使用管理2
2.5.1 所有文件的傳真工作由各管理處指定行政助理或前臺接待文員負(fù)責(zé)操作。
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2.5.2 傳真文件統(tǒng)一由指定人員負(fù)責(zé)接收及發(fā)出的登記工作,禁止其他人員私自取走未經(jīng)登記的文件。
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2.5.3 傳真機(jī)操作人員必須盡快將已發(fā)出或接收到的文件登記后及時(shí)分派到各部門負(fù)責(zé)人。
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2.5.4 使用傳真機(jī)只限于傳真管理處文件,禁止傳真私人文件。
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2.5.5 行政助理負(fù)責(zé)傳真機(jī)維保工作,及監(jiān)督復(fù)核傳真機(jī)的收發(fā)記錄。
22.6辦公費(fèi)用控制2
2.6.1 文具22.6.
1.1新入職員工(保安工程除外)可領(lǐng)取一套必要辦公文具,費(fèi)用控制在人民幣一百元以下,包括以下非易耗物品:筆筒、計(jì)算器、剪刀、訂書機(jī)、起訂器、打孔機(jī)、直尺、文件架等,上述物品一旦領(lǐng)用后原則上不再重復(fù)領(lǐng)用,唯以舊換新時(shí)也需由行政助理審核是質(zhì)量原因還是使用不當(dāng)所致,因個(gè)人原因造成損壞、遺失的,由個(gè)人自負(fù),不應(yīng)再向公司申請補(bǔ)領(lǐng)。
員工離職時(shí)同樣要求返還整套非易耗文具。
22.6.
1.2每月文具領(lǐng)用原則上只是添置易耗材料,如紙薄類、筆類等,或添置必要的文件夾類。
22.6.
1.3行政助理有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況,對各部門提交的文具申請中的數(shù)量和品種作相應(yīng)的控制、調(diào)整,并視進(jìn)度給予發(fā)放。
22.6.
1.4本著環(huán)保、節(jié)約的原則,公司建議各管理處善用資源,采取適當(dāng)措施控制不必要的花費(fèi),如適當(dāng)使用可換筆芯循環(huán)再用的筆類,使用二次用紙等。
第2篇 某物業(yè)管理公司行政例會制度
物業(yè)管理公司行政例會制度
為提高會議質(zhì)量,增強(qiáng)行政辦事效率,現(xiàn)對公司行政例會作出以下規(guī)定:
一、例會時(shí)間:每周一上午8:30,與會人員必須提前5分鐘到場(如有變動(dòng),另行通知)。
二、出席人員:酒店總經(jīng)理、各部門主管級以上人員,行政文員負(fù)責(zé)會務(wù)后勤、簽到和會議記錄。行政擴(kuò)大會議如有參加人員變動(dòng),行政部另行通知。
三、會議內(nèi)容:會議由總經(jīng)理或總經(jīng)理安排專人主持,常規(guī)例會安排各部門匯報(bào)上周工作完成情況、未完成工作、下周工作計(jì)劃及工作建議,需要協(xié)商事務(wù),總經(jīng)理下達(dá)工作指令和質(zhì)量要求;行政辦負(fù)責(zé)匯總行文并傳達(dá)落實(shí)。
四、例會紀(jì)律:
1、無特別緊急情況,應(yīng)與會人員不得請假,都應(yīng)按時(shí)參加。否則,遲到一次罰款20元,無故缺席一次罰款50元。
2、自覺維護(hù)例會秩序和辦公環(huán)境,關(guān)閉通訊工具,加快會議進(jìn)程,避免中途退場、接聽電話或其它干擾。
3、對于會議上達(dá)成決議的要求和總經(jīng)理下達(dá)的工作指令,各部門未能按時(shí)按要求貫徹、落實(shí)和傳達(dá),將追究部門負(fù)責(zé)人工作失職責(zé)任。
五、本制度自公布之日起執(zhí)行。
簽署人:zz物業(yè)管理有限公司
第3篇 物業(yè)行政集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定
11集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定
11.1手機(jī)所有
手機(jī)為聯(lián)通公司送給zz物管公司,所有權(quán)為zz物管公司所有,手機(jī)與手機(jī)號碼統(tǒng)一由資源部配于zz物管公司主管級以上員工使用。
11.2手機(jī)使用管理
11.2.1cdma手機(jī)由zz公司配于主管級以上員工使用,是屬于員工福利的一種,在使用cdma手機(jī)時(shí),同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。
11.2.2ma手機(jī)統(tǒng)一由資源部管理,由資源部統(tǒng)一調(diào)配,員工不能干涉。
11.2.3員工在使用cdma手機(jī)時(shí),必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開機(jī),如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無故關(guān)機(jī),無法聯(lián)系的情況,資源部有權(quán)做出處理。
11.3手機(jī)費(fèi)用管理
11.3.1cdma手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起,員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機(jī)報(bào)銷。具體參照'手機(jī)通信費(fèi)用管理規(guī)定'。
11.3.2cdma手機(jī)話費(fèi)每月由使用者自行到營業(yè)廳繳費(fèi),索取話費(fèi)發(fā)票交行政核準(zhǔn),在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷,超過報(bào)銷限額的話費(fèi)由持機(jī)人自行承擔(dān)。
11.4其他
11.4.1員工在領(lǐng)取cdma手機(jī)時(shí),需和公司簽定一份公司內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議;
11.4.2員工在領(lǐng)取cdma手機(jī)后,在使用過程中,如果出現(xiàn)手機(jī)損壞、遺失等情況,由員工負(fù)責(zé)賠償;
11.4.3員工在離職后,需把手機(jī)交還公司,如果私自帶走手機(jī)者,當(dāng)在其當(dāng)月工資里扣除其中費(fèi)用,同時(shí)公司有權(quán)追究其法律責(zé)任;
11.4.4如員工在領(lǐng)取手機(jī)后,在公司工作滿兩年(從領(lǐng)取手機(jī)后開始算),公司把其使用的手機(jī)及號碼送于該員工。
11.4.5如享有報(bào)銷補(bǔ)助員工現(xiàn)使用中的cdma手機(jī),想加入集團(tuán)網(wǎng),可把手機(jī)號碼及身份證復(fù)印件交給資源部,由資源部代為辦理。加入后,手機(jī)號碼屬員工不變,超出話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。不享有報(bào)銷補(bǔ)助的員工,如想把自己使用的cdma手機(jī)加入集團(tuán)網(wǎng),亦可把號碼及身份證交于資源部代為辦理。話費(fèi)方面由員工自己以預(yù)存話費(fèi)方式繳費(fèi)。公司不承擔(dān)任何責(zé)任。
11.4.6員工如想把原屬于自己的cdma手機(jī)號碼退出公司集團(tuán)網(wǎng),可以向資源部提出申請,由資源部辦理。
11.5內(nèi)部手機(jī)管理協(xié)議
為便于與zz公司的溝通,提高工作效率,zz物業(yè)管理有限公司決定對主管級以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機(jī)及對應(yīng)的號碼。為更好地進(jìn)行管理,現(xiàn)制定以下規(guī)定:
11.5.1公司配發(fā)員工使用的手機(jī)及其配件、號碼,屬公司所有,員工僅享有使用權(quán),未征得公司書面同意,使用者不能擅自更改號碼或轉(zhuǎn)讓手機(jī)及其配件。
11.5.2使用者在手機(jī)使用期間須妥善保管好手機(jī)及配件,如有損壞或遺失,公司將視實(shí)際情況要求使用者作出相應(yīng)賠償。
11.5.3員工經(jīng)公司書面批準(zhǔn),將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對應(yīng)的號碼,并可以享有定額手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷。公司每月提供給使用者的定額話費(fèi)報(bào)銷費(fèi)用,是為滿足公司通信需求及日常工作需要,使用者不能因個(gè)人原因而導(dǎo)致關(guān)機(jī)甚至停機(jī),影響公司工作效率;違者將按公司管理制度追究相關(guān)責(zé)任。
11.5.4使用者實(shí)際話費(fèi)如超過公司批準(zhǔn)的定額報(bào)銷費(fèi)用,超出部分由使用者自行承擔(dān)。
11.5.5手機(jī)號碼為公司的一種資源,使用者不得利用此號碼作違法違紀(jì)使用。一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將會受到公司的調(diào)查,公司將保留追究使用者相關(guān)責(zé)任的權(quán)利。
11.5.6如手機(jī)存在質(zhì)量問題或者通訊故障時(shí),可向公司資源部報(bào)告,或直接致電中國聯(lián)通廣州分公司服務(wù)經(jīng)理,以盡快解決。
11.5.7使用者與公司提前解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí),需同時(shí)返還手機(jī)及其配件、uim卡,結(jié)清話費(fèi),否則公司有權(quán)直接從使用者的薪金中扣抵配發(fā)手機(jī)的市場價(jià)款、話費(fèi)及其他相關(guān)費(fèi)用。
11.5.8員工一經(jīng)領(lǐng)用手機(jī)及其配件或使用公司配發(fā)的手機(jī)號碼,則視作自愿遵守上述規(guī)定。
第4篇 物業(yè)行政宿舍管理制度工作制度
物業(yè)行政工作制度:宿舍管理制度
17宿舍管理制度
因工作及管理需要,管理處為部分員工安排員工宿舍,統(tǒng)一配備床鋪及必需生活用品,并制定員工住宿及管理規(guī)定如下:
17.1住宿員工需提供個(gè)人資料,到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關(guān)手續(xù)。
17.2員工應(yīng)保證無不良嗜好,不得攜眷住宿;
17.3住宿作為員工福利,房屋租金、管理費(fèi)及必要正常的修繕維護(hù)費(fèi)由管理處負(fù)責(zé),水電費(fèi)用由員工自行負(fù)擔(dān)。
17.4員工離職時(shí),應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍,不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償費(fèi)或搬家費(fèi)用。
17.5單元宿舍統(tǒng)一由保安部住宿人員中職位最高者擔(dān)任宿舍舍監(jiān),其工作任務(wù)如下:
17.5.1總管一切內(nèi)務(wù),保持整潔、維持秩序;
17.5.2備置員工資料(如暫住證資料、緊急聯(lián)絡(luò)人等);
17.5.3監(jiān)督舍員的行為規(guī)范,宿舍制度的執(zhí)行,定期向行政人事部匯報(bào)各項(xiàng)情況,配合行政人事部定期的宿舍檢查。
17.6舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定,違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分,甚至解雇。
17.6.1服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督;
17.6.2遇緊急事故時(shí)能服從召集命令,迅速到達(dá)現(xiàn)場增援;
17.6.3室內(nèi)遵守消防規(guī)定,嚴(yán)禁使用及裝接高負(fù)荷的電器,嚴(yán)禁私接電線,(禁止明爐烹飪);
17.6.4室內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品;
17.6.5個(gè)人被鋪及其他物品必須疊放整齊,保持室內(nèi)清潔;
17.6.6愛護(hù)室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品,不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品,不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備;
17.6.7愛護(hù)管理處統(tǒng)一配備的設(shè)施和物品,員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)定折舊或賠償;
17.6.8各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日;
17.6.9任何時(shí)侯均不得制造噪音、氣味;
17.6.10宿舍內(nèi)不得招待、留宿外人或親友;
17.6.11換洗衣物必須曬掛整齊,干凈的收入柜內(nèi),不得堆積室內(nèi);
17.6.12貴重物品應(yīng)妥善保管,遺失由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé);
17.6.13不得在宿舍內(nèi)喝酒、賭博(打撲克、麻將)或其他不良行為;
17.6.14水電使用得當(dāng),不得浪費(fèi),隨手關(guān)水掣、電掣;
17.6.15不得無正當(dāng)理由及事先未經(jīng)批準(zhǔn)在外留宿;
17.6.16舍員下班后外出時(shí)間超過三小時(shí)的,必須向舍監(jiān)報(bào)告;
17.6.17下班后舍員著裝仍需得體,不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動(dòng);
17.6.18入住宿舍的員工,一律要向公安部門申辦暫住證。
第5篇 物業(yè)行政文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)行政管理作業(yè)指導(dǎo)書:文件、資料管理制度
1 目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3 職責(zé)
3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a) 內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c) 按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1
b) 未被質(zhì)量體系引用的外來文件: 2
c) 與服務(wù)過程無關(guān)的合同協(xié)議: 3
d) 未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4
e) 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5
f) 照片、錄像帶:6
g) 電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3 辦公室負(fù)責(zé)對文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6 文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號和圖號,并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a) a級機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機(jī)密和c級機(jī)密文件、資料。
e) 業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g) 以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應(yīng)對文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更
新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點(diǎn)存放時(shí)間
1[印制文件登記表] qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄] qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發(fā)登記表] qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表] qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補(bǔ)發(fā)申請表] qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表] qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人: 審核人:審批人:
第6篇 物業(yè)公司行政管理制度9
物業(yè)公司行政管理制度(九)
第一章總則
第一條為完善公司的行政管理機(jī)制,建立規(guī)范化的行政管理體系,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
第二章公文處理規(guī)定
第二條為進(jìn)一步做好公司公文處理工作,使公文處理規(guī)范化、制度化,提高工作效率,參照上級有關(guān)公文處理規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本規(guī)定。
第三條公文由辦公室統(tǒng)一簽收。公司的收文包括辦公管理信息系統(tǒng)的電子收文和紙質(zhì)收文。文書處理人員應(yīng)每天定時(shí)瀏覽局內(nèi)網(wǎng)信息并進(jìn)行電子收文,范圍包括上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的本公司主管業(yè)務(wù)的文件材料、上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的本公司非主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。
第四條領(lǐng)導(dǎo)辦文閱文原則實(shí)行'一日一畢'制,承辦部門辦文時(shí)間按領(lǐng)導(dǎo)批示辦理,承辦人應(yīng)在處理單上注明處理結(jié)果,并及時(shí)送回辦公室文書處理人員。
第五條為確保文件在辦理過程中流向清晰、責(zé)任明確,辦公室負(fù)責(zé)公司文件的傳遞、交辦,嚴(yán)格杜絕文件橫傳。
第六條辦公室要對承辦公文情況進(jìn)行檢查、催辦,掌握公文的運(yùn)轉(zhuǎn)和處理情況。緊急公文,應(yīng)隨收隨批隨送,并提出辦理時(shí)限,必要時(shí),辦公室應(yīng)催辦,以防延誤或漏辦。
第七條簽收的文件,一律登記編號存入微機(jī)管理,次年初統(tǒng)一交檔案室編檔入庫。
第八條由部門起草的文件,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審核后交辦公室核稿后送分管領(lǐng)導(dǎo)會簽,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。經(jīng)簽發(fā)后的文件需登記編號,不得隨意更改,確需改動(dòng),須經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。
第九條公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型。發(fā)文底稿一律使用公司印制的發(fā)文紙,各部門必須同時(shí)送打印稿(附磁盤或內(nèi)網(wǎng)共享),不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。
第十條付印的文稿由起草部門指定專人校對。校對要認(rèn)真負(fù)責(zé),重要文件要'二校'后才能付印。
第十一條文件蓋印完畢,辦公室即留存一份,然后由主辦部門自行裝封、寄送,有特殊要求的由辦公室裝封、寄送。
第三章檔案管理辦法
第一節(jié)總則
第十二條為了加強(qiáng)公司檔案工作,使檔案工作制度化、規(guī)范化,不斷提高檔案工作的科學(xué)管理水平,更好地為公司發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江省錢塘江管理局檔案管理制度》,結(jié)合公司檔案工作實(shí)際,特制定本辦法。
第十三條本辦法所指的檔案,主要包括公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對公司有查考利用價(jià)值,并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔、集中保管的文件材料、視聽資料及其它各種載體材料。它包括文書、會計(jì)、科技、聲像、實(shí)物、電子等各類檔案。
第十四條公司檔案實(shí)行集中、統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)把檔案工作納入本部門職責(zé)范圍,定期向檔案室移交部門檔案,任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第二節(jié)檔案室工作職責(zé)
第十五條檔案室工作職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法規(guī)和規(guī)定,在局信息中心業(yè)務(wù)指導(dǎo)下制定公司檔案工作計(jì)劃、管理辦法和業(yè)務(wù)性規(guī)范。
(二)監(jiān)督、指導(dǎo)各職能部門做好各種文件材料的收集、整理、歸檔工作。
(三)負(fù)責(zé)管理公司各種門類和載體的檔案,不斷提高科學(xué)管理水平,以維護(hù)檔案的完整與安全,積極提供利用,為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。
(四)定期接收各部門的各類檔案資料,并做好檔案的立卷、保管、借閱工作。
(五)依法負(fù)責(zé)檔案材料保管期限的確定、核查和檔案的定期鑒定。
第三節(jié)檔案的歸檔
第十六條文書檔案按年度一年歸檔一次,在次年六月底前移交歸檔。
第十七條臺帳由各部門按要求整理,經(jīng)局年終考核后,于次年第一季度歸檔。
第十八條會計(jì)文件材料在會計(jì)部門保管一年,于次年六月底前移交檔案室歸檔。
第十九條技術(shù)檔案由相關(guān)部門在次年第一季度按要求整理移交檔案室,各相關(guān)部門在提交紙質(zhì)檔案的同時(shí),有電子稿的一并歸檔。
第二十條聲像資料(包括工作照片等),由形成部門在工作結(jié)束后及時(shí)整理,于年中、年底各交檔案室一次。
第二十一條實(shí)物檔案是指單位榮獲上級機(jī)關(guān)授予的獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗、證書,舊公章、名人字畫、題詞等物品,在收到榮譽(yù)實(shí)物后一周內(nèi)及時(shí)歸檔。
第二十二條各種辦公、動(dòng)力、汽車等大型設(shè)備儀器的使用說明書、安裝說明書、系統(tǒng)圖、線路圖等資料在驗(yàn)收后兩周內(nèi)及時(shí)收集歸檔。
第二十三條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合其形成規(guī)律。
(二)歸檔的文件材料,一般一式一份,重要或利用頻繁的文件材料,要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
(三)科技檔案、會計(jì)檔案由職能部門按有關(guān)規(guī)定整理、立卷后,以案卷形式歸檔。
(四)聲像資料歸檔應(yīng)是原版、原件,且用文字標(biāo)出材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及責(zé)任者等。
(五)科技檔案形成的電子文件,歸檔時(shí)應(yīng)使用不可擦除型光盤,須一式兩份。
(六)紙質(zhì)文件歸檔必須紙質(zhì)優(yōu)良,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,不得用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純藍(lán)墨水、紅墨水、涂改液等,且盡可能歸原件,不歸入復(fù)印件。
(七)文件材料向檔案室移交時(shí),應(yīng)編制移交清單,移交清單一式兩份,移交時(shí)按清單交點(diǎn)清楚,交接雙方簽名,各留一份,以便查考。
第四節(jié)檔案的利用
第二十四條本公司人員因工作需要查、借閱本職工作范圍內(nèi)的有關(guān)檔案,必須按規(guī)定辦理登記手續(xù),非本職范圍內(nèi)的檔案不得借閱或查閱。
第二十五條檔案的查閱必須在檔案室內(nèi)進(jìn)行,同時(shí)需有檔案管理人員陪同,不得獨(dú)自進(jìn)入。會計(jì)檔案除財(cái)務(wù)人員外原則上不得查閱。
第二十六條借閱檔案者超過一天或外借應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。外單位人員查借閱檔案要寫明查借閱檔案的用途和具體內(nèi)容,并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第二十七條借閱期限不得超過7天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并予以借閱登記注銷。
第二十八條借閱檔案者必須遵守《檔案法》和檔案保密制度,自覺愛護(hù)檔案,妥善保管檔案,不得隨意轉(zhuǎn)借、勾劃、裁剪、抽出,未經(jīng)許可,不得擅自摘抄、復(fù)印。歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。
第五節(jié)檔案的保管
第二十九條公司設(shè)立專用庫房保存檔案,由檔案工作人員負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫房。
第三十條庫房內(nèi)保持清潔,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品和雜物,嚴(yán)禁吸煙,電源設(shè)備保持完好,設(shè)置消防滅火器材,做好防火工作。
第三十一條庫房內(nèi)
柜架排列合理,檔案排列整齊、科學(xué),對破損和變質(zhì)的文件、檔案,及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。
第三十二條定期檢查庫房檔案的數(shù)量及'八防'(即防溫、防潮、防盜、防火、防蟲、防塵、防光、防有害氣體)措施的落實(shí)情況。及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,防患于未然。
第三十三條做好聲像檔案的安全保護(hù)工作,配備相應(yīng)的專用裝具,發(fā)現(xiàn)有盤片變形、斷裂,照片發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。
第三十四條做好檔案的保密工作,不得泄露庫房檔案內(nèi)容,若檔案人員有調(diào)動(dòng),必須辦妥交接手續(xù)。
第六節(jié)檔案的保管期限
第三十五條根據(jù)國家檔案局和有關(guān)部門的規(guī)定,結(jié)合我公司實(shí)際,認(rèn)真編制各類檔案歸檔范圍及保管期限表。詳見《浙江錢塘江海塘物業(yè)管理有限公司文書檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢塘江海塘物業(yè)管理有限公司科技檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢塘江海塘物業(yè)管理有限公司會計(jì)檔案保管期限表》
第三十六條根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷毀意見,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。銷毀檔案時(shí),應(yīng)到國家指定場所進(jìn)行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)歸檔保存。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
附件:
第7篇 物業(yè)行政制服管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:制服管理規(guī)定
15制服管理規(guī)定
15.1目的
為了統(tǒng)一物管公司對外形象,加強(qiáng)員工的歸屬感,促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)和管理水平,公司均為各崗位的員工訂制制服,現(xiàn)特制定相關(guān)的員工制服管理規(guī)定,具體內(nèi)容如下:
15.2一般規(guī)定
15.2.1員工入職時(shí)可獲發(fā)兩套工作制服;
15.2.2每位員工當(dāng)值時(shí),必須穿整齊制服,下班后應(yīng)將制服放回更衣柜,工作服要整潔,鈕扣要扣齊,不允許敞開外衣,非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起,不允許將衣服搭在肩上;
15.2.3制服衣袖,衣領(lǐng)不顯露個(gè)人衣物,制服外不顯露個(gè)人物品,有裝衣袋不裝過大或過厚的物品,袋內(nèi)物品不外露;
15.2.4員工應(yīng)保管及愛護(hù)好制服,除集中換洗外,員工應(yīng)勤洗勤慰熨,時(shí)刻保持制服清潔;
15.2.5任何人為損壞或遺失,員工需負(fù)責(zé)賠償制服費(fèi)用,同時(shí)亦將會給予必要的紀(jì)律處分,嚴(yán)重者將由公司管理層作出裁決;
15.2.6員工離職前需將制服交還,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償,若未能交還制服者按全額賠償;
15.2.7遇下雨天,保安部可統(tǒng)一不戴帽子;
15.2.8因保安制服分冬裝和秋裝兩款,保安部可根據(jù)天氣情況統(tǒng)一窒著其中一款,原則上以溫度攝氏22度為穿著標(biāo)準(zhǔn),22度以上的統(tǒng)一穿秋裝,但一切視實(shí)際情況而定,各班組必須統(tǒng)一著裝;
15.2.9員工不得在制服的任意部位標(biāo)記個(gè)人標(biāo)識,只能在制服的腰線及褲頭部位標(biāo)記員工工號以作識別。
15.3折舊標(biāo)準(zhǔn)
15.3.1男、女西裝之折舊
按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%;
15.3.2男、女襯衫、西褲、西裙之折舊
按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%;
15.3.3保安服、帽之折舊
按兩年時(shí)間折舊,即每年的折舊率為50%;
15.3.4工程服之折舊
由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大,且一年四季只有兩套服裝,所以按一年時(shí)間折舊。
15.3.5工鞋之折舊
皮鞋類按一年時(shí)間折舊;布鞋類按半年時(shí)間折舊;
涉及個(gè)人衛(wèi)生問題,員工離職時(shí)一律采用工鞋折舊方法,工鞋不予回收
15.3.6其他用品之折舊
如女門童使用的保暖長襪等,一般按半年時(shí)間折舊,離職時(shí)不予回收,其他如保安精神帶等配飾,一般按一年時(shí)間折舊,或根據(jù)具體情況作出決定。
15.4工衣?lián)Q洗
15.4.1工衣清潔原則上由員工自行負(fù)責(zé),但管理處也會提供必要的換洗服務(wù),集中換統(tǒng)一律由公司行政部指定統(tǒng)一由一家合標(biāo)準(zhǔn)之洗滌服務(wù)商進(jìn)行,各管理處均按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
15.4.2各管理處行政人員負(fù)責(zé)工衣交收,檢查及費(fèi)用核算工作,并于月底統(tǒng)一洗滌服務(wù)商結(jié)算
15.4.3換洗周期:(根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營狀況,暫定以下標(biāo)準(zhǔn))
適用范圍夏季冬季備注
客服人員4次/月2次/月
保安人員2次/月1次/月
工程人員1次/月1次/月
后勤人員2次/月1次/月
15.4.4制服的保管
15.4.5各管理處行政人員/倉管員負(fù)責(zé)制服的進(jìn)出倉,保管工作
15.4.6員工離職時(shí),行政人員/倉管員應(yīng)仔細(xì)檢查制服,將破損情況3決定回收或折舊報(bào)廢,并將具體情況在員工離職手續(xù)清單上標(biāo)明,如需要折舊或賠償?shù)?須及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門計(jì)算費(fèi)用。
15.4.7制服繳倉后,行政人員/倉管員須及時(shí)送廠商洗滌,做好保潔工作
15.4.8行政人員/倉管員于每次集中換洗時(shí),要仔細(xì)檢查制服的使用情況,對破損情況要做好相應(yīng)記錄,除向洗滌廠商跟進(jìn)修補(bǔ)外,對造成制服破損的員工及時(shí)給予警告,情節(jié)嚴(yán)重時(shí)應(yīng)及時(shí)向管理處主任匯報(bào)。
第8篇 a物業(yè)公司行政辦公管理制度
物業(yè)公司為了更好的發(fā)展,特制定相關(guān)管理規(guī)定。以下是小編搜集并整理的有關(guān)內(nèi)容,希望對大家有所幫助!
第一章 總則
第1條目的
為樹立良好的公司形象,規(guī)范行政辦公工作,維護(hù)良好的工作環(huán)境,保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),特制定本制度。
第2條適用范圍
本制度適用于所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時(shí)工。
第3條歸口管理
行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門,負(fù)責(zé)公司行政工作的各相關(guān)事項(xiàng)。
第二章 辦公管理
第4條員工應(yīng)遵守公司的規(guī)章制度,自覺維護(hù)辦公環(huán)境的清潔、安靜。
第5條辦公室應(yīng)保持整潔,無雜物,工作臺上擺放的辦公用品應(yīng)整齊有序。
第6條保持辦公室肅靜,工作時(shí)間不得高聲喧嘩。
第7條工作時(shí)間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內(nèi)吃零食。
第8條上班時(shí)間,嚴(yán)禁辦理私人事情,因公外出應(yīng)向本部門負(fù)責(zé)人請假。
第9條接待來訪,應(yīng)起身相迎,做到態(tài)度和藹,彬彬有禮;來客告辭,起身相送;在回答來客詢問時(shí),不得泄露公司管理制度及有關(guān)公司機(jī)密事項(xiàng)。
第10條下班或因事離開辦公室,應(yīng)人走燈熄,關(guān)好門窗、電源等。
第11條愛護(hù)公物,節(jié)約使用辦公用品。
第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規(guī)定著裝;接待來訪客人,應(yīng)熱情主動(dòng)。
第三章 會議管理
第13條各種會議由召集者負(fù)責(zé)組織安排,并對出席對象提前發(fā)出通知。
第14條會議召開之前應(yīng)確定議題、參會對象,準(zhǔn)備好有關(guān)的會議資料、文件。
第15條會議出席者應(yīng)安排好工作,準(zhǔn)時(shí)到會,并帶筆記本及相關(guān)會議資料,如因故無法參加會議,須提前向會議組織者請假。
第16條會議堅(jiān)持效率原則,各發(fā)言者應(yīng)事先做好準(zhǔn)備,發(fā)言應(yīng)簡明扼要,以使會議起到應(yīng)有的效果。
第17條公司的固定性會議為公司經(jīng)理辦公會議、項(xiàng)目區(qū)域辦公會議、部門例會及班組例會。
1.公司經(jīng)理辦公會議原則上每月召開一次,參會對象為公司總經(jīng)理、各項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理及相關(guān)人員。
2.項(xiàng)目區(qū)域辦公會議于每月10日召開,參會對象為常務(wù)經(jīng)理、經(jīng)理助理、項(xiàng)目區(qū)域職能主管、管理處主任。
3.部門例會于每旬第一個(gè)星期五召開,參會對象為部門所有人員。
4.各班組每月至少組織一次例會,進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)(具體時(shí)間由部門確定)。
第18條如遇特殊情況,會議組織者須另行通知;上一級別會議與本級別會議在時(shí)間上有沖突時(shí),以上一級別會議為主,本級別會議作相應(yīng)時(shí)間調(diào)整。
第19條凡會議所作的決議、決定及重要事項(xiàng)必須形成會議紀(jì)要,經(jīng)行政人事部整理后以文件形式印發(fā)并貫徹執(zhí)行。
第四章 公文管理
第20條各級政府、上級部門下發(fā)和其他單位抄送的公文,統(tǒng)一由行政人事部行政專員收管,并負(fù)責(zé)簽收、分類、登記和分發(fā)、傳閱。
第21條以公司名義發(fā)出的各種文件須編號、登記,統(tǒng)一對外發(fā)送。
第22條公文處理程序
1.行政專員將公文登記、分類,交行政人事部經(jīng)理審閱并提出擬辦意見。
2.行政專員根據(jù)擬辦意見,送有關(guān)部門相關(guān)人員閱辦。
3.領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文,按批示意見交有關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理。
4.如承辦過程中有疑問或問題,應(yīng)及時(shí)請示、報(bào)告。
5.辦理完畢后,相關(guān)部門應(yīng)填寫承辦結(jié)果,連同原文件退回行政人事部存檔。
第23條對送閱文件要抓緊時(shí)間閱讀,各部門人員不得無故拖延或扣押,文件傳閱后,閱文人須簽名并寫上時(shí)間,
第24條文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
第五章 印章使用管理
第25條公司印章由公司總經(jīng)理指定專人保管,法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部專人分開保管。印章未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),不得隨意交與他人保管、使用。
第26條部門印章由部門負(fù)責(zé)人保管或指定專人保管。
第27條印章使用審批規(guī)定如下。
1涉及人員調(diào)動(dòng)(任免)、以公司名義簽署的合同協(xié)議、財(cái)務(wù)收支及對外發(fā)文、發(fā)函等方面用章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由項(xiàng)目區(qū)域常務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)。
3使用法定代表人印章,由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4使用部門印章、有關(guān)業(yè)務(wù)管理工作用章,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第28條未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),公司人員不得私自用章,不準(zhǔn)攜帶公章外出,不準(zhǔn)蓋出空白信箋。
第29條對不符合用章規(guī)定的事項(xiàng),印章保管人員有權(quán)拒絕蓋章;對違反用章規(guī)定或弄虛作假,造成重大影響或經(jīng)濟(jì)損失的,要追究保管人、當(dāng)事人的責(zé)任。
第30條刻制印章,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。作廢的印章應(yīng)及時(shí)封存。
第六章 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)管理
第31條為確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行和使用,公司指定專人保管、使用,非操作人員,未經(jīng)許可不得私自使用。
第32條為節(jié)約紙張和能源,公司嚴(yán)格控制復(fù)印和傳真數(shù)量,非必要不予復(fù)印和傳真。
第33條公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復(fù)印、傳真業(yè)務(wù),特殊情況須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。
第34條計(jì)算機(jī)內(nèi)存資料注意保密,凡涉及機(jī)要文件資料須加密碼保存,未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得提取(閱)電腦內(nèi)存信息、數(shù)據(jù)資料。
第35條凡內(nèi)部常用業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù),必須進(jìn)行備份處理,以免丟失。
第36條嚴(yán)格控制計(jì)算機(jī)外部軟件流入管理,嚴(yán)禁安裝和使用游戲軟件(盤),以防電腦感染病毒。
第37條工作結(jié)束后,應(yīng)做好辦公設(shè)備的日常保養(yǎng)和清潔工作,并及時(shí)處理廢棄稿件,切斷電源。
第七章 保密工作規(guī)定
第38條凡符合下列條款之一者,均屬于公司機(jī)要文件,不得泄露。
1.關(guān)于重要決策或計(jì)劃。
2.關(guān)于人事問題。
3.關(guān)于會議重要的討論事項(xiàng)。
4.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料。
5.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng)。
6.特別指定的事項(xiàng)。
第39條機(jī)要文件按保密等級可分為以下三級。
1.秘密,不能向相關(guān)人員以外者公開。
2.機(jī)密,不能向外公開。
3.絕密,不能向特別指名的最小范圍內(nèi)的工作人員以及承辦人員以外者公開。
第40條機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定,原則上由所管部門的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第41條機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正、副本兩份,一份由制發(fā)部門分類保管,另一份由所管部門的負(fù)責(zé)人保管。
第42條機(jī)要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)至有關(guān)部門時(shí),必須有收件人簽字。
第43條機(jī)要文件來往傳遞(包括傳真),應(yīng)指定專人傳接或采取親啟信函方式進(jìn)行。
第44條機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門負(fù)責(zé)人同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí),制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
第45條秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé),由專人進(jìn)行分發(fā)和傳送。
第46條機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無用資料的銷毀,由所管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第八章 檔案管理
第47條檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合,即分別由公司、部門管理或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案管理工作。
第48條公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將用完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第49條文件結(jié)案移送歸檔時(shí),相關(guān)人員須檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查。
第50條文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應(yīng)立即退回承辦人。
第51條檔案管理人員做好收件登記、編號、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作,對按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求的文件,及時(shí)進(jìn)行分類、立卷及歸檔。
第52條檔案管理人員每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時(shí)擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲措施。
第54條檔案管理人員每年按規(guī)定清理一次,對已到保管期限、確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
第55條公司嚴(yán)格履行檔案調(diào)、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須復(fù)印或摘抄文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第56條借閱人員不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
第57條對于歸還的檔案,經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
第九章 附則
第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司行政人事部。
第9篇 物業(yè)行政采購管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:采購管理規(guī)定
9采購管理規(guī)定
9.1目的
規(guī)范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規(guī)定要求。
9.2適用范圍
適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作,供應(yīng)商管理及倉庫管理等。
9.3職責(zé)
9.3.1各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計(jì)劃及采購清單,并負(fù)責(zé)倉庫管理
作及貨款報(bào)銷、采購資料存檔管理工作。
9.3.2各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購清單。
9.3.3公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料,負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計(jì)劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計(jì)劃,報(bào)總經(jīng)理審批,負(fù)責(zé)落實(shí)供應(yīng)商的評審管理工作。
9.3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。
9.3.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購清單。
9.3.6倉管員負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收、領(lǐng)用,庫存物品的管理。
9.4采購制度要點(diǎn)
9.4.1維修物料的采購原則:實(shí)行補(bǔ)倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準(zhǔn)倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi),零星或補(bǔ)儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過(含)三次。
9.4.2采購行為分類
9.4.2.1固定資產(chǎn)類
指單位價(jià)值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機(jī)等物品。
9.4.2.2非固定資產(chǎn)物品/費(fèi)用類
指單位價(jià)值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費(fèi)用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。
9.4.3采購方式
9.4.3.1長期協(xié)議范圍:
員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)(協(xié)議期限一般為一年)等。
9.4.3.2固定供應(yīng)商范圍:
文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機(jī)購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。
9.4.3.3一般供應(yīng)商
經(jīng)市場調(diào)查,固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí),臨時(shí)尋找的供應(yīng)商,采購品單價(jià)在300元(含)以上,或總價(jià)值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進(jìn)行比較、核價(jià)。
9.4.4采購審批權(quán)限按《廣州zz物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。
9.5其他采購要求:
9.5.1盡量要求按時(shí)送貨,如需外出采購,行政助理應(yīng)安排集中物品采購。
9.5.2采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。
9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應(yīng)商送貨上門。
9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價(jià)、呈核訂購、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。
9.6.1請購
9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報(bào)表,以便審核各部門提交的請購計(jì)劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計(jì)劃(附請購清單),依權(quán)限逐級報(bào)批。
9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計(jì)劃,并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9.6.1.3急需及臨時(shí)需采購的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購,價(jià)值在人民幣五百元以上,一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報(bào)批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細(xì)申請報(bào)告報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
9.6.1.5固定資產(chǎn)(1000元以上)采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。
9.6.2詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)
9.6.2.1行政助理按月資金使用計(jì)劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進(jìn)行詢價(jià)作業(yè),若因特殊情況(獨(dú)家制造或代理等原因)應(yīng)于《請購單》上注明并填報(bào)《獨(dú)家特約委托方/供應(yīng)商審批表》外,原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià),或經(jīng)分析后議價(jià)。
9.6.2.2行政助理應(yīng)獲取正式書面的報(bào)價(jià)資料,內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí),除包括產(chǎn)品的必要信息外(如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等),還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料,必要時(shí)要有蓋章確認(rèn),并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。
9.6.3呈核、訂購
9.6.3.1行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總,歸納整理報(bào)價(jià)分析,并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請購單》上,依權(quán)限逐級報(bào)批。
9.6.3.2于議價(jià)后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?行政助理應(yīng)在《請購單》上注明并附上詳細(xì)資料,一同呈報(bào)使用部門核準(zhǔn)后,再依權(quán)限逐級報(bào)批。
9.6.3.3采購材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí),行政助理需密切聯(lián)系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認(rèn)無誤后,才依權(quán)限逐級報(bào)批。
9.6.3.4《請購單》經(jīng)核準(zhǔn)后,如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí),行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。
9.6.3.5行政助理接到核準(zhǔn)后的《請購單》后,應(yīng)密切跟進(jìn)交貨事宜,并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。
9.6.4驗(yàn)收
9.6.4.1驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗(yàn),專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨,如不合格,由驗(yàn)貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結(jié),如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過一定數(shù)量,取消供貨資格,另換其它供貨商。
9.6.4.2倉管員須及時(shí)做好貨品的入倉進(jìn)帳紀(jì)錄,對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時(shí)反饋使用部門,并作出跟進(jìn)。
9.6.4.3行政助理持手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
9.6.5存檔跟蹤管理
9.6.5.1購項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。
9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關(guān)資料,須由行政助理統(tǒng)一管理。
9.6.5.3行政助理應(yīng)定期整理資料,做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作,隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息
。
9.6.5.4采購記錄及規(guī)程須接受各部門、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。
9.7倉庫管理
9.7.1.物品出倉
9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。
9.7.1.2各部門根據(jù)出倉物品范圍憑《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。
9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數(shù)量登記在《庫存物品盤點(diǎn)表》上。
9.7.2物品盤點(diǎn)
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。
9.7.2.2根據(jù)清點(diǎn)結(jié)果,填寫《庫存物品盤點(diǎn)表》。
9.7.2.3將庫存物品明細(xì)賬的庫存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對。
9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點(diǎn)表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。
9.7.3倉庫管理
9.7.3.1倉庫物品應(yīng)擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;
9.7.3.2物品應(yīng)分名別類,在物品前掛上物品標(biāo)簽卡;
9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi);
9.7.3.4倉庫應(yīng)通風(fēng)良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬;
9.7.3.5倉庫內(nèi)的機(jī)械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油;
9.7.3.6倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器;
9.7.3.7倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理,不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進(jìn)行加工、烹調(diào)等作業(yè),必須做到人走燈關(guān);
9.7.3.8倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;
9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時(shí),應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管,在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。
9.8物品供應(yīng)商評審管理
9.8.1評審范圍
9.8.1.1長期供貨合作的供應(yīng)商/委托方;
9.8.1.2成交標(biāo)的大額的供應(yīng)商/委托方
9.9行政助理應(yīng)當(dāng)對合格供應(yīng)商及時(shí)建檔,包括以下內(nèi)容:
9.9.1供應(yīng)商/委托方的名稱、注冊地址
9.9.2營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件
9.9.3資質(zhì)等級證書
9.9.4評審結(jié)果和記錄
9.9.5其他證明材料
9.10物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。具體要求:
9.10.1掌握委托方/供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況
9.10.2委托方/供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格的變化
9.10.3社會信譽(yù)的變化
9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤
9.10.5其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素
9.11跟蹤評審結(jié)果的處置
9.11.1資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟蹤評審結(jié)果將委托方/供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供應(yīng)商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象,可在合作時(shí)享受付款方式、評審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。
9.12物品采購流程
采購流程
預(yù)算內(nèi)預(yù)算外
第10篇 物業(yè)行政圖書借閱管理規(guī)定工作制度
物業(yè)行政工作制度:圖書借閱管理規(guī)定
14圖書借閱管理規(guī)定
14.1圖書的收集和管理
14.1.1圖書館藏書來源:
購買、定期收集、公司/管理處/部門/員工提供。
14.1.2申購、入倉、登記、借出
14.1.2.1申請購書者,先向行政助理查詢管理處書籍明細(xì),搜索所需購買的書籍或類似的書籍是否已備有。若無,再提表申購,由管理處行政人員復(fù)核后交管理處主任審批。
14.1.2.2管理處行政人員負(fù)責(zé)購買,購買圖書所發(fā)生的費(fèi)用由申請管理處負(fù)擔(dān)。
14.1.2.3管理處行政人員辦理圖書登記手續(xù),并及時(shí)更新書籍明細(xì)。
14.2圖書借閱
14.2.1管理處每一位員工都可以借閱管理處圖書,先向行政助理查詢書籍明細(xì),查出所需圖書的編號,再填寫借閱登記;
14.2.2為了提高圖書的利用效率和資源共享的目的,原則上圖書借閱一般不得超過三個(gè)月;因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理,并由行政助理作出追蹤、登記工作;
14.2.3圖書借閱人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持圖書的整潔的完整,不得涂污及損壞;如有損壞或遺失,公司將酌情要求賠償。
14.3圖書歸還
借閱人歸還圖書時(shí),須經(jīng)圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認(rèn)。
14.4圖書處理
14.4.1指對原借閱人自己或因轉(zhuǎn)借他人而造成圖書的人為損壞、或遺失的情況而作出處理;
14.4.2借閱人書面說明損壞/遺失圖書的原因,管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見。
第11篇 某物業(yè)公司行政和人事管理制度1
e物業(yè)公司行政和人事管理制度(1)
1.員工考勤管理規(guī)定
1.1.工時(shí)制度
1).下列崗位員工實(shí)行綜合計(jì)算工時(shí)制:
內(nèi)保人員、工程技術(shù)人員及值班人員等因工作性質(zhì)需連續(xù)作業(yè)的崗位,以月為計(jì)算單位,平均工作時(shí)間每周不少于40小時(shí)。
1.2.定時(shí)工作制
1).除上述規(guī)定的人員,其余崗位員工均實(shí)行定時(shí)工作制,每周工作五天,每天工作8小時(shí),每周工作不少于40小時(shí)。
2).定時(shí)工作時(shí)間(星期一至星期五作息時(shí)間):
上午工作時(shí)間:08:30-12:00
下午工作時(shí)間:13:00-17:30
午餐時(shí)間:12:00-13:00
1.3.各種假期的規(guī)定
依照公司發(fā)布的《員工手冊》相應(yīng)條款執(zhí)行。
2.員工打卡管理暫行規(guī)定
2.1.員工出勤,執(zhí)行上、下班打卡規(guī)定。
2.2.員工因公外出延誤打卡,須及時(shí)填寫'補(bǔ)卡單',月末按出勤統(tǒng)計(jì)。
2.3.員工患病、非因工負(fù)傷(急診除外)或有事不能上崗工作須提前填寫《請(休)假申請單》,經(jīng)批準(zhǔn)后,免打卡。
2.4.月末出勤統(tǒng)計(jì),以員工考勤卡及補(bǔ)卡單、請假單為依據(jù)進(jìn)行考勤匯總。
2.5.凡出勤日未打卡者,同時(shí)也無請假單、補(bǔ)卡單,按曠工處理。
2.6.代他人打卡或委托他人打卡,及打卡中弄虛作假者,按《員工手冊》規(guī)定處理。
2.7.記錄及表格
yz-zg/b*r-f08-01《請(休)假申請單》
3.計(jì)算機(jī)使用管理規(guī)定
3.1.所有員工在使用計(jì)算機(jī)時(shí)需遵守本規(guī)定。
3.2.各部門的計(jì)算機(jī)原則上只供本部門員工使用,如有特殊情況需使用其它部門的計(jì)算機(jī)時(shí)應(yīng)事先取得該部門經(jīng)理的許可。
3.3.初學(xué)計(jì)算機(jī)的使用者在操作中遇到難題,不得擅自處理,應(yīng)向技術(shù)人員求助。
3.4.在使用過程中,因事暫時(shí)停止使用時(shí),應(yīng)保存文件,并退出應(yīng)用程序。
3.5.使用完畢計(jì)算機(jī)后,必須退出應(yīng)用程序,以防止意外造成對機(jī)器的損害。
3.6.各部門使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件編輯處理時(shí)應(yīng)建立部門子目錄,避免在根目錄下直接處理管理文件。
3.7.子目錄的命名用各部門名稱,如屬個(gè)人專用文件應(yīng)另設(shè)子目錄進(jìn)行處理。
3.8.文件名稱使用漢字,要基本反映文件內(nèi)容。
3.9.文件處理應(yīng)在硬盤上操作,并注意保存,文件處理完畢后存儲文件的同時(shí)應(yīng)用軟盤備份,保證軟硬盤都有文件。
3.10.對硬盤上長時(shí)間不再使用的文件定期刪除,只保存軟盤備份。
3.11.使用軟盤時(shí)應(yīng)確保軟盤沒有病毒,否則在使用前應(yīng)進(jìn)行病毒檢查。
3.12.軟盤中存儲文件時(shí)應(yīng)在軟盤上做出標(biāo)記,便于使用查閱。
3.13.遵守軟盤的使用保護(hù)規(guī)定,防止軟盤損壞時(shí)文件丟失。
3.14.各部門的計(jì)算機(jī)維護(hù)由公司設(shè)專人統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
3.15.維護(hù)人員定期對計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù),包括檢查、處理病毒和硬盤整理等。
3.16.工作時(shí)間禁止在計(jì)算機(jī)上玩游戲或與進(jìn)行工作無關(guān)的作業(yè)。
3.17.計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障時(shí),應(yīng)及時(shí)請維護(hù)人員處理,嚴(yán)禁未明故障原因擅自處理。
3.18.凡因使用不當(dāng)造成機(jī)器損壞的,據(jù)情節(jié)輕重給予責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
4.關(guān)于印章使用管理的暫行規(guī)定
4.1.印章種類
公司印章、公司業(yè)務(wù)專用章、部門印章、簽字印章和其他內(nèi)部印章等。
4.2.印章使用
1).公司印章的使用
i.凡以公司名義發(fā)送的公文,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
ii.重要的公文,如財(cái)務(wù)、人事和業(yè)務(wù)等方面或涉及面廣的公文,必須由公司總經(jīng)理或主持工作的副總經(jīng)理核簽后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
iii.公司各部門對外定期報(bào)送各類業(yè)務(wù)報(bào)表需加蓋公司印章的,由使用部門填寫《印章使用審批表》,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
iv.對外發(fā)出的便函、證明及對外聯(lián)系工作的介紹信需加蓋公司印章的,由使用部門填寫《印章使用審批表》,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
v.公司對外簽訂的合同、協(xié)議,按合同評審程序使用公司印章。
vi.各物管中心在所轄業(yè)務(wù)范圍內(nèi)對外簽訂的經(jīng)濟(jì)類合同、協(xié)議須加蓋公司印章的,按合同評審程序,以公司確定的合同金額標(biāo)準(zhǔn)為限,合同金額在標(biāo)準(zhǔn)以上的,須經(jīng)中心內(nèi)部審核,公司審批、總經(jīng)理簽字后,方能送交公司行政與人力資源部加蓋公司合同專用章;合同金額在標(biāo)準(zhǔn)以下的,經(jīng)中心內(nèi)部審批、中心總經(jīng)理簽字后,可送交公司行政與人力資源部加蓋公司合同專用章。(合同原件要在公司備案)
vii.物管中心以公司名義對外發(fā)文、報(bào)送報(bào)表、辦理相關(guān)業(yè)務(wù)等需加蓋公司印章的,由中心填寫《印章使用審批表》,中心總經(jīng)理審批,公司相關(guān)職能部門經(jīng)理、公司總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后,方能送交公司行政與人力資源部加蓋公司印章。
2).各部門印章的使用:
i.凡以部門名義發(fā)出的公文或便函,須經(jīng)部門經(jīng)理核簽后加蓋部門印章。
ii.公司部門不能以公司的名義加蓋部門印章對外發(fā)送公文。部門僅能向外發(fā)送本部門業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的公文。物管公司頒發(fā)的證書、獎(jiǎng)狀等,經(jīng)物管公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,加蓋北京物業(yè)管理公司印章。
4.3.印章的保管
1).公司的印章,原則上由公司行政與人力資源部經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)保管。遇特殊情況,由其他部門專人負(fù)責(zé)保管時(shí),需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2).部門的印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。
3).使用印章須有登記存底,隨用隨取,用畢即存,嚴(yán)防私用、盜用公章,以免造成損失。
4).未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),任何人不得攜帶公司印章外出。
5).印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定,履行加蓋印章的手續(xù)。對不符合程序或超出授權(quán)范圍的,印章保管人有權(quán)拒絕用印。
6).印章保管人員因工作疏忽而造成印章丟失或誤用、錯(cuò)用,須承擔(dān)關(guān)聯(lián)責(zé)任。不能為空白信箋蓋印。
4.4.記錄及表格
yz-zg/b*r-f09-02《印章使用審批表》
5.女職工勞動(dòng)保護(hù)管理辦法
5.1.女職工的特殊保護(hù),是指根據(jù)其身體、生理特點(diǎn)以及哺育教育子女的需要,而采取的對女職工在生產(chǎn)勞動(dòng)中的安全與健康實(shí)行的管理辦法。
5.2.本辦法所涉及的女職工系指公司依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,通過正常聘用程序正式聘用的女性員工,包括臨時(shí)聘用人員和環(huán)境保潔人員。
5.3.女職工月經(jīng)期的保護(hù)措施參照國家有關(guān)規(guī)定從事適當(dāng)勞動(dòng)強(qiáng)度的工作。
5.4.女職工孕期的保護(hù)措施:
1).女職工自確定妊娠之日起持醫(yī)院證明向人事部門及時(shí)報(bào)告?zhèn)浒浮?/p>
2).女職工懷孕期間不得接觸超過衛(wèi)生防護(hù)要求劑量當(dāng)量限值的*射線、y射線和其他工業(yè)毒物和有急性中毒危險(xiǎn)的作業(yè)及國家規(guī)定的三級強(qiáng)度的勞動(dòng)內(nèi)容。
3).妊娠女職工不應(yīng)加班加點(diǎn),妊娠滿7個(gè)月不得上夜班,并可根據(jù)個(gè)人身體狀況申請休假。
4).對不能適宜原工作的妊娠女職工,應(yīng)根據(jù)醫(yī)務(wù)部門證明,予以減輕勞動(dòng)量或安排其它崗位工作。
5).從事立位作業(yè)的女職工,懷孕7個(gè)月以后,其工作場所應(yīng)設(shè)立工間休息座位,在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)安排一定的休息時(shí)間并允許孕婦在預(yù)產(chǎn)期前休息兩周。
6).懷孕女職工在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行產(chǎn)前檢查,應(yīng)按勞動(dòng)時(shí)間計(jì)算。
5.5.女職工生育期保護(hù)措施:
1).女職工生育期間享受國家規(guī)定的產(chǎn)假待遇。
2).女職工產(chǎn)假為90天,其中產(chǎn)前休假15天;晚育者(24周歲及以上初育)增加15天產(chǎn)假;遇難產(chǎn)情況延長產(chǎn)假30天;生育多胞胎的,每多生育一個(gè)嬰兒,延長產(chǎn)假15天。
3).女職工懷孕期間流產(chǎn)的,根據(jù)醫(yī)療部門證明,給予北京市有關(guān)規(guī)定產(chǎn)假。
5.6.女職工哺乳期保護(hù)措施:
1).對有不滿一周歲嬰兒的女職工,每班工作給予兩次授乳時(shí)間,每次半小時(shí),可合并使用,并不得安排夜班及加班加點(diǎn)。
2).女職工哺乳期間不得安排從事接觸有毒物質(zhì)的作業(yè)。
第12篇 物業(yè)公司行政管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司行政管理制度范本辦公室是直接對管理中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)中心行政事務(wù)管理的部門,亦可稱為總經(jīng)理辦公室,行政事務(wù)包括中心辦事處內(nèi)部行政管理、部門協(xié)調(diào)、及協(xié)助總經(jīng)理處理文書、租戶溝通和外界聯(lián)絡(luò)工作。
1 內(nèi)部政策管理
1.1 有關(guān)申領(lǐng)采購的規(guī)定1.部門員工根據(jù)工作需要申請領(lǐng)用文具時(shí),須填寫文具申請表。
2. 文具申請表由部門經(jīng)理審核簽批后,該表格于每月20日前送達(dá)辦公室。
3. 辦公室接收申請表后,由辦公室經(jīng)理審核并由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算。
4. 辦公室采用'先進(jìn)先出'方法,發(fā)放文具用品,于次月7日、14日前,將文具送達(dá)使用者。
5.申領(lǐng)原則:要力盡節(jié)約,避免浪費(fèi)。
1.2 有關(guān)印刷品及印刷名片的規(guī)定1.由申請人填寫'印刷品申請表'及'印刷品申請表(名片)'(市場推廣所用印刷品除外)2.填寫申請表應(yīng)列明所需印刷品的名稱、數(shù)量、規(guī)格。
3. 申請表由部門經(jīng)理審核簽批后,于每月20日前送達(dá)辦公室。
4. 由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算,報(bào)總經(jīng)理審批。
5.預(yù)算經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由辦公室按財(cái)務(wù)規(guī)章支出申請ref表程序統(tǒng)一進(jìn)行印刷。
如未批準(zhǔn),辦公室將申請表,退還申請部門。
1.3 有關(guān)雜費(fèi)報(bào)銷的規(guī)則1.所有雜費(fèi)須在'雜費(fèi)批據(jù)'上記錄,每宗以rmb300元為限。
2. '雜費(fèi)批據(jù)'由申請人填寫,部門經(jīng)理核準(zhǔn),并附上這些雜費(fèi)的文件資料如供應(yīng)商的發(fā)票等。
3. 批準(zhǔn)后,辦公室通知申請人,收款簽字后安排付款。
1.4有關(guān)電腦操作的規(guī)定1.電腦操作人員必須嚴(yán)格遵守電腦操作規(guī)程,做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全維護(hù)工作,愛護(hù)機(jī)器設(shè)備,保持機(jī)器設(shè)備的清潔。
2. 對管理處的各種軟件,嚴(yán)禁私自外傳。
嚴(yán)禁使用外來磁盤,以免感染病毒。
1.5申請購買固定資產(chǎn)、辦公室設(shè)備及用品的規(guī)定1.各部門在申請購買固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備及用品時(shí),需填寫'物品購買申請表'。
2. 在填寫時(shí),應(yīng)列明所購物品的名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、理由。
3. '物品購買申請表'由申請部門經(jīng)理核準(zhǔn)后,由行政部簽署意見。
如可以在部門間調(diào)撥,則優(yōu)先調(diào)撥 2 物業(yè)管理處財(cái)務(wù)的管理有關(guān)預(yù)算申請、審批、執(zhí)行的規(guī)定概由行政部統(tǒng)籌。
一貫積極提倡節(jié)約,反對浪費(fèi),將費(fèi)用開支嚴(yán)格控制在預(yù)算之內(nèi)及低于預(yù)算。
1. 嚴(yán)格的采購,發(fā)包制度(將專項(xiàng)工程包給專業(yè)公司完成),要貨比三家,跟蹤商品質(zhì)量及維修質(zhì)量。
2. 健全的材料物質(zhì)收發(fā)存制度。
3. 嚴(yán)格借支、報(bào)銷制度和審批權(quán)限。
預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目及預(yù)算內(nèi)金額開支有嚴(yán)格的申請、審批、借支、報(bào)銷制度,預(yù)算外開支必須向業(yè)主申請批準(zhǔn)。
5.預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目及預(yù)算內(nèi)金額大的合同,于洽談后須經(jīng)業(yè)主審批。
第13篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無誤后,予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。
4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。
第14篇 物業(yè)公司行政管理保密制度
物業(yè)公司行政管理之保密制度
保密工作必須貫穿公司的各個(gè)環(huán)節(jié),適用于各部門及全體組織成員,既針對各個(gè)部門負(fù)責(zé)人,又針對每一個(gè)員工。
1、公司各類資料要嚴(yán)格確定密級和保密期限、保密范圍,并在規(guī)定的載體上予以注明。公司的所有資料(含文件、協(xié)議、證件、合同、報(bào)表、信息等)分機(jī)密、密級、非密級三級。機(jī)密級嚴(yán)禁張貼;密級原則不準(zhǔn)張貼、傳閱;非密級可張貼、傳閱。
2、密級標(biāo)準(zhǔn)由資料的建立部門確定,經(jīng)理核定。機(jī)密級必須明確閱讀者姓名;密級明確閱讀級別;非密級資料明確傳遞、張貼方式。
3、機(jī)密資料由經(jīng)理統(tǒng)一保管或指定專人人保管;密級資料由人事行政部備案,使用部門保管;非密級資料由建立部門保管。機(jī)密資料和密級資料借閱、傳閱需辦理登記手續(xù)。
4、凡涉及公司機(jī)密的記錄本、筆記本、電腦、圖片等載體要由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人員不得動(dòng)用或隨意查閱。公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及企業(yè)機(jī)密的文件、實(shí)物。
5、公司各級領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)要保管人員調(diào)離公司時(shí),必須按規(guī)定將其使用或保管的機(jī)要資料、筆記本等移交給公司。否則,有關(guān)部門可拒絕為其辦理調(diào)動(dòng)或離職手續(xù)。
6、各部門建立資料而不確定密級標(biāo)準(zhǔn)、保密期限、范圍,也不交經(jīng)理核定,責(zé)任由建立部門負(fù)責(zé)。凡因泄密造成嚴(yán)重后果,將給予當(dāng)事人行政處分,或追究其法律責(zé)任。
7、與保密制度同時(shí)執(zhí)行的附件有《資料密級劃分標(biāo)準(zhǔn)》、《資料密級登記表》、《資料借閱登記表》。
第15篇 成都萬達(dá)物業(yè)公司基本行政管理制度
重要說明:該資源由于版權(quán)原因,已取消全文瀏覽。
成都物業(yè)公司基本行政管理制度
§考勤
一、工作時(shí)間
全年除法定節(jié)假日和公休日外均為工作日。公司夏季工作時(shí)間:
上午9:00-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-18:00
冬季工作時(shí)間:
上午8:30-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-17:30
公司實(shí)行上下班打卡制度,每月收、放卡時(shí)間為31日晚21時(shí),按出勤卡統(tǒng)計(jì)出勤情況計(jì)發(fā)工資。
遲到(早退)一次扣款10元,一月遲到(早退)三次(含三次)以上,每次扣款50元,每次遲到(早退)30分鐘以上視為半天事假,超過一個(gè)小時(shí)則視為曠工半天。一個(gè)月連續(xù)曠工三日以內(nèi)給予扣槳金、處分處理,連續(xù)曠工三日即作辭職處理。上班時(shí)間外出辦私事者按曠工論處。
二、假期
-法定假日:國家法定節(jié)日,公司按國家規(guī)定休假,如法定假日值班,則按國家規(guī)定給予換休或補(bǔ)發(fā)加班工資。
-婚假:員工憑結(jié)婚證可享受婚假三天。
-喪假:員工直系親屬死亡(父母、配偶、子女)給喪假三天;旁系親屬死亡(祖父母、兄弟姐妹)給喪假一天。
婚假、喪假為帶薪假。員工休婚假、喪假必須提前向管理處或總經(jīng)理提出申請,征得同意后報(bào)行政人事部備案。婚、喪假等與休息日和節(jié)假日重合時(shí),其休息天數(shù)不順延。
-病假:普通員工因病請假應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人提出申請(急診須提供加蓋醫(yī)院急診章的證明材料),同時(shí)須出具市級以上醫(yī)院證明,急診可于復(fù)職后第一天補(bǔ)辦手續(xù)。病假三天以上(含三天),必須報(bào)管理處主任、公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批;五天以上(含五天)由管理處或公司相關(guān)部門審核,報(bào)行政人事部核準(zhǔn),總經(jīng)理審批。員工去醫(yī)院看病時(shí)間不超過四小時(shí)且當(dāng)日不病休的,仍按工作時(shí)間計(jì)算。
-事假:普通員工因事請假,二天以內(nèi)(含二天),由部門經(jīng)理審批;三天以上(含三天)由部門經(jīng)理提出意見,管理處主任審批;五天以上(含五天),須經(jīng)總經(jīng)理審批。
事假及病假請假日無工資,員工一年內(nèi)累計(jì)病假超過十五天,事假超過七天,當(dāng)年度無年終獎(jiǎng)金。
員工請假程序:當(dāng)事人填寫申請單-部門經(jīng)理審批-管理處主任或公司領(lǐng)導(dǎo)審批-行政人事備案。
公司部門經(jīng)理、副主管理處主管、經(jīng)理以上員工請假,均須總經(jīng)理批準(zhǔn)。
所以假期如超過規(guī)定的期限,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
第16篇 物業(yè)行政電話管理制度工作制度
物業(yè)行政工作制度:電話管理制度
19電話管理制度
19.1為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理,特制定本制度。
19.2公司及各管理處的電話,主要是作為公司員工進(jìn)行內(nèi)外公務(wù)溝通、以及開展辦公業(yè)務(wù)之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話作私人用途。
19.3任何情況下,嚴(yán)禁使用撥號上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發(fā)現(xiàn),將給予書面警告處分。
19.4任何情況下,嚴(yán)禁接駁信息臺,一旦出現(xiàn)信息費(fèi),將由使用人自行負(fù)擔(dān)此項(xiàng)費(fèi)用。
19.5員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,以節(jié)約話費(fèi)成本。
19.6各管理處的分機(jī)號碼統(tǒng)一使用'8'開頭的三位數(shù),各部門分機(jī)號碼按如下規(guī)定執(zhí)行。管理處主任:801;客戶服務(wù)部:802-805,客戶服務(wù)部前臺800;人事行政部:806;財(cái)務(wù)部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設(shè)分機(jī)或分機(jī)號碼不能使用三位數(shù)的管理處,由公司根據(jù)實(shí)際情況另行審核批示。
19.7總機(jī)人工錄音服務(wù)內(nèi)容統(tǒng)一為'您好,**客戶服務(wù)中心,請撥分機(jī)號碼,查號請撥0。'、'您撥的分機(jī)正忙,請改撥其他分機(jī)號碼。,或撥0由總機(jī)為您服務(wù)。'、'您撥的分機(jī)無人接聽,請改撥其他分機(jī)號碼。'總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。
19.8總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí),一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。
19.9前臺文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為'您好,**zz管理處',當(dāng)對方告知分機(jī)電話時(shí),說'請稍候!'如分機(jī)占線,說'電話占線,請稍后再撥。謝謝!'接聽內(nèi)線電話的用語為'您好,前臺!'其他內(nèi)容視情況回答,要求規(guī)范、簡潔、禮貌。
19.10由各管理處主任根據(jù)實(shí)際情況編制每年度辦公電話費(fèi)用預(yù)算報(bào)公司審核,并負(fù)責(zé)對辦公電話的費(fèi)用支出做出有效控制和監(jiān)督。
19.11行政人員要做好電話費(fèi)用的核準(zhǔn)報(bào)銷工作,并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話的正常合理使用。對電話費(fèi)用有疑問的,應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門查明原因,為費(fèi)用結(jié)算提供合理的數(shù)據(jù)資料。對電話費(fèi)用定額管理的執(zhí)行情況做好跟蹤協(xié)調(diào),適時(shí)向物管公司提出檢討方案。
19.12各管理處的每月電話費(fèi)用應(yīng)不超過費(fèi)用預(yù)算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書面報(bào)告予物管公司審核,否則超出費(fèi)用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。
19.13管理處的電話小總機(jī)應(yīng)有可打印分機(jī)電話清單及計(jì)費(fèi)的功能,若目前使用的未有該項(xiàng)功能,應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況提出整改意見,并向公司報(bào)批加裝。
19.14消防監(jiān)控、工程報(bào)障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設(shè),業(yè)務(wù)撥打電話應(yīng)盡可能采用總機(jī)線路。
19.15管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據(jù)話費(fèi)預(yù)算,統(tǒng)一購買ip電話卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長途的,必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因,由部門主管或管理處主任簽字確認(rèn),行政助理才予以協(xié)助撥打,并記錄每次時(shí)長及消費(fèi)額。若負(fù)責(zé)人不在,又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的,必須通過電話請示批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行撥打,并在三日以內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù),逾期不補(bǔ)辦者視為私人電話,電話費(fèi)由其本人全額支付。
19.16行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行,手續(xù)不全即幫他人撥打長途電話者,除當(dāng)次電話費(fèi)由其全額支付外,每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。
19.17員工未經(jīng)同意私自撥打國內(nèi)長途電話,或以公事為由掛國內(nèi)長途電話者,經(jīng)查明屬實(shí)后,除全額支付當(dāng)次電話費(fèi)用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門電話者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節(jié)給予處分,直至辭退處理。
第17篇 物業(yè)行政管理工作交流制度
物業(yè)行政管理之工作交流制度
為全面了解各部門各項(xiàng)工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決工作中存在問題,建立上下一致思想共識,提高工作效率質(zhì)量,以達(dá)到有效溝通與交流,特作如下規(guī)定:
1.會議制度
1.1 常規(guī)例會安排:
時(shí) 間會議名稱主持參加人員
逢周六上午10:00周例會經(jīng)理一般為部門主管級以上管理人員
每月1日進(jìn)行月例會經(jīng)理一般為部門主管級以上管理人員
每半個(gè)月一次經(jīng)營班子例會經(jīng)理主管以上管理人員、財(cái)務(wù)會計(jì)人員
3月、6月、9月、
12月的每月30日季度總結(jié)會經(jīng)理全體員工
7月1日年中總結(jié)大會經(jīng)理全體員工
次年1月10日年終總結(jié)大會經(jīng)理全體員工
備注以上會議時(shí)間若遇休息日,可適當(dāng)提前或順延,以通知為準(zhǔn)。
1.2 以上未定具體時(shí)間的會議,由人事行政部提前一天通知。
1.3 以上會議記錄由人事行政部負(fù)責(zé),會后48小時(shí)以內(nèi)上報(bào)會議紀(jì)要。
1.4 各部門每周必須進(jìn)行一次部門內(nèi)部溝通會議,自行安排并記錄,會后24小時(shí)以內(nèi)上報(bào)會議紀(jì)要。
1.5 會議紀(jì)律
1)與會人員應(yīng)按時(shí)到會,不得遲到或早退。特殊情況者,須提前向主持人請示,經(jīng)批準(zhǔn)后方可缺席。
2)與會人員應(yīng)自覺簽到,關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到震動(dòng),保持肅靜。
3)會議上應(yīng)保持端莊坐姿,認(rèn)真聆聽,維護(hù)會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
4)與會人員應(yīng)等到宣布散會時(shí)方可離場。
5)退場時(shí),應(yīng)禮讓公司各階層領(lǐng)導(dǎo)先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時(shí)亦不得大聲喧嘩。
2.周/月/季/年工作報(bào)告
2.1為更好的配合工作會議順利進(jìn)行,各部門必須在會議前準(zhǔn)備好相關(guān)工作報(bào)告,報(bào)告的工作內(nèi)容包括:(按統(tǒng)一格式)
1)大事記(主要成績);
2)經(jīng)營目標(biāo)、業(yè)績指標(biāo)完成情況;
3)部門工作進(jìn)度,以及業(yè)務(wù)情況匯報(bào);
4)下一步工作安排,及費(fèi)用預(yù)算;
5)存在問題及對策,需有關(guān)部門配合或解決事宜。
2.2具體如下:
工作報(bào)告內(nèi)容完成時(shí)間報(bào)告遞交流程
周工作計(jì)劃/總結(jié)逢周五16:30前部門負(fù)責(zé)人→人事行政部→經(jīng)理
月工作計(jì)劃/總結(jié)每月最后一天
季度工作報(bào)告3月、6月、9月、12月的每月28日前
年中述職報(bào)告6月28日前
年終述職報(bào)告次年1月5日前
3.外出參觀/學(xué)習(xí)/研究性質(zhì)的活動(dòng)
外出參觀、活動(dòng)(如:踩盤),回公司須上交工作報(bào)告,闡述學(xué)習(xí)的心得與收獲,達(dá)到共同交流與分享的目的。
4.工作交流要求
4.1 各種工作報(bào)告必須按照統(tǒng)一格式制作上報(bào)。
4.2 各部門必須高度重視,責(zé)任人須準(zhǔn)時(shí)出席會議并完成相關(guān)工作報(bào)告,周/ 月/季/年的工作報(bào)告,應(yīng)于會后結(jié)合最新會議精神,重新整理并24小時(shí)以內(nèi)上交人事行政部。
4.3 外出活動(dòng)報(bào)告填寫使用《外出工作考察報(bào)告》,活動(dòng)完畢兩天內(nèi)完成上報(bào)人事行政部。
第18篇 z物業(yè)項(xiàng)目管理處行政制度
物業(yè)項(xiàng)目管理處行政制度
1.物業(yè)管理處辦公室守則
(1)辦公室人員須嚴(yán)守公司的機(jī)密,各部門的各種內(nèi)部規(guī)定及不公開的決策;
(2)按照公司檔案規(guī)定處理及保存檔案,未經(jīng)允許,不得私自將檔案外借;
(3)須流轉(zhuǎn)的文件和分發(fā)的通告,務(wù)必直接交到有關(guān)人士的手中;
(4)辦公室員工須保持儀容整潔穿公司規(guī)定的制服,男性員工留意頭發(fā)長度、指甲;女性員工須注意化妝適度及避免過量飾物;
(5)辦公室作為整個(gè)公司的窗口,須注意言談舉止,為公司樹立一個(gè)良好的形象;
(6)辦公室員工應(yīng)自覺提高自身的業(yè)務(wù)水平,緊密配合,提高工作效率;
(7)辦公室員工如因需外出,需在接待秘書處將其外出原因、外出時(shí)間、去向及預(yù)計(jì)歸來時(shí)間填寫清楚;
(8)辦公室員工在執(zhí)行公務(wù)時(shí),應(yīng)以維護(hù)公司利益為前提,不接受任何形式的賄賂或向他人行賄;
(9)辦公室員工盡量減少私人電話,若因要事的情況下,也需要在三分鐘內(nèi)結(jié)束;
(10)辦公室中所有來電,必須在電話鈴聲響起三次的時(shí)間內(nèi)接聽,接聽時(shí)需報(bào):'_同馨管理處,您好!'在接聽客戶電話時(shí),請多用:'請、謝謝及麻煩你'等禮貌用語。
2.往來文書控制及保密制度
(1)文書往來需嚴(yán)格,其中包括:
a.外發(fā)文書:必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出。
b.內(nèi)部文書:必需由部門主管發(fā)出或部門蓋公章才算有效公文。
c.保密文件:必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。
(2)保密制度
a.本制度是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。
b.本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。
c.本規(guī)定中所稱機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng),凡符合下列條款之一者均屬于此。
關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃;
關(guān)于人事問題;
關(guān)于重要會議的討論事項(xiàng);
關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料;
契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng);
規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。
d.機(jī)要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:
公司內(nèi)部秘密,不能向公司以外公開。
絕密,不能向部門經(jīng)理及主管,以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開。
e.機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定,原則上由所管部門的經(jīng)理負(fù)責(zé),但公司總經(jīng)理可以命其變更。
f.機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。
g.機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管,另一份由辦公室專人保管。機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記,其處理和保管由收件人自行處理。
h.機(jī)要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿,文件發(fā)送至有關(guān)部門時(shí),必須請收件人簽字蓋章。
i.公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。
j.機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí)制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄,并在上述(2.2.8)款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。
k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng),由制發(fā)部門的經(jīng)理負(fù)責(zé),請專人進(jìn)行分發(fā)和傳送,但必須履行上述規(guī)定的手續(xù)。
l.機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其它無用物品的銷毀,應(yīng)確定一定的時(shí)間,由所管經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀。
m.凡違反本規(guī)定者,由總經(jīng)理辦公室討論處理。
n.文件大致可分為:
法律效力文件:包括公約、手冊、指南等;
報(bào)告/表格;
作業(yè)指導(dǎo)書/工作手冊;
程序文件
3.檔案系統(tǒng)
管理檔案系統(tǒng)是管理工作中一重大系統(tǒng),所有員工都必須積極關(guān)心,需采用簡單及容易明白設(shè)計(jì),各員工應(yīng)按照下列規(guī)定處理文件:
(1)分管經(jīng)理工作職責(zé)
a.必須把檔案管理工作列入經(jīng)理任期目標(biāo)責(zé)任制,并分解下達(dá)管理目標(biāo)。
b.要重視檔案管理工作,積極解決檔案管理工作經(jīng)費(fèi)及其它問題,每年至少要召開兩次檔案工作會議。辦公室根據(jù)'檔案法'和經(jīng)理的年度方針、工作目標(biāo)制定每年工作計(jì)劃。
(2)檔案資料員工作職責(zé)
a.負(fù)責(zé)做好收件登記、編號、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
b.按規(guī)定程序及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
c.按時(shí)收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔。分類要準(zhǔn)確,裝訂要工整,要符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
d.及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好工作總結(jié),每月或每季提供給各級領(lǐng)導(dǎo)正確、可靠的統(tǒng)計(jì)表。
e.嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
f.妥善保管好各類檔案資料。
4.會議系統(tǒng)
為有效率地執(zhí)行管理及不斷完善管理運(yùn)作,將采取下列安排:
(1)會議召開之前應(yīng)作好準(zhǔn)備工作,確定議題內(nèi)容,準(zhǔn)備好有關(guān)的會議資料、文件。
(2)各種會議一般應(yīng)與辦公室聯(lián)系,對出席對象提前一天以上發(fā)出通知,以備會議出席者安排好工作。
(3)會議出席者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會,如果無法參加,應(yīng)事先向會議組織者請假,未請假或未經(jīng)允許請假而缺席、遲到者按有關(guān)出勤考核辦法承擔(dān)責(zé)任。缺席者應(yīng)事后及時(shí)主動(dòng)補(bǔ)閱會議記錄,了解會議精神。
(4)會議應(yīng)堅(jiān)持講效率、開短會原則,發(fā)言者做到言簡意賅,不作題外話但又要暢所欲言,要使各種會議都能起到應(yīng)有的效果。
(5)固定性會議為:總經(jīng)理辦公室會議,部門經(jīng)理例會、部門例會、段組例會。
(6)會議如需增加、延期、合并或擴(kuò)大出席對象時(shí),由會議主持者商定后及時(shí)發(fā)出變更及擴(kuò)大范圍的通知。
(7)出席會議人員于會議前安排好工作,會議期間其它人如無特殊情況不得進(jìn)入會場找人、談事。如有來訪客人或來訪電話,安排適當(dāng)人員作好接待記錄,待會后再通知當(dāng)事人處理。如遇急事必須當(dāng)事人親自接待時(shí),應(yīng)先得到會議召集者的允許,由其通知有關(guān)人員離開會場,并盡量不影響會議進(jìn)程與發(fā)言,維護(hù)會議正常進(jìn)行。
(8)有關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會議紀(jì)要、決議、決定的相關(guān)內(nèi)容,于規(guī)定完成日期后的首次會議上作出完成情況的扼要匯報(bào)。
(9)會議紀(jì)要,及所形成的決議、決定文稿應(yīng)妥善保管,無關(guān)人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。
(10)與會者需遵守會場紀(jì)律,尊重他人發(fā)言,充分闡明自己的觀點(diǎn),手機(jī)請調(diào)至振動(dòng)檔,以維護(hù)會議正常進(jìn)行。
5.辦公室設(shè)備使用管理
(1)電話
a.公司電話設(shè)備專為保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作得以順利進(jìn)行而配備,必須嚴(yán)格按規(guī)定使用,無故損壞應(yīng)賠償;
b.公司各部門辦公區(qū)域,因公事要求申請安裝電話,須由部門或個(gè)人提出申請,辦公室統(tǒng)一辦理,報(bào)總經(jīng)理審批后,交工程部實(shí)施。
c.公司各部門職員辦公用電話,除總經(jīng)理辦公室電話及傳真機(jī)外,其余均不具有國際、國內(nèi)長途功能,任何人不得以任何理由申請開啟ddd、idd功能,確因公需撥打長途的,應(yīng)填寫長途申請單,經(jīng)辦公室審批后指定撥發(fā)。
d.不準(zhǔn)用公司電話聊天及處理私人事務(wù)。
(2)復(fù)印、電腦、打印機(jī)
a.復(fù)印、打字是公司文書機(jī)要崗位,工作人員應(yīng)嚴(yán)守崗位,非指定人員不得使用;
b.復(fù)印機(jī)保證每天上午8:15開機(jī),下午5:30關(guān)機(jī);
c.使用復(fù)印機(jī)、電腦、打印機(jī)應(yīng)遵守操作規(guī)程,注意愛護(hù)。
6.庫存系統(tǒng)及計(jì)劃
(1)制定小區(qū)下月耗用材料的計(jì)劃,并根據(jù)實(shí)際庫存情況決定請購數(shù)量,并報(bào)審批。
(2)購進(jìn)材料、工具在進(jìn)庫前必須驗(yàn)收數(shù)量及質(zhì)量,合格無誤方可進(jìn)庫。
(3)材料、工具領(lǐng)用要填寫領(lǐng)料單并簽字領(lǐng)料單應(yīng)用處,個(gè)人專用工具要填寫個(gè)人領(lǐng)用單,如有遺失由個(gè)人承擔(dān)。
(4)領(lǐng)用工具如自然報(bào)廢,要填寫報(bào)廢單,由主管以上簽字認(rèn)可,如屬意外報(bào)廢,要寫明原因,由主管以上簽字認(rèn)可,否則照價(jià)賠償。
(5)每月清庫一次,做到帳物相符,對庫存材料、工具及時(shí)申報(bào)給上級部門。
(6)倉庫內(nèi)物品擺放分類,地面保持清潔,易腐
、易碎、易燃、易揮發(fā)物品應(yīng)另外放置。
7.倉庫管理制度
(1)凡入庫物料,需根據(jù)進(jìn)倉單進(jìn)行數(shù)量、外觀、技術(shù)資料和品質(zhì)的檢查、清點(diǎn),對缺損和不合格物料,應(yīng)及時(shí)在進(jìn)倉單內(nèi)說明。
(2)物料入庫后要及時(shí)登帳、立卡、建立物料檔案,帳卡物要經(jīng)常核對,做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)備料不足或缺損要查明原因提出書面報(bào)告。
(3)入庫物料要盡量合理堆垛,定量存放,過目成數(shù),做到不歪不倒,搬運(yùn)方便和安全不受損壞。
(4)應(yīng)做好倉庫的門窗和庫存物料的保管和安全防患工作,要經(jīng)常檢查、維護(hù)、保養(yǎng)、保證物料不變形、不受損、不變質(zhì)。
(5)倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和火種入內(nèi)。對存放庫內(nèi)的貴重、易燃或揮發(fā)性化工物料,要定期重點(diǎn)檢查和防護(hù)。
(6)物料出庫或領(lǐng)用均要按物料出倉單內(nèi)容填寫好出倉物料品名、規(guī)格、數(shù)量、經(jīng)辦清出庫或領(lǐng)用交接手續(xù)后,方可發(fā)料。
(7)物料出倉后,倉管人員要及時(shí)清理庫房,整理貨垛,搞好庫內(nèi)整潔,并及時(shí)憑出倉單上所發(fā)的物料登銷帳卡。
(8)非本單位或本單位非有關(guān)人員,未經(jīng)倉管人員許可嚴(yán)禁進(jìn)入倉庫,倉管人員所管理的倉庫鎖匙亦不準(zhǔn)任意交他人保管或開啟。
(9)出庫物料一般要成套領(lǐng)發(fā),對散件及包裝好的散裝部件,應(yīng)分別附有標(biāo)明物料品名、規(guī)格的標(biāo)簽。屬配件的,還應(yīng)標(biāo)記'備品備件'文號。
(10)任何負(fù)責(zé)物料運(yùn)輸?shù)墓?在運(yùn)送途中應(yīng)確保貨物的安全和完好。特殊和貴重物料倉管人員應(yīng)隨車押運(yùn),做到接運(yùn)及時(shí)、超卸安全、交接準(zhǔn)確。
(11)對回收剩余或廢舊的物料,倉管人員應(yīng)負(fù)責(zé)將所回收的物料分類收存保管,并在入庫時(shí)亦應(yīng)辦理進(jìn)倉手續(xù),另立帳冊及時(shí)進(jìn)行登帳。
8.各員工應(yīng)具備的禮儀及當(dāng)值時(shí)所需注意事項(xiàng)
(1)員工應(yīng)具備的禮儀
a.儀表
制服必須穿著整齊和清潔。
頭發(fā)應(yīng)定期修剪及梳理整齊。
胡子必須刮好。
皮鞋必須擦亮。
手指甲必須定期修理及保持清潔。
必須注意個(gè)人衛(wèi)生。
必須佩帶工作證。
b.禮貌
見到相熟的業(yè)戶,必須有禮貌地打招呼。
對所有業(yè)戶的提問,必須有禮貌地耐心回答。
在早上,中午及下午時(shí)間,在當(dāng)值班之員工看到業(yè)主須問安,如早上好,午安及再見。
即使面對無理取鬧的業(yè)戶主,亦不可隨便惡言相向,必須耐心地解釋原因。若有必要時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)達(dá)上級處理。
在當(dāng)值時(shí)應(yīng)盡量面帶笑容,保持親切友善的形象。
即使正在向陌生人詢問時(shí),亦應(yīng)盡量保持笑容及禮貌,切記不可無故厲聲喝問,影響管理處形象。
當(dāng)值時(shí)絕對不可粗言穢語。
絕對不可在面對業(yè)戶時(shí)隨便抽煙或吃零食,更不可咬著香煙或食物跟業(yè)戶講話。
不可無故遲到早退,即使有任何理由亦必須先向上級報(bào)告。如因故未能上班,更應(yīng)預(yù)先作出通知,以便安排其它員工替補(bǔ)。
若有需要輪班當(dāng)值,交接班必須準(zhǔn)時(shí),而下班前亦必須收齊所有需交予下一班員工辦理的事項(xiàng),向下一班員工交代清楚方可離去。倘若下一班的員工因任何理由而延遲到達(dá),則必須等待下一班員工全部返回后方可離去,以免崗位出現(xiàn)真空。
'若因用膳或其它理由而需要離開任何崗位,應(yīng)先通知當(dāng)值主管,并且必須等待其它接崗員到達(dá)方可離開,以免崗位出現(xiàn)真空。
'若在巡邏時(shí)發(fā)現(xiàn)有崗位出現(xiàn)真空,應(yīng)暫時(shí)接替有關(guān)崗位,并立即通知主管處理。
'必須緊記服務(wù)業(yè)戶原是管理處員工應(yīng)盡的責(zé)任,所有員工嚴(yán)禁向業(yè)戶索取任何形式的賞賜。即使業(yè)戶主動(dòng)提出,亦應(yīng)該盡量禮貌地作出拒絕。
(2)禮貌培訓(xùn)
a.常備紙筆。
b.在正常情況下勿讓電話響鬧超過三下。
c.先說公司/部門名稱。
d.回答勿離題。
e.講普通話,發(fā)音清晰,咬字標(biāo)準(zhǔn)。
f.聽時(shí)勿打斷。
g.記事/留言要筆錄,清楚,全面。
h.尊稱來電者姓氏。
i.提供進(jìn)一步協(xié)助/服務(wù)。
j.友善、客氣。
k.讓來電者先掛電話。
l.掛后勿當(dāng)眾討論剛才來電者身份或談話內(nèi)容。
m.準(zhǔn)備再接下一個(gè)來電。
(3)服務(wù)行業(yè)以客為尊,電話應(yīng)對以禮為本,人人學(xué)習(xí)專業(yè)應(yīng)對方法,同事間不會互相開罪對方客戶。工作有準(zhǔn)則,齊來遵守,借此給予客戶第一個(gè)良好印象。亦以此將服務(wù)水平提高。
a.接聽和應(yīng)對
'前臺/接待員/秘書回應(yīng):您好,公司/部門名稱。請問有甚幺我可以幫您
'其它回應(yīng):您好,部門,自己的名字,請問有甚幺我可幫您
'說話清楚:低音且慢。
'語氣:喜氣而熱誠。
'尊稱客人:*董、*總、*經(jīng)理、*博士、*先生、*小姐、*女士(勿妄稱太太,除非她自己已告訴您。)
*先生,請您稍等。
不要只說:請稍等。
'轉(zhuǎn)分機(jī)號:熟悉使用電話機(jī)功能。
勿亂轉(zhuǎn)分機(jī)號。
勿重復(fù)胡亂再轉(zhuǎn)。
勿轉(zhuǎn)后不顧,不理會根本無人接聽。
'套取客人全名:如有必要詢問來電者身份時(shí),勿查問/盤問,有禮貌地查詢,用智套取。
如:您找的那位同事剛外出辦事,如果閣下留下全名和聯(lián)絡(luò)電話,就更能夠幫助他/她在外,即時(shí)回電話給您。謝謝。
'當(dāng)事人不在時(shí),慎說:我很抱歉,他/她出去辦事/剛剛出去辦點(diǎn)事,很快就回來或與另一位客人在開會。
切忌說:他/她仍未上班/仍未有來/上午都未見過他。
他/她不在。
他/她不知道去了哪里。
'如果因事令來電者等久了
要說:我真對不起,讓您久等啦,**先生,我再給您轉(zhuǎn)。
或:當(dāng)事人可能暫時(shí)無法接聽您的電話,請您留言,我一定會幫您轉(zhuǎn)達(dá)。
b.一般來電查詢
轉(zhuǎn)分機(jī)號之前告訴來電者該與哪一部門或哪一位同事聯(lián)絡(luò),然后代轉(zhuǎn)。一般來電查詢要登記。要跟進(jìn),要處理。
c.留言
若來電者是陌生人士請他留下:
'公司/單位全名。
'聽不清楚以禮再問。
'重復(fù)姓名及電話號碼,保證準(zhǔn)確性。
'寫上自己的姓名。
切記:要求來電者留言只能以禮巧問,不重犯查問語氣。
d.留言字條
'馬上親交/托人轉(zhuǎn)交當(dāng)事人或其秘書。
'托人轉(zhuǎn)交要確保盡快轉(zhuǎn)達(dá)。
'當(dāng)事人或秘書不在,貼在當(dāng)事人電話機(jī)上。
e.接聽電話/錄音留言
接聽限響三下,電話錄音限響五下。
f.交談完畢
說:謝謝來電,*先生,我確保代您轉(zhuǎn)達(dá)。
或:謝謝來電,*先生,他/她回來時(shí)我一定會告訴他
g.電話制度
'一個(gè)公司可能用超過一種電話機(jī)、總機(jī)、分機(jī)、傳真機(jī)電話功能,每位員工都要熟悉操作及分機(jī)號碼。
'前臺接待,有人值班。
'前臺離位,有二線人員接一線工作。
'對答語氣用一線用語。
'接觸與跟進(jìn)。
'令客戶感到賓至如歸,受重視,受歡迎。
'歡迎與接待。
'需要久侯著,奉茶,找人陪同或暫接待。
'每五分鐘招呼一次,直至當(dāng)事人接待為止。
'客人需要上衛(wèi)生間,請?jiān)敿?xì)指引。
'路過時(shí)對客人微笑/點(diǎn)頭,不要分是否是自己的客戶,所有客戶都是管理處寶貴的客戶。
'在任何情況下:
'勿胡亂泄露公司秘密。
'有客戶在場,同事間要更友善,互相尊重。
第19篇 某物業(yè)公司行政和人事管理制度2
e物業(yè)公司行政和人事管理制度(2)
6.員工體格檢查管理辦法
6.1.為保證員工身體健康,特制定本管理辦法。
6.2.本管理辦法所稱員工指與公司建立勞動(dòng)關(guān)系的正式員工。
6.3.公司行政與人力資源部為員工體格檢查的職能部門,主要職責(zé):
1).對所有加入公司的新入職員工進(jìn)行上崗前體檢要求及管理。
2).對入公司工作滿一年后的員工統(tǒng)一組織體格檢查。
6.4.對入公司工作滿一年后的員工體格檢查費(fèi)用(認(rèn)可項(xiàng)目)由公司承擔(dān)。
6.5.體格檢查管理:
1).員工按接到公司發(fā)出的錄用通知書要求,在正式上崗前進(jìn)行體格檢查。
2).入公司工作滿一年后的員工由公司行政和人力資源部統(tǒng)一安排進(jìn)行體格檢查。
6.6.體格檢查操作規(guī)程:
1).新入職員工:
i.在接到錄用通知書后,持北京市衛(wèi)生行政部門評審認(rèn)可的一級以上醫(yī)院(含一級醫(yī)院)提供的合格的有效體檢健康證明方可正式錄用。
ii.體格檢查項(xiàng)目:北京市衛(wèi)生行政部門評審認(rèn)可的一級以上醫(yī)院(含一級醫(yī)院)設(shè)置的常規(guī)體格檢查項(xiàng)目以及血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、澳抗、腎功能、血糖(包含但不限于)等化驗(yàn)項(xiàng)目。
iii.對從事過有毒有害職業(yè),患有職業(yè)病的人員,需提供相關(guān)資料。
2).入公司工作滿一年后的員工
i.公司每年定期統(tǒng)一安排,對入公司工作滿一年后的員工進(jìn)行體格檢查。
ii.體格檢查項(xiàng)目:
a.年齡在35周歲以下員工體格檢查項(xiàng)目:常規(guī)體格檢查項(xiàng)目以及血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、澳抗、腎功能、血糖等化驗(yàn)項(xiàng)目(包含但不限于)。
b.年齡在35周歲以上(含35周歲)女員工、40周歲以上男員工、中心部門副經(jīng)理以上人員(含部門副經(jīng)理)體格檢查項(xiàng)目:常規(guī)檢查及化驗(yàn)項(xiàng)目(同第1)款),增加心電圖及b超檢查。
c.女員工體格檢查附加項(xiàng)目:
全體女員工:外科乳腺檢查、婦科b超
已婚女員工:a、婦科常規(guī)檢查、b、陰道分泌物懸滴檢查(查陰道滴蟲、霉菌)
35周歲以上(含35周歲)女員工:子宮頸刮片(防癌普查、檢查子宮頸腫瘤)、陰道脫落細(xì)胞涂片(卵巢內(nèi)分泌功能、生殖器腫瘤普查)
45周歲以上(含45周歲)男員工體格檢查附加項(xiàng)目:泌尿外科檢查(檢查前列腺)
iii.體格檢查項(xiàng)目結(jié)果:
a.體格檢查項(xiàng)目結(jié)果由行政與人力資源部(行政人事部)統(tǒng)一存入員工行為檔案。
b.不合格者在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行復(fù)查,所產(chǎn)生的費(fèi)用由個(gè)人自理。
c.對于傳染性疾病復(fù)查不合格者,按照勞動(dòng)合同管理規(guī)定,與其解除勞動(dòng)合同。
6.7.其它:政府有關(guān)部門對特殊崗位要求進(jìn)行定期健康體格檢查的,已進(jìn)行體格檢查的項(xiàng)目不享受本辦法,未進(jìn)行體格檢查的項(xiàng)目可按本辦法規(guī)定進(jìn)行。
7.工傷事故管理辦法
7.1.總則
1).為了保障員工在工作中遭受事故傷害和患職業(yè)病后獲得醫(yī)療救治、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償和職業(yè)康復(fù)的權(quán)利,促進(jìn)工傷預(yù)防,根據(jù)《勞動(dòng)法》《北京市企業(yè)職工工傷事故管理辦法》《職業(yè)病防治法》,制定本辦法。
2).北京招商局物業(yè)管理有限公司(以下簡稱公司),所屬部門(部門系指北京招商局物業(yè)管理有限公司各部門及所管理的各項(xiàng)目中心)及其員工應(yīng)遵照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。
3).公司依照《北京市企業(yè)勞動(dòng)者工傷保險(xiǎn)規(guī)定》為本公司建立勞動(dòng)關(guān)系的員工繳納工傷保險(xiǎn)。
4).對工傷員工按照《北京市企業(yè)勞動(dòng)者工傷保險(xiǎn)待遇給付辦法》規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)保障職工的工傷保險(xiǎn)待遇,提供經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償,公司將根據(jù)自身經(jīng)營狀況及物價(jià)上漲因素,適當(dāng)調(diào)整由企業(yè)承擔(dān)部分的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。
5).公司、各部門及員工必須貫徹'安全第一,預(yù)防為主'的方針,遵守勞動(dòng)安全衛(wèi)生法規(guī)制度,嚴(yán)格執(zhí)行國家勞動(dòng)安全衛(wèi)生規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)及公司各項(xiàng)安全操作規(guī)程,防止勞動(dòng)過程中的事故,減少職業(yè)危害。
6).員工發(fā)生工傷事故或確診為職業(yè)病,公司將及時(shí)上報(bào)勞動(dòng)和社會保障部門,并由其進(jìn)行工傷認(rèn)定。認(rèn)定為工傷的,按照國家頒布的標(biāo)準(zhǔn)評定傷殘等級,根據(jù)傷殘等級享受相應(yīng)的工傷保險(xiǎn)待遇。
7).公司行政與人力資源部主管公司員工工傷管理工作,各部門負(fù)責(zé)人為本部門安全生產(chǎn)第一責(zé)任人,各部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)生產(chǎn)安全管理工作。
8).公司工會組織負(fù)責(zé)對公司實(shí)施工傷事故管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。
7.2.工傷事故搶救
1).員工在工作崗位發(fā)生工傷事故,員工所在部門應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并向公司行政與人力資源部報(bào)告,最遲不得超過1小時(shí)。
2).各部門發(fā)生死亡事故或一次負(fù)傷三人以上(包括三人)的工傷事故,公司應(yīng)立即報(bào)告上級公司并上報(bào)勞動(dòng)和社會保障主管部門,最遲不得超過2小時(shí)。
3).員工在工作崗位發(fā)生工傷事故,員工所在部門應(yīng)立即組織搶救。
4).接到員工工傷事故通知后,主管領(lǐng)導(dǎo)及行政與人力資源部(行政人事部)負(fù)責(zé)勞動(dòng)安全人員應(yīng)立即到達(dá)現(xiàn)場,由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)指揮現(xiàn)場搶救工作。
5).員工工傷事故較嚴(yán)重時(shí),應(yīng)立即送往附近的醫(yī)院進(jìn)行搶救,或呼叫急救中心進(jìn)行搶救。
7.3.工傷范圍及其認(rèn)定
1).員工由于下列情形之一負(fù)傷、致殘、死亡的,應(yīng)當(dāng)認(rèn)定為工傷:
i.從事本公司日常生產(chǎn)、工作或者本部門負(fù)責(zé)人臨時(shí)指定的工作的,在緊急情況下,雖未經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人指定但從事直接關(guān)系本公司重大利益的工作的;
ii.經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人安排或者同意,從事與本公司有關(guān)的技術(shù)改進(jìn)工作的;
iii.在生產(chǎn)工作環(huán)境中接觸職業(yè)性有害因素造成職業(yè)病的;
iv.在生產(chǎn)工作的時(shí)間和區(qū)域內(nèi),由于不安全因素造成意外傷害的,或者由于部門領(lǐng)導(dǎo)同意加班加點(diǎn),超負(fù)荷勞動(dòng)及因病請假未獲準(zhǔn)等原因,突發(fā)疾病造成死亡或經(jīng)第一次搶救治療后全部喪失勞動(dòng)能力的;
v.因履行職責(zé)遭致人身傷害的;
vi.從事?lián)岆U(xiǎn)、救災(zāi)、救人等維護(hù)國家、社會和公眾利益的活動(dòng)的;
vii.因公、因戰(zhàn)致殘的軍人復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)到公司工作后舊傷復(fù)發(fā)的;
viii.因公外出期間,由于工作原因,遭受交通事故或其他意外事故造成傷害或者失蹤的,或因突發(fā)疾病造成死亡或者經(jīng)第一次搶救治療后全部喪失勞動(dòng)能力的;
i*.在上下班的規(guī)定時(shí)間和必經(jīng)路線上,發(fā)生無本人責(zé)任或者非本人主要責(zé)任的道路交通機(jī)動(dòng)車事
故的;
*.法律、法規(guī)規(guī)定的其他情形。
2).員工由于下列情形之一造成負(fù)傷、致殘、死亡的,不應(yīng)認(rèn)定為工傷:
i.犯罪或違法;
ii.自殺或自殘;
iii.斗毆;
iv.酗酒;
v.蓄意違章;
vi.法律、法規(guī)規(guī)定的其他情形。
3).公司各部門應(yīng)當(dāng)自工傷事故發(fā)生第一時(shí)間或者職業(yè)病確診之日起,向公司行政與人力資源部報(bào)告,填寫《工傷報(bào)告表》。公司應(yīng)當(dāng)自工傷事故發(fā)生之日或者職業(yè)病確診之日起,十五日內(nèi)向北京市朝陽區(qū)勞動(dòng)和社會保障局提出工傷報(bào)告,填寫《企業(yè)勞動(dòng)者工傷報(bào)告表》;并在三十日內(nèi)向朝陽區(qū)勞動(dòng)和社會保障局提出工傷認(rèn)定申請。
4).各部門及其員工提出工傷認(rèn)定申請時(shí),應(yīng)當(dāng)提交以下資料:
i.《企業(yè)職工工傷認(rèn)定申請表》
ii.指定醫(yī)院或醫(yī)療機(jī)構(gòu)初次治療工傷的診斷書和職業(yè)病診斷證明書,屬于輕傷無需住院醫(yī)院治療的,由公司指定醫(yī)院開具工傷診斷書;
iii.公司的工傷報(bào)告,或者勞動(dòng)行政部門根據(jù)職工的申請進(jìn)行調(diào)查的工傷報(bào)告。
iv.其他相關(guān)證明材料:
a.屬于交通事故,提交公安交通管理部門的責(zé)任裁決書或相關(guān)的處理證明;
b.屬于領(lǐng)導(dǎo)同意加班加點(diǎn)、超負(fù)荷勞動(dòng)、及因病不能休假造成突發(fā)疾病的,由所在部門提交以上情況的證明材料;
c.屬于因公因戰(zhàn)致殘的復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)軍人到公司工作后舊傷復(fù)發(fā)的,提交《革命傷殘軍人證》及醫(yī)院的舊傷復(fù)發(fā)診斷證明;
d.屬于從事?lián)岆U(xiǎn)、救災(zāi)、救人等維護(hù)國家、社會和公眾利益的活動(dòng)的,由所在部門或者縣級政府民政部門、公安部門出具的證明;
e.其他特殊情況,提交認(rèn)定工傷所需的材料。
5).員工因公外出期間或者在搶險(xiǎn)救災(zāi)中失蹤的,其親屬或者公司應(yīng)當(dāng)向公司所在地公安部門、勞動(dòng)行政部門報(bào)告。勞動(dòng)行政部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)人民法院宣告死亡的結(jié)論認(rèn)定因工死亡。
7.4.勞動(dòng)鑒定和工傷評殘
1).員工在工傷醫(yī)療期內(nèi)治愈或者傷情處于相對穩(wěn)定狀態(tài),或者醫(yī)療期滿仍不能工作的,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行勞動(dòng)能力鑒定,評定傷殘等級并定期復(fù)查傷殘狀況。
2).對因工負(fù)傷或者患職業(yè)病的員工傷殘后喪失勞動(dòng)能力的程度和護(hù)理依賴程度進(jìn)行等級鑒定。符合評殘標(biāo)準(zhǔn)一級至四級為全部喪失勞動(dòng)能力;五級至六級為大部分喪失勞動(dòng)能力;七級至十級為部分喪失勞動(dòng)能力 。傷殘待遇的確定和工傷職工的安置以評定的傷殘等級為主要依據(jù)。
3).公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)組織認(rèn)定為工傷的員工,憑工傷認(rèn)定通知書,到勞動(dòng)鑒定機(jī)構(gòu)進(jìn)行勞動(dòng)能力的鑒定,評定傷殘等級。
7.5.工傷保險(xiǎn)待遇
1).員工因工負(fù)傷治療,享受工傷醫(yī)療待遇。
2).工傷員工治療工傷或職業(yè)病所需的掛號費(fèi)、住院費(fèi)、醫(yī)療費(fèi)、藥費(fèi)、就醫(yī)路費(fèi)全額報(bào)銷。 員工因工負(fù)傷達(dá)到傷殘等級工傷醫(yī)療費(fèi)由工傷保險(xiǎn)支付,未達(dá)到傷殘等級工傷職工的醫(yī)療費(fèi)等由醫(yī)療保險(xiǎn)支付,其中個(gè)人負(fù)擔(dān)部分可由公司支付。
3).工傷員工除緊急搶救外應(yīng)到本人選定醫(yī)療機(jī)構(gòu)和指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)治療工傷、職業(yè)病。工傷員工經(jīng)緊急搶救脫離危險(xiǎn)后,應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)回本人選定醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)治療。
4).工傷員工需要住院治療的,按照公司職工因公出差伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)的三分之二發(fā)給住院伙食補(bǔ)助費(fèi);經(jīng)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)外地治療的,所需交通、食宿費(fèi)用按照本公司員工因公出差標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。
5).工傷員工治療非工傷范圍的疾病,其醫(yī)療費(fèi)用按照醫(yī)療保險(xiǎn)的規(guī)定執(zhí)行。
6).員工因工負(fù)傷或者患職業(yè)病需要停止工作接受治療的,實(shí)行工傷醫(yī)療期。
7).工傷醫(yī)療期是指職工因工負(fù)傷或者患職業(yè)病停止工作接受治療和領(lǐng)取工傷津貼的期限。工傷醫(yī)療期應(yīng)當(dāng)按照輕傷和重傷的不同情況確定為一個(gè)月至二十四個(gè)月,嚴(yán)重工傷或者職業(yè)病需要延長醫(yī)療期的,最長不超過三十六個(gè)月。工傷醫(yī)療期滿后仍需治療的,繼續(xù)享受工傷醫(yī)療待遇。工傷醫(yī)療期的時(shí)間由指定治療工傷的醫(yī)院或醫(yī)療機(jī)構(gòu)提出意見,經(jīng)勞動(dòng)鑒定委員會確認(rèn)并通知公司和工傷員工。
8).工傷員工在工傷醫(yī)療期內(nèi)停發(fā)工資,改為按月發(fā)給工傷津貼。工傷津貼標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于工傷員工本人受傷前十二個(gè)月內(nèi)平均月工資收入。工傷醫(yī)療期滿或者評定傷殘等級后應(yīng)當(dāng)停發(fā)工傷津貼,改為享受傷殘待遇。
9).工傷員工經(jīng)評殘并確認(rèn)需要護(hù)理的,應(yīng)當(dāng)按月發(fā)給護(hù)理費(fèi)。
i.護(hù)理等級根據(jù)進(jìn)食、翻身、大小便、穿衣及洗漱、自我移動(dòng)五項(xiàng)條件,區(qū)分為全部護(hù)理依賴、大部分護(hù)理依賴和部分護(hù)理依賴三個(gè)等級。護(hù)理等級由勞動(dòng)鑒定委員會評定。
ii.工傷護(hù)理費(fèi)依照上述護(hù)理等級分別按上年度北京市職工月平均工資的百分之五十、百分之四十、百分之三十發(fā)給。
10).工傷員工因日常生活或者輔助生產(chǎn)勞動(dòng)需要,必須安置假肢、儀眼、鑲牙和配置代步車等輔助器具的,按國內(nèi)普及型標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷費(fèi)用。
11).員工因工致殘被鑒定為一級至四級的,應(yīng)當(dāng)退出生產(chǎn)、工作崗位,終止與公司的勞動(dòng)關(guān)系,發(fā)給工傷傷殘撫恤證件,并享受以下待遇:
i.按月發(fā)給傷殘撫恤金,標(biāo)準(zhǔn)分別為本人工資的百分之九十至百分之七十五。其中:一級百分之九十,二級百分之八十五,三級百分之八十,四級百分之七十五。
ii.發(fā)給一次性傷殘補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于傷殘職工本人十八至二十四個(gè)月工資。其中:一級二十四個(gè)月,二級二十二個(gè)月,三級二十個(gè)月,四級十八個(gè)月。
iii.患病時(shí)按醫(yī)療保險(xiǎn)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,對其中執(zhí)行由個(gè)人負(fù)擔(dān)部分有困難的,由公司向工傷保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)申請,由工傷保險(xiǎn)基金酌情補(bǔ)助。
iv.易地安家的,發(fā)給相當(dāng)于北京市上年度職工平均工資六個(gè)月的安家補(bǔ)助費(fèi)。旅途所需車船費(fèi)、旅館費(fèi)、行李搬運(yùn)費(fèi)和伙食補(bǔ)助費(fèi),按照公司員工因公出差標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷。
12).因工致殘被鑒定為一級至四級并按本辦法第二十二條規(guī)定領(lǐng)取待遇的,到達(dá)退休年齡時(shí),繼續(xù)由工傷保險(xiǎn)基金支付傷殘撫恤金。傷殘撫恤金低于按養(yǎng)老保險(xiǎn)規(guī)定計(jì)發(fā)的養(yǎng)老金標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)當(dāng)按養(yǎng)老金的標(biāo)準(zhǔn)由工傷保險(xiǎn)基金補(bǔ)足差額部分。社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)同時(shí)應(yīng)將該員工在養(yǎng)老保險(xiǎn)基金中個(gè)人帳戶的個(gè)人繳費(fèi)部分轉(zhuǎn)入工傷保險(xiǎn)基金。
13).員工因工致殘被鑒定為五級至十級的,原則上將由公司安排適當(dāng)工作,并可以享受以下待遇:
i.按傷殘等級發(fā)給一次性傷殘補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)于傷殘職工本人六至十六個(gè)月工資。其中:五級十六個(gè)月,六級十四個(gè)月,七級十二個(gè)月,八級十個(gè)月,九級八個(gè)月,十級六個(gè)月。
ii.因傷殘?jiān)斐杀救斯べY降低時(shí),由公司發(fā)給在職傷殘補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)為工資降低部分的百分之九十,本人技能提高而晉升工資時(shí),在職
傷殘補(bǔ)助金予以保留。
iii.舊傷復(fù)發(fā)經(jīng)確認(rèn)需要治療和休息的,按照本辦法規(guī)定享受工傷醫(yī)療待遇和工傷津貼。
iv.傷殘程度被評為五級和六級且公司難以安排工作的,按月發(fā)給相當(dāng)于本人工資百分之七十的傷殘撫恤金。
v.傷殘程度被評為七至十級,員工本人愿意自謀職業(yè)并經(jīng)公司同意的,或者勞動(dòng)合同期滿終止合同后本人另行擇業(yè)的,可以發(fā)給一次性傷殘就業(yè)補(bǔ)助金,具體標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行北京市勞動(dòng)和社會保障主管部門的規(guī)定。
14).員工因工死亡,應(yīng)按照以下規(guī)定發(fā)給喪葬補(bǔ)助金、供養(yǎng)親屬撫恤金、一次性工亡補(bǔ)助金:
i.喪葬補(bǔ)助金北京市上年度職工平均工資六個(gè)月的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給。
ii.供養(yǎng)親屬撫恤金發(fā)給由死者生前提供主要生活來源的死者的親屬。其標(biāo)準(zhǔn)為:配偶每月按北京市上年度職工月平均工資的百分之四十發(fā)給,其他供養(yǎng)親屬每人每月按百分之三十發(fā)給,孤寡老人或者孤兒每人每月在上述標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加發(fā)百分之十。撫恤金總額不得超過死者本人工資。供養(yǎng)親屬的范圍和條件按照現(xiàn)行的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,供養(yǎng)親屬失去供養(yǎng)條件時(shí)不再享受該項(xiàng)撫恤金。
iii.一次性工亡補(bǔ)助金,標(biāo)準(zhǔn)為北京市上年度職工平均工資四十八個(gè)月至六十個(gè)月的金額,具體標(biāo)準(zhǔn)由北京市勞動(dòng)和社會保障部門的規(guī)定確定。符合第二十二條規(guī)定享受傷殘撫恤金期間死亡的,一次性工亡補(bǔ)助金按全額標(biāo)準(zhǔn)的百分之五十發(fā)給。
15).由于交通事故引起的工傷,應(yīng)當(dāng)首先按照《道路交通事故處理辦法》及有關(guān)規(guī)定處理。工傷保險(xiǎn)待遇按照以下規(guī)定執(zhí)行:
i.交通事故賠償已給付了醫(yī)療費(fèi)、喪葬費(fèi)、護(hù)理費(fèi)、殘疾用具費(fèi)、誤工工資的,公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不再支付相應(yīng)待遇(交通事故賠償?shù)恼`工工資相當(dāng)于工傷津貼)。公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)先期墊付有關(guān)費(fèi)用的,員工或其親屬獲得交通事故賠償后應(yīng)當(dāng)予以償還。
ii.交通事故賠償給付的死亡補(bǔ)償費(fèi)或者殘疾生活補(bǔ)助費(fèi),已由傷亡員工或親屬領(lǐng)取的,工傷保險(xiǎn)的一次性工亡補(bǔ)助金或者一次性傷殘補(bǔ)助金不再發(fā)給。但交通事故賠償給付的死亡補(bǔ)償費(fèi)或者殘疾生活補(bǔ)助費(fèi)低于工傷保險(xiǎn)的一次性工亡補(bǔ)助金或者一次性傷殘補(bǔ)助金的,由公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)補(bǔ)足差額部分。
iii.員工因交通事故死亡或者致殘的,除按照本條(一)、(二)項(xiàng)處理有關(guān)待遇外,其他工傷保險(xiǎn)待遇按照本辦法的規(guī)定執(zhí)行。
iv.由于交通肇事者逃逸或其他原因,受傷害員工不能獲得交通事故賠償?shù)?公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照本辦法給予工傷保險(xiǎn)待遇。
v.公司或者工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)幫助員工向肇事者索賠,獲得賠償前可墊付有關(guān)醫(yī)療、津貼等費(fèi)用。
16).員工因公外出期間因意外事故失蹤的,從事故發(fā)生的下個(gè)月起三個(gè)月內(nèi),本人工資照發(fā),從第四個(gè)月起停發(fā)工資,對失蹤員工的供養(yǎng)親屬按月發(fā)給供養(yǎng)親屬撫恤金。生活有困難的,可以預(yù)支一次性工亡補(bǔ)助金的百分之五十。人民法院宣告死亡的,發(fā)給喪葬補(bǔ)助金和其余待遇。當(dāng)失蹤人重新出現(xiàn)并經(jīng)法院撤銷死亡結(jié)論的,已領(lǐng)取的工傷待遇應(yīng)當(dāng)退回。
17).享受傷殘撫恤金或者供養(yǎng)親屬撫恤金的人員到境外定居后,可以憑生存證明繼續(xù)領(lǐng)取撫恤金,也可以按照第二十七條的規(guī)定一次性領(lǐng)取有關(guān)待遇,并同時(shí)終止工傷保險(xiǎn)關(guān)系。生存證明應(yīng)每年向支付撫恤金的工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)提供一次。
18).享受工傷保險(xiǎn)待遇的人員,在執(zhí)行勞動(dòng)教養(yǎng)期間或者犯罪服刑期間,其工傷保險(xiǎn)待遇可以發(fā)給。
7.6.工傷保險(xiǎn)基金
1).本辦法規(guī)定的工傷醫(yī)療費(fèi)、護(hù)理費(fèi)、傷殘撫恤金、一次性傷殘補(bǔ)助金、殘疾輔助器具費(fèi)、喪葬補(bǔ)助金、供養(yǎng)親屬撫恤金、一次性工亡補(bǔ)助金,由公司負(fù)責(zé)向社會保障機(jī)構(gòu)申請,由工傷保險(xiǎn)基金支付,其他費(fèi)用暫按原渠道支付。
2).工傷員工應(yīng)當(dāng)?shù)焦t(yī)療合同醫(yī)院進(jìn)行治療,緊急時(shí)可以到就近醫(yī)院或者醫(yī)療機(jī)構(gòu)救治。工傷員工需要轉(zhuǎn)院治療或者到外地就醫(yī)的,由工傷合同醫(yī)院提出意見,并須經(jīng)公司及工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。
3).員工因工死亡,其喪葬事宜的辦理應(yīng)當(dāng)執(zhí)行國家有關(guān)規(guī)定。
7.7.公司和職工責(zé)任
1).公司實(shí)行租賃、兼并、轉(zhuǎn)讓、分立時(shí),繼續(xù)經(jīng)營者必須承擔(dān)原公司員工的工傷保險(xiǎn)責(zé)任, 并到當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門辦理工傷保險(xiǎn)登記。員工被借調(diào)或者聘用期間發(fā)生工傷事故的,由借調(diào)或者聘用單位承擔(dān)工傷保險(xiǎn)責(zé)任。
2).各部門必須負(fù)責(zé)做好工傷預(yù)防,落實(shí)工傷醫(yī)療搶救措施,確保工傷員工得到及時(shí)救治,公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)病傷職工管理和傷殘鑒定申報(bào)工作。
3).各部門必須如實(shí)申報(bào)工資總額和員工人數(shù),及時(shí)報(bào)告工傷和職業(yè)病情況,不得瞞報(bào)、虛報(bào)。
4).在招聘過程中,應(yīng)審查應(yīng)聘員工原工作背景,員工應(yīng)聘時(shí)應(yīng)主動(dòng)說明所從事過的職業(yè)。原從事有職業(yè)危害作業(yè)的員工,應(yīng)聘時(shí)應(yīng)當(dāng)持有職業(yè)性健康檢查證明。發(fā)現(xiàn)患有職業(yè)病的,由原工作單位負(fù)責(zé)工傷保險(xiǎn)的處理工作;在公司發(fā)現(xiàn)患有職業(yè)病的,由公司負(fù)責(zé)工傷保險(xiǎn)的處理工作。
5).員工應(yīng)當(dāng)接受勞動(dòng)安全衛(wèi)生教育和培訓(xùn),服從公司安全生產(chǎn)管理人員的指導(dǎo),嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程。
6).工傷員工經(jīng)過勞動(dòng)鑒定確認(rèn)完全恢復(fù)或者部分恢復(fù)勞動(dòng)能力可以工作的,應(yīng)當(dāng)服從公司的工作安排。
7.8.爭議處理
1).工傷員工及其親屬,在申報(bào)工傷和處理工傷保險(xiǎn)待遇時(shí)與公司發(fā)生爭議的,按照勞動(dòng)爭議處理的有關(guān)規(guī)定辦理。
2).工傷員工及其親屬或者公司,對勞動(dòng)行政部門做出的工傷認(rèn)定和工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的待遇支付決定不服的,按照行政復(fù)議和行政訴訟的有關(guān)法律、法規(guī)辦理。
3).員工對勞動(dòng)鑒定委員會做出傷殘等級鑒定結(jié)論不服的,可以向北京市勞動(dòng)鑒定委員會辦公室申請復(fù)查;對復(fù)查鑒定結(jié)論不服的,可以向上一級勞動(dòng)鑒定委員會申請重新鑒定。
7.9.附則
1).本辦法所稱員工本人工資,是指員工因工負(fù)傷或者死亡前十二個(gè)月的月平均工資標(biāo)準(zhǔn)收入。計(jì)發(fā)工傷保險(xiǎn)待遇時(shí),本人工資收入低于北京市職工平均工資百分之七十五的,以北京市職工平均工資百分之七十五為計(jì)發(fā)基數(shù);高于北京市職工平均工資百分之三百以上的,以北京市職工平均工資百分之三百為計(jì)發(fā)基數(shù)。
2).本辦法所稱職業(yè)病,其范圍、名稱按照《職業(yè)病范圍和職業(yè)病患者處理辦法的規(guī)定》和所附的'職業(yè)病名單'執(zhí)行,職業(yè)病的診斷按照《職業(yè)病診斷管理辦法》及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3).本辦法所稱因工死亡,是指因工傷事故或者職業(yè)中毒直接導(dǎo)致死亡、工傷或者職業(yè)病醫(yī)療期間死亡、工傷舊傷復(fù)發(fā)或者職業(yè)病舊病復(fù)發(fā)死亡,以及按照本辦法第二十二條規(guī)定享受傷殘撫恤金期間死亡。
4).到公司實(shí)習(xí)的大中專院校、技工學(xué)校、職業(yè)高中學(xué)生發(fā)生傷亡事故的,可以參照本辦法的有關(guān)待遇標(biāo)準(zhǔn),由北京市工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)發(fā)給一
次性待遇。工傷保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不向有關(guān)學(xué)校和公司收取保險(xiǎn)費(fèi)用。
8.辦公用紙管理辦法
8.1.為提高行政辦公效率,降低整體費(fèi)用成本支出和自然資源使用消耗,特制定本辦法。
8.2.辦公用紙選購應(yīng)本著品質(zhì)與價(jià)格合理搭配的原則,避免因質(zhì)量問題影響正常辦公使用與效率。
8.3.辦公用紙以部門為單位進(jìn)行申領(lǐng)登記,部門文員定期按實(shí)際使用情況領(lǐng)取紙張,并填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》;如遇特殊情況需臨時(shí)或大量領(lǐng)用紙張,應(yīng)取得分管領(lǐng)導(dǎo)(或本部門經(jīng)理)和行政與人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。
8.4.部門辦公用紙使用應(yīng)采取實(shí)際使用人簽字領(lǐng)用的辦法,除對外正式發(fā)文及存檔文件外,其他用紙應(yīng)雙面使用。
8.5.部門在使用紙張進(jìn)行文件打印、復(fù)印過程中應(yīng)注意紙張的實(shí)際使用情況,避免因操作原因使紙張遺漏、破損對辦公設(shè)備或辦公環(huán)境造成破壞與污染。
8.6.辦公紙張?jiān)趦Υ媾c使用過程中應(yīng)加強(qiáng)管理,避免人為原因的丟失與損壞,同時(shí)應(yīng)減少各種程度的人身傷害。
8.7.設(shè)定專人負(fù)責(zé)定期回收廢舊辦公用紙及其他紙張雜物。
8.8.相關(guān)記錄
yz-zg/b*r-f19-01《辦公用品領(lǐng)用登記表》
9.關(guān)于法律法規(guī)及其他要求搜集、更新和培訓(xùn)等工作管理辦法
9.1.為確定適用于本公司的法律、法規(guī)和其他要求,建立獲取和更新上述法律、法規(guī)和其他要求的渠道,并及時(shí)更新、培訓(xùn),特制定本辦法。
9.2.職責(zé)
1).公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)組織公司各部門、各物管中心獲取相關(guān)法律法規(guī)及其他要求,會同有關(guān)部門進(jìn)行適用性確認(rèn),并指導(dǎo)相關(guān)部門進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)。
2).物管中心行政人事部負(fù)責(zé)中心各部門相關(guān)法律法規(guī)及其他要求的獲取、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。
3).公司、物管中心各部門指定專門負(fù)責(zé)人,在各自職能范圍內(nèi),按相關(guān)渠道定期獲取、識別和更新與本部門活動(dòng)和所轄范圍有關(guān)的法律法規(guī)及其他要求。
9.3.法律、法規(guī)及其他要求范圍
1).中國政府簽署的與本公司有關(guān)的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等方面的國際公約。
2).國家、地方及上級主管部門和其他相關(guān)部門頒布的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等的法律、法規(guī)、條例、規(guī)章、制度等。
3).行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各級政府下達(dá)的指示、本組織與政府機(jī)構(gòu)的協(xié)定及其他非法規(guī)性指南等。
9.4.法律、法規(guī)及其他要求獲取渠道
1).通過正常的收發(fā)文渠道獲取政府主管部門頒發(fā)的相關(guān)法律、法規(guī)。
2).通過與各行業(yè)協(xié)會聯(lián)系和溝通獲取更多的其他要求信息。
3).通過專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)、圖書館、數(shù)據(jù)中心、信息中介機(jī)構(gòu)獲取相關(guān)信息。
4).通過購買新的出版物(法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)匯編等),跟蹤報(bào)紙、刊物的最新發(fā)布情況,利用廣播電視、因特網(wǎng)等各種途徑獲取相關(guān)信息。
9.5.法律、法規(guī)及其他要求評價(jià)、登記和培訓(xùn)
1).公司、物管中心各部門專門負(fù)責(zé)人對獲取的法律、法規(guī)及其他要求進(jìn)行適用性識別、評價(jià)、確定使用范圍,填寫《法律及其他要求有效版本清單》,經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)審定,交公司行政與人力資源部匯總。
2).公司行政與人力資源部對各部門提交的《法律及其他要求有效版本清單》匯總后,形成公司的法律及其他要求文件,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,發(fā)放到相關(guān)適用部門和崗位,確保適用場所都能得到現(xiàn)行有效版本或有關(guān)信息。
3).公司行政與人力資源部在各級領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下,會同并督促公司、中心各部門采用各種形式和方法在不同場所向員工傳達(dá)相關(guān)的法律和其他要求;全體員工應(yīng)結(jié)合崗位培訓(xùn),認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會并貫徹執(zhí)行各項(xiàng)法律、法規(guī)及其他要求。
4).結(jié)合自身活動(dòng)和服務(wù)的范圍及所轄區(qū)域,公司各部門及各物管中心應(yīng)把相關(guān)法律、法規(guī)及其他要求及時(shí)向客戶和相關(guān)方傳達(dá),使他們能了解遵守有關(guān)要求,積極配合管理工作的開展。
9.6.法律、法規(guī)及其他要求的更新
1).公司、物管中心各部門專門負(fù)責(zé)人定期及時(shí)跟蹤了解相關(guān)信息,得到更新版本或修訂信息后,上報(bào)公司行政與人力資源部。
2).公司行政與人力資源部根據(jù)相關(guān)部門的評審意見,經(jīng)公司管理者代表批準(zhǔn)后,及時(shí)填寫《法律和其他要求更新通知單》,并將相關(guān)信息向相關(guān)部門通告,確保新的要求得到貫徹執(zhí)行。
3).公司、物管中心各部門每半年組織各部門對《法律及其他要求有效版本清單》進(jìn)行修訂、更新,并更新所保存的版本。
4).對于作廢的法律及其他要求,公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)及時(shí)從相關(guān)部門撤回,并填寫《文件發(fā)放(回收)登記表》。
9.7.相關(guān)記錄
c*5.2-03-f01-02《法律、法規(guī)及其他要求有效版本清單》
c*5.2-03-f02-02《法律、法規(guī)及其他要求更新通知單》
c*4.2.3-01-f01-01《文件發(fā)放(回收)登記表》
10.車輛使用的管理規(guī)定
10.1.車輛使用權(quán)限
1).北京物管公司車輛由公司行政與人力資源部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一調(diào)度。
2).派車由行政與人力資源部負(fù)責(zé)。派車順序?yàn)?辦理重大事項(xiàng)優(yōu)先、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車優(yōu)先。公務(wù)用車按照工作輕重緩急順序派車。
10.2.車輛使用申請程序
1).確需使用車輛外出辦公的部門,須持部門經(jīng)理簽批后的《派車申請單》經(jīng)行政與人力資源部經(jīng)理簽批后生效,《派車申請單》由行政與人力資源部備案。
2).除緊急情況外,一般用車須提前一天將《派車申請單》報(bào)行政與人力資源部。
3).用車當(dāng)天由駕駛員到行政與人力資源部領(lǐng)取車輛鑰匙,并于收車后將車輛鑰匙交回行政與人力資源部。
10.3.車輛維保
1).行政與人力資源部負(fù)責(zé)車輛的維修、保養(yǎng)和車輛加油。
2).車輛使用人應(yīng)愛護(hù)車輛,遵守交通法規(guī),若因違章造成的事故,相關(guān)責(zé)任由當(dāng)事人承擔(dān)。
10.4.記錄及表格
第20篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范
某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo),導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ),建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ),能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。
本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責(zé)任制,管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn),它們整合形成一套完整的操作體系,以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務(wù)所各崗位/部門職責(zé)描述、各類人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制,造就一支高素質(zhì)、高績效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ),以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率,提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ),物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益,特別對行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí),以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求,并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實(shí)際,操作性更強(qiáng)。
3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個(gè)環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運(yùn)作,協(xié)調(diào)一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內(nèi)容見物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的,對相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理,為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類
1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類管理:
(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等,通過適應(yīng)性修改,形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。
3、**區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。
